Основные роли и задачи участников информационного проекта.

Шаблон распределения зон ответственности должен быть структурированным и понятным для всех участников проекта.
При работе над шаблоном необходимо определить и изложить на бумаге ключевые роли в каждом отдельном процессе. Необходимо также составить описание реальных рабочих моментов и пути выхода из них.
Четвертый этап – введение KPI. Надо применять качественные, количественные и финансовые показатели эффективности. Когда матрица зон ответственности сформирована и понятна всем участникам, можно переходить к непосредственной работе над задачами проекта.
Правильно составленный шаблон зон ответственности будет выступать в качестве инструкции, в которой всегда можно подсмотреть, кто именно отвечает за ту или иную часть рабочего процесса. Шаблон зон ответственности не должен вызывать негатив и непонимание со стороны членов команды.
ВЫВОДЫ: Совет № 1. Исключить нерациональное распределение зон ответственности. Следствие: процессы проходят медленно, заказчик недоволен, разработанные показатели KPI не выполняются, срываются сроки выполнения этапов, так как у сотрудников нет четкого понимания своих полномочий и зон ответственности.
Индикаторы:
- не выполнены определенные задачи, потому что специалист решил, что их должен реализовать другой сотрудник;
- ощущается нехватка информации о взаимодействиях сотрудников подразделений верхнего уровня;
- специалист обладает всем необходимым для решения задачи, но отсутствует административный ресурс и понимание, что эта задача входит в зону его ответственности в рамках конкретного проекта;
- происходит двойная передача информативных сведений по одному процессу (предусмотрены несколько форм отчетов по одним и тем же данным) и осуществляется неэффективный документооборот.
Совет № 2. Формированием шаблонов по зонам ответственности должны заниматься не теоретики, а специалисты, имеющие практический опыт в данной сфере. Составление такой матрицы нельзя осуществлять в автономном режиме и просто доводить до исполнителей. Она должна быть результатом коллективной деятельности. При этом необходимо сделать оценку загруженности членов команды и их вовлеченность в различные проекты. Слишком большой объем работ у исполнителей отдельного этапа может привести к сбою реализации задач всего проекта.
Участники процессов должны принять утвержденное распределение зон ответственности и ясно понимать свою роль в проекте. Хуже всего, если сведения матрицы расходятся с реальной картиной. В этом случае шаблон распределения зон ответственности становится бесполезным и никому не нужным регламентом.
Совет № 3:
При формировании матрицы необходимо учесть специфические потребности информационного проекта. Шаблоны распределения зон ответственности в проекте могут иметь разный уровень сложности. Простые матрицы составляются по схеме задача/ответственный, а в более сложных предусмотрены показатели KPI и точки контроля.
Выбор того или иного варианта осуществляется с учетом направленности информационного проекта и сложности рабочих процессов.
Количество контрольных точек зависит от сложности самого проекта и квалификации исполнителей. Так, в процессах по разработке инноваций в электронной сфере, где участвуют специалисты с высоким уровнем компетентности, нужна минимальная детализация зон ответственности и небольшое количество точек контроля.
Совет № 4. В процессе формирования матрицы зон ответственности необходимо отталкиваться от стратегии развития информационного проекта и его задач. Надо учесть требования выбранной политики в таких областях, как качество и формирование стоимости.
Совет № 5. Начать с составления упрощенной матрицы по системе задача/ответственный, а потом дополнить ее детализацией зон ответственности, показателями KPI и контрольными точками.
Совет № 6. При формировании матрицы применять принципы коллегиальности и анализа реальных процессов внутри информационного проекта. В показатели KPI внести полученный доход для участков, от которых зависят операционные итоги и результативность в отношении качественно-количественных показателей при реализации задач проекта.
Основные роли и задачи участников информационного проекта должны быть подконтрольны: надо определить для каждого участника проекта основные зоны ответственности. Составить приказ о разграничении зон ответственности в проекте, в котором будут описаны все обязанности сотрудника. Такой документ позволит каждому специалисту заниматься своим делом и даст понимание, за какой процесс отвечает тот или иной человек. Важным фактором в такой ситуации будет доверие руководителя к исполнителю, который, в свою очередь, не сможет уклониться от своих обязанностей под тем или иным предлогом. При этом сотрудник получает определенную самостоятельность, которая позволит более качественно выполнить свои задачи.








2