Анализ порядка составления и назначения номенклатуры дел

Тип работы: Курсовая работа

Предмет: Документоведение

37 37 страниц
17 + 17 источников
Добавлена 23.01.2023

1 000 руб.

Содержание
Часть работы
Список литературы
Вопросы/Ответы

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 6
1.1. Понятие и назначение номенклатуры дел 6
1.2. Порядок составления и внедрения номенклатуры дел 11
2. АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА ПРИМЕРЕ BANKHAUS ERBE 14
2.1. Общая характеристика предприятия 14
2.2. Проблемы составления номенклатуры дел предприятия 15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 19
ПРИЛОЖЕНИЯ 22

Фрагмент для ознакомления

Ошибка 2. Ошибка заключается в нарушении сроков подготовки номенклатуры дел. В организации принято, что поскольку номенклатура дел относится к определенному году, то составляться и утверждаться она должна в тот же самый год. Действительно, начинать составлять номенклатуру дел можно с начала года, но относиться она должна к следующему году. Длительные сроки для составления номенклатуры дел необходимы в следующих случаях:сложная структура организации;организация новая с неустоявшейся структурой;реорганизация существующего предприятия.В остальных же случаях номенклатура дел составляется в третьем квартале базового периода.Ошибка 3. Составление выписок из номенклатуры дел. Обычно структурные подразделения составляют свои номенклатуры дел и, передав их в архив, больше ими не пользуются.П. 31 Правил работы архивов устанавливает необходимость выписок по разделам из сводной номенклатуры дел после ее утверждения. Выписки заверяются и передаются в структурные подразделения с целью использования их в формировании и учете дел.В малых организациях секретарь сам может сделать выписки и, оформив реквизит «отметка о заверении копии документа», передать их в соответствующие структурные подразделения.В случае с крупным предприятием лучше выложить сводную номенклатуру дел на корпоративный портал. Структурные подразделения сами сформируют выписки и обратятся в отдел ДОУ за необходимым реквизитом.Ошибка 4. Нарушения в определении сроков хранения документов. Это наиболее частая ошибка.П. 39.4 Правил работы архивов устанавливает следующие основания для определения сроков хранения документов:перечнем типовых документов Национального архивного фонда;перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения;перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.Если же сроки хранения не отражены в данных документах, то они определяются экспертной комиссией согласно структурным подразделениям в сфере делопроизводства. Сроки хранения утверждаются протоколом заседания ЦЭК (ЭК), а в графе 5 «Примечание» дается ссылка на дату и номер протокола.ЗАКЛЮЧЕНИЕИтак, номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры учитываются: Устав организации;Положением об организации;Учредительный договор организации;Положения о структурных подразделениях;Штатное расписание;Структура и штатная численность; Номенклатура дел за прошлый год;Опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, Регистрационные формы, Ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел. В номенклатуру дел вносятся заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации, а также заголовки дел временно действующих органов. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВПравила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477) // «Собрание законодательства Российской Федерации», 22.06.2009, № 25, ст. 3060.Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. // СПС «КонсультантПлюс».Абрамова Ю.А., Лутиков А.С. Номенклатура дел негосударственного медицинского учреждения // Медицинская сестра. 2009. № 2. С. 36-37.БельдоваМ.В. Номенклатура дел: нерешенные вопросы // Вестник ВНИИДАД. 2019. № 1. С. 19-24.Бороздина А.Г.К вопросу об уровнях учета и описаниядокументов, изначально созданных электронными" // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 2. С. 91-95.Бороздина А.Г. Перечни документов со сроками хранения и номенклатуры дел как средство управления документами // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 1. С. 43-53.Гавлин М.Л. Номенклатура дел или классификаторы документов? Проблема выбора // Современная школа России. Вопросы модернизации. 2019. № 2 (28). С. 118-128.Иманова Л.Д.Особенности разработки номенклатуры дел в муниципальном казенном учреждении "Муниципальный архив города Сургута" // В сборнике: коммуникационные технологии: социально-экономические и информационные аспекты. материалы Всероссийской (25 ежегодной) молодежной научно-практической конференции. Иркутский государственный университет. Иркутск, 2022. С. 178-181.Каширина К.Номенклатура дел организации: правила и требования к оформлению // В сборнике: Современное состояние инфосферы учреждений культуры. Материалы V Международного студенческого научно-практического форума, посвященного 50-летию Орловского государственного института культуры. Науч. редакторы и сост. Д.Н. Грибков, Н.Е. Беляева, редколлегия: Т.Н. Сомова, Н.А. Бекетова, Е.Э. Политевич, О.А. Барма. Орел, 2022. С. 108-111.Лемешко О.И.Оптимизация документооборота как инструмент эффективного управления бюджетной организацией // Экономический вестник Донбасского государственного технического института. 2022. № 12. С. 61-67.Методика автоматического составления электронной номенклатуры электронных дел / Королев И.Д., НазинцевВ.С., Мезенцев А.С. // Информационная безопасность - актуальная проблема современности. Совершенствование образовательных технологий подготовки специалистов в области информационной безопасности. 2019. № 2 (11). С. 3-7.Программное обеспечение номенклатуры кафедры / Тячмухаммедов А.А., Какаев И.С., ЕмудоваД.Ч., НыязгылыджоваО.Д. // В сборнике: Импортозамещение, научно-техническая и экономическая безопасность. Сборник статей V Международной научно-технической конференции. В 3-х томах. Минск, 2022. С. 347-351.Программный модуль создания электронной номенклатуры электронных дел / Королев И.Д., НазинцевВ.С., Акинфиев Д.В., Елатомцев А.С., Махнев А.П., ПоддубныйМ.И., Мезенцев А.С. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2020619457, 17.08.2020. Заявка № 2020618734 от 06.08.2020.СамароковаИ.В. Некоторые аспекты разработки и внедрения номенклатуры дел в организации / В книге: актуальные проблемы современной науки, техники и образования. Тезисы докладов 77-й международной научно-технической конференции. Магнитогорск, 2019. С. 291.ЯнковаяВ.Ф. Как описать документы в номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2021. № 12. С. 19-33.ЯнковаяВ.Ф. Как организовать разработку номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2021. № 12. С. 10-18.https://profmedia.by/pub/sec/art/104547/ПРИЛОЖЕНИЯ

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477) // «Собрание законодательства Российской Федерации», 22.06.2009, № 25, ст. 3060.
2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. // СПС «КонсультантПлюс».
3. Абрамова Ю.А., Лутиков А.С. Номенклатура дел негосударственного медицинского учреждения // Медицинская сестра. 2009. № 2. С. 36-37.
4. Бельдова М.В. Номенклатура дел: нерешенные вопросы // Вестник ВНИИДАД. 2019. № 1. С. 19-24.
5. Бороздина А.Г. К вопросу об уровнях учета и описания документов, изначально созданных электронными" // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 2. С. 91-95.
6. Бороздина А.Г. Перечни документов со сроками хранения и номенклатуры дел как средство управления документами // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 1. С. 43-53.
7. Гавлин М.Л. Номенклатура дел или классификаторы документов? Проблема выбора // Современная школа России. Вопросы модернизации. 2019. № 2 (28). С. 118-128.
8. Иманова Л.Д. Особенности разработки номенклатуры дел в муниципальном казенном учреждении "Муниципальный архив города Сургута" // В сборнике: коммуникационные технологии: социально-экономические и информационные аспекты. материалы Всероссийской (25 ежегодной) молодежной научно-практической конференции. Иркутский государственный университет. Иркутск, 2022. С. 178-181.
9. Каширина К. Номенклатура дел организации: правила и требования к оформлению // В сборнике: Современное состояние инфосферы учреждений культуры. Материалы V Международного студенческого научно-практического форума, посвященного 50-летию Орловского государственного института культуры. Науч. редакторы и сост. Д.Н. Грибков, Н.Е. Беляева, редколлегия: Т.Н. Сомова, Н.А. Бекетова, Е.Э. Политевич, О.А. Барма. Орел, 2022. С. 108-111.
10. Лемешко О.И. Оптимизация документооборота как инструмент эффективного управления бюджетной организацией // Экономический вестник Донбасского государственного технического института. 2022. № 12. С. 61-67.
11. Методика автоматического составления электронной номенклатуры электронных дел / Королев И.Д., Назинцев В.С., Мезенцев А.С. // Информационная безопасность - актуальная проблема современности. Совершенствование образовательных технологий подготовки специалистов в области информационной безопасности. 2019. № 2 (11). С. 3-7.
12. Программное обеспечение номенклатуры кафедры / Тячмухаммедов А.А., Какаев И.С., Емудова Д.Ч., Ныязгылыджова О.Д. // В сборнике: Импортозамещение, научно-техническая и экономическая безопасность. Сборник статей V Международной научно-технической конференции. В 3-х томах. Минск, 2022. С. 347-351.
13. Программный модуль создания электронной номенклатуры электронных дел / Королев И.Д., Назинцев В.С., Акинфиев Д.В., Елатомцев А.С., Махнев А.П., Поддубный М.И., Мезенцев А.С. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2020619457, 17.08.2020. Заявка № 2020618734 от 06.08.2020.
14. Самарокова И.В. Некоторые аспекты разработки и внедрения номенклатуры дел в организации / В книге: актуальные проблемы современной науки, техники и образования. Тезисы докладов 77-й международной научно-технической конференции. Магнитогорск, 2019. С. 291.
15. Янковая В.Ф. Как описать документы в номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2021. № 12. С. 19-33.
16. Янковая В.Ф. Как организовать разработку номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2021. № 12. С. 10-18.
17. https://profmedia.by/pub/sec/art/104547/

Вопрос-ответ:

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел - это систематический перечень документов, который устанавливается в организации для структурирования и классификации деловой документации. Номенклатура дел позволяет оперативно находить необходимые документы, а также обеспечивает их правильное хранение и учет.

Какой порядок составления и внедрения номенклатуры дел?

Порядок составления и внедрения номенклатуры дел включает несколько этапов. Сначала проводится анализ деятельности организации, выявляются основные виды документов и их структура. Затем создается первоначальная версия номенклатуры, которая далее проверяется и утверждается на уровне руководства. После этого происходит внедрение номенклатуры в работу организации, что включает обучение сотрудников и создание необходимой документации.

Какие проблемы могут возникать при составлении номенклатуры дел предприятия?

При составлении номенклатуры дел предприятия могут возникать различные проблемы. Например, не всегда легко определить структуру документов и правильно классифицировать их. Также возможны проблемы с обучением сотрудников использованию номенклатуры и ее обновлением в случае изменений в деятельности предприятия.

Какие ошибки могут возникать при подготовке номенклатуры дел?

При подготовке номенклатуры дел могут возникать различные ошибки. Например, одной из ошибок может быть нарушение сроков подготовки номенклатуры, что может привести к задержкам в работе организации и снижению ее эффективности. Также возможны ошибки в определении структуры или классификации документов, что может усложнить их поиск и использование.

Каким образом номенклатура дел может помочь организации Bankhaus Erbe?

Номенклатура дел может помочь организации Bankhaus Erbe в структурировании и классификации ее деловой документации. Это позволит оперативно находить необходимые документы, обеспечивать их правильное хранение и учет. Также номенклатура дел способствует более эффективной организации работы с документами и улучшению общей производительности предприятия.

Зачем нужна номенклатура дел?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, который позволяет организовать работу с делами в организации. Он определяет порядок их составления, хранения и использования. Номенклатура дел помогает обеспечить эффективность и упорядоченность работы с документами, а также облегчает поиск и доступ к нужной информации.

Какой порядок составления номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел происходит в несколько этапов. Сначала проводится анализ деятельности организации и выявляются основные виды документов, которые она производит. Затем создается структура номенклатуры, которая должна быть логичной и удобной для использования. После этого формируются наименования дел и их коды. На последнем этапе номенклатура дел согласовывается и утверждается руководством организации.

Какие проблемы могут возникнуть при составлении номенклатуры дел на предприятии?

При составлении номенклатуры дел на предприятии могут возникнуть различные проблемы. Например, неправильное определение видов документов, недостаточная структурированность номенклатуры, отсутствие единого подхода к ее составлению, потеря информации из-за неправильного хранения или учета дел. Все эти проблемы могут привести к затруднениям в работе с документами и некачественному учету информации.

Какие ошибки могут возникнуть при составлении номенклатуры дел?

При составлении номенклатуры дел могут возникнуть различные ошибки. Например, нарушение сроков подготовки номенклатуры, неправильное определение видов документов, нерациональное структурирование номенклатуры, неправильное кодирование дел. Эти ошибки могут привести к неэффективной работе с документами и затруднениям при поиске и использовании нужной информации.

Как можно исправить ошибки в номенклатуре дел?

Для исправления ошибок в номенклатуре дел необходимо провести анализ существующей номенклатуры и выявить ошибки. Затем нужно внести соответствующие изменения, определить правильные наименования дел, установить корректные коды и уточнить структуру номенклатуры. После внесения изменений необходимо обеспечить их утверждение со стороны руководства организации и провести обучение сотрудников работе с новой номенклатурой.

Какая основная цель составления номенклатуры дел?

Основная цель составления номенклатуры дел заключается в организации и стандартизации документооборота на предприятии. Номенклатура дел позволяет систематизировать документы и обеспечить их удобное хранение, а также быстрый доступ к нужной информации.