Использование информационных технологий в архивном деле (специальность

В настоящее время оцифровка документов присутствует в архивах наряду с такими основными функциями, как приобретение, регистрация, использование и сохранение. Этот процесс повышает уровень информатизации страны и повышает культурное наследие населения. Применение инновационных технологий в архивном деле позволяет с помощью определенного программного обеспечения обезопасить и стимулировать работу всего архива, обеспечить сохранность и безопасность документов. Внедряемый программный комплекс «Архивный фонд» версии 5.0 и выше, наделенный основными функциями и возможностями для автоматизации архивного дела (рисунок 4).Рис. 4. Основные функции автоматизации архивного делаГосударственные архивы активно участвуют в Единой федеральной информационной системе центральных государственных архивов Архивного фонда Российской Федерации. Оцифровка архивов позволяет минимизировать трудоемкую работу, передав ее роботам или искусственному интеллекту[8, c. 197]. Виртуальные технологии постепенно внедряются наряду с постоянными, динамичными и обновляемыми программными продуктами, которые поддерживают не только деятельность архива, но и его инфраструктуру (моделирование акустики, температуры в помещении). В России, например, виртуальные технологические платформы включают выставки, демонстрирующие уникальные сокровища страны, редкие драгоценности и наследие мировых музеев и архивов как на виртуальных, так и на офлайновых платформах. Мероприятия проекта широко используются для повышения квалификации персонала и распространения архивов среди российского населения.В 2012 г. Федеральное архивное агентство и ВНИИДАД разработали «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов», в котором рассматриваются вопросы по хранению и использованию электронных документов в федеральных архивах, возможность использования облачных технологий при организации хранения электронных документов и др. С 2014 г. в России архивное дело развивается в соответствии с правительственным документом «Стратегия развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014–2020 годы и на перспективу до 2025 года».Принятие Постановления Правительства РФ от 2 марта 2022 г. № 279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» будет способствовать приему на государственное хранение электронных документов, созданных в результате внедрения информационных систем в деятельность органов государственной власти и других учреждений[3, c. 161].Все более значительную роль информационные интернет-технологии играют в сфере использования архивных документов. Основные цели присутствия архивов в Интернете, следующие: представление общей справочной информации об архивных документах и архивах; постоянное информирование об архивной деятельности; содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг; взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов; популяризация архивного дела. За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов. В настоящее время представительство отрасли в Сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России»; шесть сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом;26 сайтов региональных государственных архивов. Здесь учтены только самостоятельные сайты. Краткие странички на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоили бы приведенные цифры. Архивы ведут постоянную работу по размещению в открытом доступе научно-справочного аппарата. На портале «Архивы России» размещено 115 справочников, на других архивных сайтах представлено еще 196 справочников различных типов и видов. Кроме того, в январе 2013 г. Росархив запустил новую программу – «Архивы – школам», целью которой стала визуальная демонстрация школьникам и учителям важнейших документов по отечественной истории. Это позволило привязать ключевые исторические события нашей истории к уникальным документам различных эпох[3, c. 162].Таким образом, применение информационных технологий позволяет широко использовать их при обработке и хранении записей. Применение информационных технологий имеет две составляющие: создание информационных ресурсов и способ работы с ними. Данные показывают, что российские архивы прошли критические этапы в создании информационного потенциала, приобретении опыта и разработке конкретных технологий.ЗАКЛЮЧЕНИЕРоль архивных документов в деятельности государства трудно переоценить. Само их сохранение является символом государственности, не говоря уже об их чисто информационной значимости для подпитки или обоснования тех или иных государственно-значимых инициатив.Государственная архивная служба России является неотъемлемой частью государственной системы, с одной стороны, с другой, она играет роль гаранта в хранении и приумножении культурно- исторического достояния народа.Подводя итог, следует сказать, что архивные документы дают возможность строить объективную картину прошлого, здраво анализировать настоящее и давать взвешенный прогноз потенциальных событий будущего. В то же время всё это требует отлаженной работы самих архивов. Вследствие этого высоко актуальна наука об управлении архивом. Растущие во всём мире объемы документооборота требуют от архивистов применять логистику для оптимального комплектования фондов. Развитие цифровых технологий, к примеру появление автоматизированной системы электронного документооборота и массивов электронных документов, внедрение облачных баз хранения, обусловливает деятельность архивистов в цифровой среде. Актуальными вызовами для делопроизводителей и архивистов стали работа с электронными документами, их архивирование и дальнейшее хранение, оцифровка существующих бумажных документов и создание надежных серверов как инструментов хранения.Необходимо отметить, что потребность введения автоматизированных технологий в практическую деятельность архивных органов, определена потребностью удовлетворения растущих потребностей социума в ретроспективной информации. Интенсивное применение документов Архивного фонда, увеличение значимости архивов в разрешении проблем охраны легитимных прав граждан, в том числе по исполнению общественно-правовых запросов, призывают увеличить производительность деятельности архивов, что в определённой мере достигается из-за введения инновационных технологий в архивной сфере.Можно сделать вывод о том, что процесс информатизации в архивном деле с каждым днём всё более совершенствуется и разрастается. Она постепенно попадает во все направления деятельности архивных учреждений, а это является самым вдохновляющим результатом нынешнего периода введения в практику автоматизированных архивных технологий. Предоставление общедоступности разных архивных баз данных в перспективе даст возможность распространять документальное богатство архивов, даст простоту доступа учёных, экспертов, учащихся к документам для собственных исследований.Итак, можно сказать, что цифровые технологии и использование опыта зарубежных стран способствуют развитию российской консервативной архивной отрасли. На данный момент это хорошее начало к реализации креативных идей в развитии человеческого потенциала, подготовки высококвалифицированных архивистов, а также в моделировании деятельности архивных учреждений, в том числе их базисных функций: учета, комплектования, сохранения, а также оцифровке документов.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫАкопян, Э. В. Возможности и перспективы использования информационно-коммуникативных технологий в архивном деле[Текст]: / Э. В. Акопян, С. А. Сологубова // Вестник науки. – 2019. – Т. 1. – № 9(18). – С. 60-62. Бурангулов, Б. В. Применение информационных технологий в региональном архивном деле РФ [Текст]:/ Б. В. Бурангулов // Археография Южного Урала. Архивные документы о Великой. - 2020. – С. 333-339. Герич, А. А. Информационно-коммуникативные технологии в архивном деле: возможности и перспективы [Текст]: / А. А. Герич // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. – 2018. – № 3. – С. 160-162. Грибкова, О. Н. Применение технологий баз данных в архивном деле: подходы, перспективы развития [Текст]: / О. Н. Грибкова, Д. Н. Грибков // Современное состояние инфосферы учреждений культуры. - 2018. – С. 175-178. Деткина, Д. А. Внедрение информационных технологий в архивном деле [Текст]: / Д. А. Деткина, В. В. Королева // Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры. - 2019. – С. 163-168. Карпова, А. В. Архив как многокомпонентная система хранения и управления документами [Текст]:/ А. В. Карпова // Наука и образование: хозяйство и экономика; предпринимательство; право и управление. – 2020. – № 4(119). – С. 68-72. Клец, Д. С. Анализ законодательной базы, регулирующей деятельность архива [Текст]: / Д. С. Клец // Аллея науки. – 2018. – Т. 1. – № 7(23). – С. 694-696. Крашенинникова, О. С. Автоматизированные технологии в деятельности архива [Текст]: / О. С. Крашенинникова, С. В. Заборовская // Казанский государственный университет культуры и искусств. - 2022. – С. 195-200. Ланской, Г. Н. Стандартизация доступа к архивным документам в России XX - начала XXI века: опыт, перспективы и проблемы развития [Текст]: / Г. Н. Ланской // История и архивы. – 2019. – № 1. – С. 102-112. Ларин, М. В. О разработке новых правил работы государственных архивов [Текст]: / М. В. Ларин // Память о прошлом - 2017 : Материалы и доклады VI историко-архивного форума, посвященного 100-летию революции 1917 г. - 2017. – С. 570-577. Мирошниченко, М. А. Инновационные технологии комплектования архивных фондов в условиях развития цифрового общества [Текст]: / М. А. Мирошниченко, М. М. Вышегурова // Проблемы общества и экономики, основанных на знании: управление и обеспечение нововведений и неоиндустриализации. - 2021. – С. 101-110.Округова, Е. И. Принципы работы информационных технологий в архивах [Текст]: / Е. И. Округова // Научно-исследовательский центр "TechnicalInnovations". – 2021. – № 1. – С. 130-135. Пегина, Т. П. Понятие архивной системы России и ее структура [Текст]: / Т. П. Пегина, Е. Н. Григорьева // Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры. - 2018. – С. 164-167. Сорокин, К. С. Архивный менеджмент в России [Текст]: / К. С. Сорокин // Познание и деятельность: от прошлого к настоящему. - 2021. – С. 139-142. Толстокорова, О. В. Информационно-коммуникативные технологии в архиве: состояние, проблемы, перспективы [Текст]: / О. В. Толстокорова // Гуляевские чтения. - 2018. – С. 392-396. Топаз, А. И. Понятия делопроизводства и архивного дела в терминологических стандартах: сопоставительный аспект[Текст]: / А. И. Топаз // Вестник Волгоградского государственного университета. Серия 2: Языкознание. – 2019. – Т. 18. – № 3. – С. 217-226.Хорхордина, Т. И. Архив в формировании исторического сознания и российской социокультурной идентичности [Текст]: / Т. И. Хорхордина // Архив в социуме - социум в архиве. - 2021. – С. 15-19.