Формы организации работы с документами

Единого, единого формата РКК не установлено, но каждая организация может разработать свой РКК для определения перечня сведений о документах, необходимых для документооборота.Для контроля инициативной подачи документов, документов, ответы на которые ожидаются к определенной дате, или особо важных документов можно использовать отдельные карточки для формирования отдельных ячеек в разделе контроля. Заполнить документы для отправки (время отправки, адрес, почтовый номер, резюме, срок ответа) на отдельном листе. В этом разделе мы рекомендуем упорядочить файл ALAC вашего документа в соответствии с ожидаемой датой получения ответа.Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется при оформлении документов. Туда же помещается РСК оформленного документа (то есть после того, как документ был оформлен и передан в дело). Этот раздел картотеки можно формировать по любым удобным для вашей работы критериям с учетом ваших организационных реквизитов: корреспондент, вид документа, подразделение исполнения и т.д.Подтверждение сроков предоставления документов контрагентамКонтроль исполнения документа начинается с момента его поступления на контроль. Поэтому при организации управления важно, чтобы исполнитель получил документы вовремя. Исполнитель должен подписать получение документа с RSC для контрольного файла, чтобы контрольная служба знала, что документ был передан исполнителю. Для этого сотрудник, ответственный за направление документов исполнителю, направляет исполнителю документ, содержащий два экземпляра РКК. Один экземпляр остается в подразделении, а другой экземпляр (копия службы контроля) возвращается в службу контроля с подписью исполнителя и помещается в первый раздел контрольного файла. Если документ отправляется исполнителю в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, исполнитель должен иметь возможность отправить уведомление о прочтении в службу DOW. Получение такого уведомления считается принятием документа Подрядчиком. ООО «Клокс»                       Служба ДОУОтветственному исполнителю        Е.Н. Кравечникот __ _______ 2023 №___ Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.10.2023 № 01-01/001«О заключении договора на поставку плавающих стеллажей», поступившего из ОАО «Все для офиса», осталось 3 дня.Срок исполнения документа – 26.11.2023В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Носковым Л.Ф. (тел. 222 -33-11). Директор ООО «Клокс»       _______           И.Н. ПетроваРисунок 2.1 - Напоминание в виде письменного сообщенияТиповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):      задания последующих лет – не реже одного раза в год;      задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;      задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.Таким образом, этапы контроля исполнения документов предполагают сопровождение документов с момента постановки их на контроль до информирования руководителя о ходе и результатах исполнения.2.3 Составление номенклатуры дел Организация документов является одной из важнейших задач в управлении документами. Таким образом, такие документы, как номенклатура дел Kloks LLC, являются основным таксономическим справочником и используются для построения систем поиска информации внутри компаний.Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу малого предприятия дошкольного учреждения - секретаря. Потому что ООО «Клокс» достаточно крупная компания, и номенклатура дел в ней разработана службой ДОУ соответственно.Номенклатура бизнеса компании типична. Единая номенклатурная схема корпуса ООО «Клокс» построена по структурным принципам. Наименования отделов и отделений являются наименованиями составных подразделений согласно штатному расписанию.Первый раздел относится к услугам дошкольных учреждений (или подразделений, осуществляющих учет и хранение распорядительных документов, выдаваемых подразделением, независимо от занимаемого им места в штатном расписании).Номенклатура дел включает дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (в том числе до 10 лет) сроками хранения.В номенклатуру дела включаются печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, сводные журналы, экспресс-информация и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделения.Номенклатура дел ООО «Клокс» оформляется на бумаге формата А4. В столбце 1 номенклатуры дел указан индекс дела. Индекс дела состоит из условного обозначения структурной единицы (индекса) и порядкового номера дела в составе подразделения.Указатель некоторых случаев номенклатуры услуг DOW:-01, 06-02, 06-03.В номенклатуре дел по каждому структурному подразделению оставляются зарезервированные номера для дополнительно открытых дел, которые по каким-то причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.Во второй колонке «Наименование дела» приводится наименование раздела термина, соответствующего наименованию структурного подразделения и наименованию (шапке) дела, содержащего передаточное дело, справочное дело документа или журнал бухгалтерского учета.Названия дел должны быть краткими, четкими и соответствовать смысловому содержанию документов, объединенных в дело. При редактировании заголовков дел в номенклатуре дел вашей компании используются функции именных и предметных вопросов. Номенклатура дел ООО «Клокс» включает название дела, тему дела (документ, переписка, дело) или вид документа (приказ, план, протокол, отчет, акт), который является открытым, содержание) и т.д.) .Третья графа списка дел «Количество дел (объем)» заполняется в конце административного года.В графе 4 указан срок хранения дел, определенный согласно действующему перечню нормативных документов, со ссылкой на соответствующие статьи перечня.В графе 5 нераскрытые дела, переданные дела, передача дел на утилизацию, лица, ответственные за формирование дел и т.д. отмечены "Примечанием".В конце календарного года по окончании номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категории и количестве открытых дел за подписью помощника начальника роты.2.4 Формирование делКомплектация документов ООО «Клокс» по делам осуществляется служащими структурных подразделений. Секретарь занимается формированием дел на службе дошкольных учреждений. Контроль за правильным формированием дела осуществляет руководитель службы дошкольного учреждения.Группировка документов в дела осуществляется строго по номенклатуре дел. При этом проверяется правильность оформления документа, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.В кейсах (кроме успешных кейсов) подаются документы за один рабочий год.К делу прилагается только один экземпляр документа.К файлам не относятся возвращенные документы, черновики, рабочие версии (черновики) документов или копии-дубликаты.Вложения к большим документам группируются в отдельные тома, а вложения меньшего размера группируются вместе со связанными документами.Документы в деле располагаются по принципам проблемности, хронологии, алфавиту, нумерации и другим принципам. Принцип группировки документов можно комбинировать и изменять. Документы в деле сгруппированы по разделам и расположены внутри в логическом и хронологическом порядке. Документы, относящиеся к документам ООО «Клокс», расположены в хронологическом порядке.Распорядительные документы (распоряжения, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с соответствующими им приложениями.Приказы по основной деятельности, кадровые приказы с разными сроками хранения группируются и объединяются в отдельные дела.Положения, директивы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.Папки для документов не должны превышать 250 листов (толщиной 30-40 мм). Из-за большого объема документации дела разбиты на отдельные тома. Каждый новый объемный документ является продолжением следующего тома.Постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение дел, завершенных в делопроизводстве, хранится в службе ДОУ в течение одного года до передачи в архив. Временные (в том числе до 10 лет) сроки хранения в архив не передаются. Они будут храниться в службе ДОУ и уничтожаться в установленном порядке по истечении срока хранения.Секретарь и заведующий службами дошкольных учреждений несут ответственность за сохранность документов и дел, находящихся в их распоряжении.В конструктивных отсеках ООО «Клокс» дела хранятся в запираемых шкафах для обеспечения полной безопасности и защиты документов от пыли и воздействия солнечных лучей. Дела расположены по номенклатуре дел для увеличения оперативности поиска документа. Номенклатура дела или его выписки помещаются внутрь шкафа.Публикация документов и файлов третьим лицам осуществляется с разрешения администратора. Заполните замещающую карточку в выданном деле и положите замещающий лист вместо изъятых из дела документов. Дела выдаются третьим лицам по письменному запросу с оформлением актов. 2.5 Оформление и передача дел в архив Постоянное, временное (10 лет и более) хранение и персонал могут быть переданы в архив ООО «Клокс».Из Структурного отдела дело направляется в архив по описи, составленной ответственным работником и при методическом содействии секретаря канцелярии (архивного работника). Описание составлено в двух экземплярах.При передаче дел в архив в обоих экземплярах описи будет указана дата и количество принятых дел. Манифест подписывается сотрудником, ответственным за архивирование, и сотрудником структурного подразделения, передающего файлы. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, а второй остается в архиве.Временное хранение (до 10 лет) не может быть передано в архив организации и может быть уничтожено по истечении срока временного хранения.Дела направляются в архив вашей организации по расписанию. График составляется ответственным за архив, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.При приеме и направлении дел в архивы проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, занесенных в описи дел в структурных подразделениях, количеству возбужденных дел согласно номенклатуре делоорганизации. проверено.увеличение. Выявленные в ходе проверки недостатки устраняются работниками структурного отдела.Дело будет передано в архив ООО «Клокс» в присутствии сотрудника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи колонка памятки для каждого заголовка дела отмечена наличием дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью количество дел, фактически принятых в архив, дата приема и передачи дел, наименование должности, подпись, расшифровка подписи лица, передающего дела, а дела принимаются архивными работниками (ответственными за архивное дело).Коробки, соответствующие стоку, отбираются и связываются в архивные пачки максимальной толщиной 20 см. Коробки укладываются стопкой в ​​порядке возрастания артикула с каждой стороны.Для случаев, по которым срок хранения истек, составляется акт о распределении списания. Отбор ящиков для уничтожения производится только после инвентаризации ящиков с одинаковыми сроками постоянного хранения и временного хранения (10 лет и более).Непосредственный выбор документов для отбрасывания при структурном уточнении осуществляется по длине уточнения. Служба ДОУ отвечает за организацию уничтожения документов.Акт вандализма подписывается лицом, назначенным приказом организации ответственным за уничтожение, и утверждается руководителем организации. Дела об уничтожении будут переданы в обработку после утверждения действия по уничтожению. ЗАКЛЮЧЕНИЕДелопроизводство – это специфическая сфера деятельности, связанная с подготовкой, оформлением, обработкой и хранением документов. Мы знаем, что деятельность любого учреждения, организации или компании неразрывно связана с документацией. Документы важны, потому что они связывают учреждения с другими организациями и, конечно же, с органами власти. Поэтому рациональные организации всегда сосредотачиваются на рабочем процессе. В теоретической части данной работы были изучены технологии обработки входящих документов. - Прием документов и первичная обработка (выполняется централизованно выделенным сотрудником). - Предварительное рассмотрение и распределение документов (определяет срочность движения документов и, соответственно, скорость доставки); - регистрация (преследует три цели: регистрация документов, управление исполнением документов и справочная работа с документами); - Выдача постановлений и контроль (начало работы по выполнению документов); Все эти, казалось бы, простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкуренции могут иметь решающее значение в получении выгодных заказов, установлении деловых отношений с другими организациями и т. д. Теория является основой любой практики. Были изучены все теоретические аспекты рабочего процесса. Как только вы поймете важность соблюдения этих пунктов и начнете с полученных знаний, вы сможете приступить к практике. Разумно обеспеченный делопроизводство в учреждениях и на предприятиях обязательно приведет к повышению уровня организованности и эффективности административной работы. На примере небольшой организации ООО «КЛОКС» в фактической части курсовой работы четко установлена ​​эффективность и надежность технологии обработки входящих документов при перемещении входящих документов, видно, что это связано со схемой. Это увеличивает скорость получения информации, необходимой для принятия решений. Сегодня наличие операционной системы, успешно автоматизирующей делопроизводство и документооборот, говорит о счастье этой компании и ее руководства. Это означает руководство аппаратом, его компетентность, сплоченность и полную управляемость теми, кто подлежит дисциплине. Так как ООО «КЛОКС» небольшая организация и, как было сказано выше, документы поступают в небольшом количестве, секретарь (соблюдая весь технический процесс обработки поступающих документов) подготавливает и подает все необходимые документы. Ответственное лицо своевременно решает поставленные задачи. Например, заключать ли договор с новым поставщиком расходных материалов. Вовремя обдумав все варианты сотрудничества, которые они предлагают, и сравнив цены на товары с теми, которые предлагают другие компании, менеджеры принимают определенные решения. Это влияет на операционный успех и процветание организаций, которыми он управляет.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ1. Амелина, А.М. Методика курса "Машинопись и основы делопроизводства"; Просвещение - М., 2017. - 160 c.2. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2016. - 222 c.3. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп. - М., 2018. - 320 c.4. Демачева, Ю.С.; Заранко, К.М. Стенография; Высшая школа - М., 2018. - 368 c.5. Демидова, А.; Смирнов, Е. Russian Commercial Correspondence / Русская коммерческая корреспонденция на английском языке; Русский язык - М., 2018. - 373 c.6. Дудкина, Л.В. и др. Шпаргалки по трудовому праву: Учебное пособие; Экзамен - М., 2017. - 799 c.7. Захарьина, А.В. Договор поставки. Учет. Налоги. Арбитраж; Дело и сервис - М., 2018. - 128 c.8. Кирсанова, М.В.; Анодина, Н.Н.; Аксенов, Ю.М. Деловая переписка; ИНФРА-М - М., 2016. - 169 c.9. Красько, И.Е.; Москаленко, И.М. Справочник по договорной и претензионной работе на предприятиях; Харьков: Прапор; Издание 2-е, перераб. - М., 2016. - 118 c.10. Кузнецова, А.Н. Машинопись и делопроизводство; ДОСААФ - М., 2016. - 221 c.11. Кузнецова, А.Н.; Вагенгейм, Р.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке. Практическое пособие; Высшая школа - М., 2016. - 303 c.12. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); Управление персоналом - М., 2017. - 200 c.13. Кузнецова, Т.В.; Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство; Интел-Синтез - M., 2018. - 400 c.14. Михайлов, В.И. Противодействие легализации доходов от преступной деятельности; СПб: Юридический центр Пресс - М., 2017. - 427 c.15. Правоведение; Юринком Интер-Фолио - М., 2016. - 752 c.16. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Документальное обеспечение работы офиса; Академия - М., 2018. - 176 c.17. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство; Москва; Издание 8-е, перераб. и доп. - М., 2018. - 159 c.18. Фалькенберг, Виола Письма, факсы и электронная корреспонденция; Омега-Л - М., 2017. - 128 c.19. Цветаев, В.М. Управление персоналом; СПб: Питер - М., 2018. - 192 c.20. ред. Касьянова, Г.Ю. 1000 и один договор; Информ центр 21 века; Издание 5-е, перераб. и доп. - M., 2017. - 480 c.