Научно-справочный аппарат на сайтах федеральных архивов

Основным содержанием описания электронного каталога являются: индекс, заголовки, подзаголовки, дата, место, содержание, название фонда, номер фонда, инвентарный номер, номер файла и номер страницы. Наименование фонда, номер фонда, инвентарный номер, номер файла, номер страницы и номер листа содержат учетные характеристики, которые могут быть перенесены из автоматизированных систем бухгалтерского учета.Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему во время или после процесса описания. Ключевые слова позволяют пользователям быстро находить информацию на уровне фонда, описи, дела и документа.При поиске информации в полнотекстовой базе данных, содержащей полный текст документа (официального документа, журнальной статьи, книги или закона), пользователь сначала получает резюме (введение) и заголовки разделов документа, при необходимости переходя к соответствующему тексту. При необходимости пользователь может быстро получить полный текст документа.Полнотекстовый поиск может осуществляться по выбранным дескрипторам из печатной версии тезауруса, по классификационному указателю или по словам на естественном языке в тексте документа.Документы, переданные на постоянное хранение, передаются в национальный архив вместе с автоматизированной научно-справочной системой.Наличие существенных реквизитов в структуре базы данных автоматизированной системы научного реферирования и предоставление информации об этих реквизитах в электронном виде обеспечивает совместимость БД архива организации с автоматизированной системой научного реферирования государственного или муниципального архива.Перспективы дальнейшей оптимизации системы НКА зависят от решения следующих основных вопросов:Оптимизация системы НСА в целом как подсистемы в национальной системе научно-технической информации (НТИ).Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА на разных уровнях организации документов (архивы, коллекции, дела и документы).Обеспечение общей непрерывности НСА в национальных и ведомственных архивах.Дальнейшее совершенствование методик создания отдельных видов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архивов.Система НСА должна быть основана на единых методах учета и описания документов и поддержке единых правил и методик, которые определяют следующие требования:удовлетворять общественную потребность в ретроспективной информации по мере ее возникновения и обращения к архиву с соответствующим запросом; быть ориентированной, прежде всего, на тематический поиск информации; быть универсальной, т.е. охватывать все совокупности документов (текстовые, технические и т.д.), независимо от способа фиксации информациииметь единую методологию составления справочников всех типов и видов;характеризоваться взаимосвязью и взаимодополняемостью справочных работ; разрабатываться с учетом последних достижений науки и техники, т.е. дальнейших перспектив применения автоматизированного ввода и поиска информации.Исходя из этих требований, в основе системы НСА должно лежать двойное единство:Единство организации документов, достигаемое унификацией научно-методических основ классификации документов (единая система НСА устанавливает организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, совокупностям фондов и архивам);Унификация описания документов. Это достигается за счет унификации методик составления справочников.В настоящее время создание и уточнение НСА в каждом архиве осуществляется по-разному. Другими словами, архивисты по-разному подходят к созданию и совершенствованию справочников для фондов с разной информационной ценностью.3.2. Параметры и критерии, влияющие на качество и посещаемость архивных ресурсовКачество сайтовПричины, положительно влияющие на посещаемость:Собственный домен (имя) - ценится поисковыми системами и более управляем.Оптимизированный контент - ключевые слова прописаны в заголовках страниц и т.д.Много ссылок в интернете.Интересный и уникальный контент.Регулярно обновляемая, актуальная информация.Обратная связь - гостевая книга, форум, комментарии, возможность заказа, сервис.Открытость базы данных для поисковых систем, много проиндексированных страниц.НаполнениеОсобое внимание уделяется содержанию ресурсов, которые являются наиболее востребованной информацией на сайте, и это неоднократно подтверждается системой анализа (счетчики, установленные на сайте).Низкое качество сайта, плохая видимость в поисковых системах и неадекватное размещение материала затрудняют доступ к интересным работам, основанным на архивных материалах, и оставляют их малоиспользуемыми.Чтобы повысить использование информации, во время аудита архивных сайтов проводят работу по формированию каталога материалов, созданных на основе архивных документов: виртуальных выставок, баз данных, публикаций и изданий. Для любого архива информация может быть внесена и исправлена на сайте.ПосещаемостьКаково среднее количество посетителей архивных сайтов в России?Критерии оценки: (0) менее 10 посетителей, (+1) 10-100 посетителей, (+2) 100-200 посетителей и (+3) более 200 посетителей в день. Большинство сайтов, по которым была доступна статистика, набрали от 1 до 2 баллов.В октябре 2014 года сайт "Архивы России" посетили 45 080 уникальных посетителей (1 500 в день).Информационно-поисковые системыБазы данных обладают большой емкостью и привлекают большое количество посетителей на сайт, поскольку страницы индексируются поисковыми системами.В настоящее время наиболее актуальным направлением информатизации является предоставление возможности широкому кругу пользователей архивной информации находить документы, выполнять удаленные операции при оказании услуг и даже получать доступ к электронным образам документов.К сожалению, наличие на сайте базы данных, особенно такой важной, как каталог фондов, не всегда приводит к увеличению числа посетителей сайта через поисковые системы. Доступность системы во многом зависит от технической реализации, т.е. от того, индексируется ли база данных поисковыми системами, т.е. можно ли найти информацию из нее через поисковые сервисы, такие как Яндекс или Google.Для сравнения, Центральный каталог фондов содержит 558 044 записи о фондах, но Google индексирует только семь страниц. Поэтому каталог недоступен для общего поиска.Для сравнения, на всем портале "Архивы России" проиндексировано 230 000 страниц.Размещение электронных ресурсов в Интернете как средство обмена значительно расширило круг потребителей архивной информации.ПользователиПри размещении информации на сайте важно помнить, что посетителями сайта архива являются не только историки и исследователи, занимающиеся академическими исследованиями, которые являются основными пользователями читального зала архива, но и школьники, студенты, журналисты и просто интересующиеся историей люди.Сами архивисты также являются потребителями этой информации, используя ее для поиска сведений, работы и изучения опыта своих коллег. И полезным способом взаимодействия учреждений друг с другом на региональном уровне являются порталы архивных учреждений региона.ЗаключениеПодводя итог стоит отметить, что в настоящее время ведется активная работа по размещению материалов в Интернете не только на федеральном уровне, но и на уровне субъектов Российской Федерации. Сегодня на сайте можно найти не только информацию об архивах, но и различные интересные исторические материалы, хранящиеся в архивах.Современные интернет-ресурсы, предоставляющие официальную архивную информацию, являются не только ценным, широко доступным и простым в использовании, но и недостаточно изученным источником для развития междисциплинарных исследований в области истории и смежных дисциплин.Создание архивных сайтов в Интернете имеет решающее значение для популяризации архивов, удовлетворения информационных потребностей пользователей и развития сотрудничества с международным архивным сообществом.Автоматизированные научно-справочный аппарат предоставляет больше возможностей, чем традиционный в плане быстрого и многогранного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска в виде экранных дисплеев или файлов и распечаток, формирования реферативных текстов.Роль архивиста в процессе использования информации качественно меняется. Роль архивиста в процессе использования информации качественно меняется.Архивисты отходят на второй план и перестают быть посредниками,могут корректировать ход поиска по мере того, как пользователи выстраивают и анализируют логику своих запросов.Специализированное обучение, позволяющее углубиться в основы построения информационных систем, в которых роль архивистов возрастает с каждым днем.Роль архивистов возрастает с каждым днем, особенно по мере интеграции архивных ресурсов в единоеинформационное пространство.Таким образом, может быть сформировано архивное информационное пространство, создающее уникальный по содержанию и масштабу ресурс:точка взаимодействия с потребителями и между ними;координационный центр и место для формирования сводной статистики; сборник информации о новостях, событиях, услугах, публикациях, изданиях и выставках;площадка для региональных межархивных выставок и коллекций документов в электронном виде;интеграция региональных баз данных.Список использованных источниковФедеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ №125 от22.10.2004 Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 2004.Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб.пособие для сред. проф. образования /; Под ред. В.П.Козлова. — М. 2005.Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития НСА к документам государственных архивов // Отечественные архивы. 2000. №5.Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.: РГГУ, 2001.Артизов А.Н. Общественная миссия российских архивов // Отечественные архивы. 2014. № 5.https://imwerden.de/pdf/federalnye_archivy_rossii_i_ikh_nauchno-spravochny_apparat_1994__ocr.pdfhttps://archives.gov.ru/sites/default/files/2014-analiz-nsa-archives-internet.pdf