Организация службы документационного обеспечения в государственном учреждении

Следующий не менее важный ГОСТ, это ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В нём излагаются требования, касающиеся построения, оформления, изложения, содержания различного рода стандартов. Говоря о новых законах, принятых в области ДОУ, в первую очередь хочется остановиться на законе «Об электронной подписи», принятом в 2011-м году. Основное его предназначение — формирование правовых условий для внедрения электронной цифровой подписи (при которых электронная подпись признается равнозначной рукописной подписи, поставленной на бумаге). В дополнение к указанному закону Российским правительством был утвержден «Перечень документов, обмен которыми между организациями, органами при оказании государственных услуг и исполнении госфункций осуществляется в электронном виде». Вместе с тем им подписан «План мероприятий по переходу федеральных исполнительных органов на безбумажный документооборот». Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. В условиях информатизации становится актуальной необходимость решения проблемы документального обеспечения управления организацией.Ключевые проблемы, с которыми сталкиваются организации, когда дело доходит до управления документами, включают:- несовершенство системы управления документацией и информационными ресурсами в целом;- использование организациями устаревших методов обработки и хранения информации для производства документации;- несовершенство архивирования документации и недостаточное внимание, уделяемое человеческим ресурсам, предназначенным для управления документацией внутри организации.Хотя сегодня принято говорить об автоматизации и компьютеризации учета и документооборота, автоматизация до сих пор остается бессистемной и бесконтрольной.Основными направлениями, к которым относится данное описание, являются:- разработка нормативно-методических основ, принципов и правил документирования; - стандартизировать и систематизировать документы;- обеспечивать документальную сохранность и сохранность конфиденциальных и иных данных. Некоторые из основных вопросов поддержки управленческой документации включают:- несовершенство правового регулирования документооборота и необходимость принятия закона о документировании (закон о документировании закрепит общие принципы и существенные положения документарного обеспечения, закрепит правила организации документарного дела, формы и документы методы и т.д. ;)- необходимость разработки государственного регулирующего законодательства (это позволит установить нормы и правила ведения делопроизводства, документации и меры ответственности в случае нарушения норм);- необходимость внедрения стандартов (необходимо установить единые шаблоны заполнения документации и стандартизировать элементы оформления документации, что облегчит автоматизацию, хранение и передачу документации.Таким образом, можно сделать вывод, что основной проблемой делопроизводства в государстве является неразработанность нормативно-правовых актов, касающихся делопроизводства и делопроизводства.Для упорядочения процесса необходимо ввести в законодательную систему законы, положения и стандарты для упрощения документооборота. На сегодняшний день методы улучшения документооборота в организациях бывают двух видов.К первому относятся методы, направленные на совершенствование технологии документооборота, ко второму – методы, направленные на сокращение объема документации в организации. На рис. 3 представлена ​​классификация методов и основные виды.Рисунок 3. Типы и виды методов совершенствования документационного обеспечения.При применении методов первого типа организации часто начинают с оптимизации процедур подготовки и обработки документации и рационализации документооборота.Автоматизация документооборота и внедрение автоматизированных систем документооборота в организациях имеют большое значение в условиях компьютеризации. При внедрении автоматизированных систем также важно своевременно диагностировать и выявлять системные сбои, чтобы упорядочить рабочий процесс (важно, чтобы программное обеспечение имело достаточную мощность и производительность, в первую очередь, чтобы организации могли окупить затраты на внедрение автоматизированных систем при снижении трудозатрат персонала организации).Методы сокращения документооборота используют шаблоны для оптимизации документооборота, стандартизации отдельных типов документов, установления стандартов и правил работы с документами.Таким образом можно упростить создание документов и сократить объем документооборота в организации. Чаще всего причинами усложнения документооборота в организациях является некачественно построенная работа с документацией, что налагает необходимость постоянного контроля исполнения.Организациям необходимо разработать и применять формы контроля, вести делопроизводство и т.д.Это помогает сократить количество создаваемых ненужных документов и, как следствие, время, затрачиваемое на работу с «ненужными» документами.При внедрении автоматизированных систем документооборота следует учитывать, что компьютеры, независимые от делопроизводителей, не решают задачи улучшения документооборота. Чтобы автоматизация документооборота была эффективной, необходимо развивать компьютерные сети, связывающие компьютеры разных отделов организации (бухгалтерия с отделом продаж, отдел маркетинга и т. д..Компьютерные сети позволяют контролировать все взаимодействия с документацией, а также хранить, передавать и изменять информацию с мгновенными изменениями по всей сети автоматизированной системы документооборота. Благодаря таким системам становится возможным следить за электронным документооборотом и упрощается организация документации в сети.Автоматизированный контроль исполнения документов осуществляется либо с помощью специализированных программ контроля, либо в составе общей программы автоматизации документооборота.Для осуществления качественного и оперативного контроля документооборота в организациях чаще всего создаются сервисы DOW (Documentation Management Support). Задачи управленческого контроля и учета предпочтительнее возложить на конкретную службу, непосредственно прикрепленную к руководителю организации.Управление и учет необходимы для автоматизации документооборота, так как качество контроля во многом зависит от пунктуальности принятия решений, реагирования на запросы и их распределения, эффективной реализации организационных мероприятий и системы коммуникаций внутри служб. и в отношениях заказчика организации. Чем достовернее информация, чем быстрее скорость приема, тем быстрее могут быть приняты необходимые управленческие решения.Автоматизация документооборота повышает организационную эффективность. Только глобальное решение всех этих проблем может вывести работу информационно-документального обеспечения деятельности общества, бизнеса, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.ЗаключениеСовременное делопроизводство определяется стандартом как «сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», то есть весь процесс от появления документа до его уничтожения или передачи в архивы на сохранение.Наряду с выражением «делопроизводство» используется выражение «помощь с административной документацией». Это объясняется внедрением компьютеризированных систем управления, их организационного, программного и информационного обеспечения. В целях унификации терминологии, используемой в программах для ЭВМ и литературе, связанной с делопроизводством, аналогичным образом использовано понятие «документальное обеспечение управления», которое по сути эквивалентно понятию «делопроизводство». Например, в названиях таких нормативных документов, как «Государственная система документального обеспечения управления» и «Типовые инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».Основным недостатком традиционного документооборота является невозможность централизованно отслеживать движение документов учреждения в режиме реального времени. Для реализации этого требуется огромный объем работы, как по детальному учету и подшивке всех услуг, так и по быстрой централизованной интеграции всей информации.Отсутствие эффективно применяемой технологии управления документооборотом связано с тем, что трудно в любой случайный момент с уверенностью сказать, какие документы составляются, чтобы указать на ход выполнения интересующей нас темы, какие актеры работают.Список источников и литературыПостановление Правительства РФ от 1 февраля 2020 г. N 71 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации"https://base.garant.ru/73501653/Приказ Минэкономразвития России от 11.12.2017 N 671 (ред. от 07.09.2021) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации""Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения"(одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33).Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). — М.: КноРус, 2020. — 216 с.Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2014. - 416 c.Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника. — М.: Юрайт, 2020. — 104 с.Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020. — 170 с.Гущина И. А., Зайцева Н. А. Документационное обеспечение туристской деятельности. — М.: КноРус, 2018. — 240 с.Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с.Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017. — 178 с.Зерщикова, М. А. Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления / М. А. Зерщикова, А. А. Калитвенцева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 22.1 (156.1). — С. 32-34. — URL: https://moluch.ru/archive/156/44314/ (дата обращения: 30.03.2023).Иритикова В. Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления [Электронный ресурс] // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2020 № 3. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=33387 (дата обращения: 30.03.2023).Кондюкова Е. С. Основы документационного обеспечения управления: учебное пособие / Е. С. Кондюкова. – Екатеринбург, 2006. – С. 18.Рыжкова А. А. Совершенствование документационного обеспечения организации. Вопросы студенческой науки Выпуск №2 (42), февраль 2020. https://base.garant.ru/73501653/.Шибаев В. В. Нормативное регулирование делопроизводства и архивного дела. Теория, история и практика ДОУ и архивного дела.2020 г., с 256-261.Янковая В. Ф. Новые Правила делопроизводства и другие нормативные документы 2020 г. [Электронный ресурс] // Справочник секретаря. 2020. № 3. URL:https://e.sekretaria.ru/791770 (дата обращения: 30.03.2023).