Анализ организации работы по информационному обеспечению коммерческой деятельности предприятия

Исполнительный директор, по совместительству с другими сотрудниками, использовал следующие технические средства:1) Страница 8W Light Laser A4 300dpi 8ppm USB-принтер OKI. Всего 4 штуки, все сразу, в офисе Семь сотрудников пользуются одним принтером.2) Сканер HP ScanJet 4400C. сканирование планшетов. СОХО. отражающий. Однопроходное сканирование с разрешением 216x297 мм. ПЗС. 48-битный цвет при разрешении 1200 dpi (C9877A). В офисе 2 штуки. Им одновременно пользуются все сотрудники.3) ЖК-факс Panasonic KX-T2365 с громкой связью и набором в одно касание на 28 номеров. Одна штука в наличии в офисе.Системные программные средства, используемые на предприятииООО «Татинтур», включают в себя операционную систему Windows, а также различные программы для обеспечения работы сети и серверов, такие как MicrosoftExchangeServer, MicrosoftSQLServer, MicrosoftActiveDirectory и другие.Прикладные программные средства, используемые в организации, включают в себя программы для работы с электронной почтой, такие как MicrosoftOutlook, а также программы для работы с базами данных, отчетности и учета, такие как 1С:Предприятие.Решение позволяет автоматизировать основные процессы управления предприятия (рисунок 2.3):Рис. 2.3.Основные процессы управления ООО «Татинтур», которые автоматизирует «1С»1С:Документооборот – это система электронного документооборота, разработанная компанией 1С. Она позволяет автоматизировать процессы обработки документов, ускорить их обмен между сотрудниками и контрагентами, а также повысить уровень безопасности хранения и передачи информации.Преимущества:- Интеграция с другими продуктами 1С;- Удобный интерфейс;- Гибкие настройки прав доступа;- Возможность работы с электронной подписью.Продвижение продуктов ООО «Татинтур» относится к представлению информации о туристическом продукте туристического агентства местным и иностранным туристам и оптовым торговцам туризмом с помощью различных средств и методов, с использованием различных каналов и инструментов, с тем чтобы они были заинтересованы в продуктах туристического агентства и, наконец, реализовали продвижение турагентства эффективные продажи продукции. Суть продвижения – информационная коммуникацияПроцесс, с помощью которого ООО «Татинтур» передают информацию потребителям туризма:1. Для отправителя информации первая задача состоит в том, чтобы выбрать и определить информацию и носители для передачи.2. Кодируя, туристическое агентство выбирает подходящий способ преобразования информации, подлежащей передаче, в текст, аудио и видео и т. д., чтобы туристы могли полностью понять3. Информация относится к конкретному содержанию информации.4. СМИ5. Получатели, предполагаемые получатели информации, в том числе туристы и туристические посредники.6. Декодирование — это процесс, с помощью которого туристы и туристические посредники понимают информацию, предоставляемую туристическими агентствами. Возможность правильного понимания информации связана с эффектом информационной коммуникации.7. Ответ относится к оценке, мнениям и отношению туристов или туристических посредников к информации.8. Обратная связь Туристы и туристические посредники реагируют на информацию в процессе ее отправки обратно отправителю информации.9. Шум относится к вмешательству внешних факторов в процесс передачи информации, что повлияет на эффект передачи информации.Однако, были выявлены следующие проблемывООО «Татинтур»:1. Недостаточная автоматизация процессов управления документами. В настоящее время большинство документов обрабатывается медленно, что занимает много времени и может привести к ошибкам.2. Отсутствие единой системы управления документами. Различные отделы и сотрудники могут использовать разные системы и методы работы с документами, что затрудняет их обмен и может привести к потере информации.3. Недостаточная защита конфиденциальной информации. В некоторых случаях конфиденциальные документы могут быть доступны неавторизованным лицам, что может привести к утечке информации.Одной из возможных информационных технологий, которая может помочь решить эти проблемы, является система электронного документооборота. Эта система позволяет автоматизировать процессы управления документами, упростить их обмен и обеспечить защиту конфиденциальной информации.Система электронного документооборота позволит сотрудникам ООО «Татинтур» быстро и удобно обрабатывать документы, отслеживать их статус и историю изменений. Кроме того, система позволит упростить процессы согласования и утверждения документов, что сократит время на их обработку.2.3.Совершенствование информационного обеспечения коммерческой деятельности ООО «Татинтур»Крупный бизнес в современную эпоху все больше отдает предпочтение электронному формату «ведения бизнеса» и уже не может управлять своими документами без посторонней помощи. Все знают о недостатках бумажного документооборота: он отнимает много времени, требует много места для хранения, легко теряется, а также неустойчив. К счастью, рынок СЭД является одним из самых развитых секторов автоматизации в России, и компании могут выбирать из множества решений исходя из своих требований.Основываясь на этом, был проведен анализ рынка систем и проведена сравнительная характеристика. Было выбрано два возможных варианта:1. Первый вариант включает:Дополнительные модули 1С, которые могут улучшить работу с электронными документами, например, модуль электронной подписи, модуль электронного документооборота и т.д.Обучение сотрудников работе с системой 1С, чтобы они могли максимально эффективно использовать ее возможности.Консультации по оптимизации бизнес-процессов с использованием системы 1С, чтобы ускорить и упростить работу с электронными документами.Поддержка и обслуживание системы 1С, чтобы гарантировать ее бесперебойную работу и своевременное обновление.Разработка индивидуальных решений на базе системы 1С, которые могут удовлетворить специфические потребности «Шацкого почтамта УФПС Рязанской области».DirectumDirectum – это система электронного документооборота, разработанная компанией Directum. Она позволяет автоматизировать процессы управления документами, ускорить их обработку и передачу, а также повысить уровень безопасности хранения информации.Преимущества:- гибкие настройки прав доступа;- удобный интерфейс;- возможность интеграции с другими системами;- высокая скорость обработки документов.Недостатки:- высокая стоимость;- сложность настройки и внедрения.Также, при выборе системы электронного документооборота для ООО «Татинтур» необходимо учитывать следующие факторы:- стоимость;- удобство использования;- наличие необходимых функций;- скорость обработки документов;- надежность и безопасность.Также стоит обратить внимание на отзывы пользователей и рекомендации специалистов в области электронного документооборота.На сегодняшний день ООО «Татинтур» ставит перед собой цель -обеспечение интеграции между СЭД Directum и ЛК предприятия в целях минимизации ошибок при отправке корреспонденции, сокращения времени, затраченного на бизнес-процесс, создание единого реестра отправлений.Таким образом, реализованный в проекте механизм автоматизирует сбор информации, создание коммерческого отправления и его согласование с ответственными сотрудниками путем интеграции СЭД Directum с личным кабинетомООО «Татинтур».Мероприятия позволят:За счет автозаполнения данных для отправки с карточки письма проект минимизирует затраты времени служащих на подготовку и отправку информации для передачи в ЛК ПР, снижает риск ошибок при формировании и выгрузке данных по позициям в ЛК ООО «Татинтур», стандартизирует метод создания элементов исходящей почты от всех пользователей, обеспечивает совместное хранение в системе корреспонденции и информации о ее содержании и многое другое.Интеграционные возможности API ЛК ООО «Татинтур»были подвергнуты многофакторному анализу, в результате которого был выбран наилучший вариант конструкции с учетом потребностей заказчика. Решение учитывает ограничения, накладываемые договором Заказчика с Почтой России, в том числе такие, как классификация отправлений.Основой проекта послужила уже внедренная СЭД Directum. Для автоматизации ранее ручных процессов работы с исходящей корреспонденцией система будет интегрирована с личным кабинетом (ЛК ООО «Татинтур»).Через API Онлайн-сервиса отправки и REST-запросы СЭД Directum интегрируется с индивидуальным аккаунтом Почты. Как сервисные запросы, так и сервисные ответы генерируются в формате JSON. Отправки создаются, данные проверяются, а ответы принимаются с помощью запросов GET, POST и PUT.До внедрения решения было так: сотрудники вручную собирали и записывали информацию об отправке корреспонденции в отдельный файл. После длительного процесса сбора подготовленный файл .xls был вручную загружен в ЛКООО «Татинтур».После реализации проекта по доработке существующей СЭД Директум и настройке ее интеграции с ЛКООО «Татинтур» через API онлайн-сервиса отправки стало автоматически создаваться запись в уникальном справочнике отправки, каждая из которых содержит информацию об отдельном отправлении. Это было сделано в рамках процесса согласования, подписания и регистрации исходящей корреспонденции.Делопроизводитель получает задание с прикрепленной записью справочника при обработке исходящих документов, куда при необходимости может быть внесена дополнительная информация об отправлении. Запись справочника после работы с исходящим письмом получает надлежащий статус, к ней добавляется 27 реквизитов, после чего она готовится к отправке в ЛК. Нажатием одной кнопки данные также можно отправлять вручную, а не автоматически с заданной периодичностью в ЛК.Как сервисные запросы, так и сервисные ответы генерируются в формате JSON. Отправки создаются, данные проверяются, а ответы принимаются с помощью запросов GET, POST и PUT.Автоматизация сбора данных об отправлениях требует учета множества факторов, в том числе: Дата создания, Организация, Подразделение, Инициатор, Вид документа, Корреспондент, Адресат, Вес, Сумма объявленной ценности, Вид отправления, Способ оплаты, Дата отправления. выгрузка в реестр и многие другие.Необходимо выделять проектные контрольные точки, связанные с реальными материальными результатами. А также продумать действия по исправлению ситуации в случае срыва сроков.Диаграмма Ганта представлена на рис. 2.4.Рис. 2.4. Диаграмма ГантаТаким образом, проект запланирован в 2024 году. Менеджер проекта: Дмитрий К.Дата начала:2 сентября 2024 годаСрок выполнения:10 октября 2024 годаВ Приложении А приведены основные работы (процессы), выполняемые при осуществлении реорганизации системы управления проектами.В соответствии с таблицей в Приложении, составляем сетевой график. Названия необходимых работ, в соответствии с условием, обозначены латинскими буквами. Сами работы обозначены квадратами (рисунок 2.5). Рис. 2.5. Сетевой графикЗатраты на внедрение системы составят: на приобретение продукта – 650 000 руб, и на ввод в эксплуатацию – 294500 руб.Эффект от внедрения системы состоит из двух частей: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников; косвенный эффект, связанный с такими преимуществами для функционирования организации, которые дает система. А именно, прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др. Для начала следует рассмотреть, как внедрение документооборота сказывается на изменении управленческих расходов.Стоимость часа работы сотрудника можно определить по формуле: (2.1)где ЗПч – стоимость часа труда одного сотрудника;- Дн – количество рабочих дней в рассматриваемом периоде, мес;- Чр – продолжительность рабочего дня, ч.Подставив имеющиеся значения, получим стоимость одного часа работы одного сотрудника: А стоимость одного часа всех сотрудников равна:В таком случае, эффект от внедрения проекта по организации системы электронного документооборота, проявляется в следующем:Экономия времени на поиске документов.По статистике каждый сотрудник в день тратит около 10% своего рабочего времени на поиск, восстановление и согласование документов. Значит, что примерно 48 минут рабочего времени уходит на операции, связанные с поиском документации. Эта деятельность не приносит коммерческой пользы предприятия, однако оплачивается из его бюджета. Сумма затрат на операции, связанные с поиском документации определяется по формуле: (2.2)где Зпд – затраты на поиск документов;- ЗПобч – стоимость часа работы всех сотрудников;- tз - временные затраты, связанные с поиском документов.Тогда подставив значения по формуле, получаем:Итак, можно сделать вывод, что в год каждый сотрудник теряет на поиск документов около 8,5 рабочих дней, что составляет на всех сотрудников. Рост производительности труда.Внедрение информационной системы дает руководителям возможность контроля сроков выполнения работ и оценки продуктивности их работы. Постоянный контроль руководителем стимулирует сотрудников к более качественному и своевременному выполнению своих обязанностей. Производительность труда возросла на 24%. Следовательно, можно определить стоимость дополнительно выполненных сотрудником работ по формуле:(2.3)где Сдоп - стоимость дополнительно выполненных сотрудником работ; - ЗП - средняя заработная плата сотрудников; - ХПп - процент изменения производительности труда персонала.Имея все данные, получим стоимость дополнительно выполненных работ:Следовательно, для всего персонала стоимость дополнительно выполненных работ будет равна 192 000 рублей. Для начала рассчитаем показатель чистого дисконтированного дохода от инвестиционного проекта. Данный показатель определяется по формуле:(2.4)где NPV - чистый дисконтированный доход;- СF - дисконтированный поток денежных средств на момент проведения анализа;- t - год расчет;- r - ставка дисконтирования (кредитная ставка банка);- IC - величина первоначальных инвестиционных вложений.Все необходимые данные для расчетов и результаты расчетов представлены в таблице 2.4.Таблица 2.4Расчет чистого дисконтированного доходаNPV65141,59СуммаCF440 200,00442 401,00444 613,011 327 214,01R0,170,170,17PV382 782,61334 518,71292 340,271 009 641,59IC944500,00 Так как NPV больше 0, то проект эффективен, и вкладывать в него средства целесообразно. Для дальнейшей оценки можно рассчитать индекс доходности, по формуле: (2.5)где PI - индекс доходности инвестиций;- NPV - чистый дисконтированный доход;- IC - величина первоначальных инвестиционных вложений.А также необходимо оценить срок окупаемости проекта. Полученные значения представлены в таблице 2.5.Таблица 2.5Показатели оценки эффективности инвестиционного проектаПоказательЗначениеДопустимые значенияNPV65141,59≥0PI1,069≥1PP2,468-Период окупаемости определяется по формуле:(2.6)где PP - срок окупаемости инвестиций;- СF - дисконтированный поток денежных средств на момент проведения анализа;- t - год расчет;- IC - величина первоначальных инвестиционных вложений.Проект эффективен и прибылен. Полный срок его окупаемости составит 2,5 года.Если предприятие будет контролировать состояние внедренной системы, устранять ошибки и вносить обновления, то проект продолжит приносить прибыль и в дальнейшем. ЗаключениеПо объему информации, ее качественному и количественному составу, размещению и организационной структуре информационное обеспечение управления представляет собой совокупность реализованных на практике решений. Кроме того, целью информационного обеспечения управления является оперативное обеспечение руководителей данными, необходимыми им для принятия решений, которые обеспечат бесперебойную работу бизнеса в целом, а также его структурных подразделений.Роли информационных технологий в коммерческой деятельности в последнее время изменились, согласно анализу их использования и функций в современной практике. Сегодня ИТ не только обеспечивают бесперебойную работу всего производственного процесса и всех его компонентов, но и являются побочным продуктом производства.В Главе 2 был проведен анализ информационного обеспечения коммерческой деятельности на примере туристической компании «Татинтур».Документы относятся к информации, записанной в любой форме или на любом носителе, которая открыта или получена бюро/департаментами в ходе официальных дел, и они сохраняются как свидетельство политики, решений, процедур, функций, деятельности и бизнеса. 1. Менеджеры ООО «Татинтур» продвигает своитуры туристам или туристическим посредникам по-разному, а последние принимают продукцию и цены турфирм целиком, либо предлагают пересмотры продуктов и цен турфирм, либо отклоняют их. продукты2. В соответствии с фактическим ответом и конкретными требованиями туристов или туристических посредников, менеджеры ООО «Татинтур» вносят необходимые изменения в продукт, составляет график поездок, проверяет цену продукта и возвращает ее посреднику и туристам. ООО «Татинтур» предоставляет список поездок, сообщает время въезда и транспортные средства для прибытия.3 Когда иностранные туристы или посредники продают туристические продукты, ООО «Татинтур» выдает визовое уведомление в посольство за границей после получения окончательного подтверждения от клиента, и клиент подает заявку на получение въездной визы на основании этого и производит оплату по графику. согласно требованиям турфирмы4. Менеджеры ООО «Татинтур» передают график поездок и сопутствующие материалы сотрудникам стойки регистрации, а сотрудники стойки регистрации решают конкретные вопросы.Управление процессом продаж ООО «Татинтур» в основном включает следующее содержание:1. Создать систему контрактов на туристические сделки.2. Сформулировать научные рабочие процедуры продаж.Ключевым здесь является то, что ООО «Татинтур» должно сформулировать четкие рабочие процессы, форматы документов, области авторизации и обязанности по каждой ссылке, уделяя особое внимание связи и сотрудничеству между каждой ссылкой, чтобы избежать ошибок или ошибок.3. Усилить управление менеджерами.Руководители постоянно работаютнад качеством работы менеджеров, уточняют их обязанности и права, ограничивают чувство ответственности с помощью системы и полностью используют энтузиазм менеджеров и другие меры.Послепродажное обслуживание ООО «Татинтур» очень важно для организации, чтобы поддерживать существующих клиентов и привлекать новых клиентов.Два пути послепродажного обслуживания ООО «Татинтур»:1. Приветствие по телефону2. Форма комментариев3. Письменная переписка4. Поздравительная открытка5. Рекламные открытки6. Туристический прием7. Праздничное поздравление8. Копировальные материалы9. Отчет туристического агентства10. День открытых дверей турагентстваНа сегодняшний день системные программные средства, используемые в ООО «Татинтур», включают в себя операционную систему Windows, а также различные программы для обеспечения работы сети и серверов, такие как Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server, Microsoft Active Directory и другие.Прикладные программные средства, используемые на предприятии, включают в себя программы для работы с электронной почтой, такие как Microsoft Outlook, а также программы для работы с базами данных, отчетности и учета, такие как 1С:Предприятие.В Главе 2 были выявлены следующие проблемы вООО «Татинтур»:1. Недостаточная автоматизация процессов управления документами. 2. Отсутствие единой системы управления документами.3. Недостаточная защита конфиденциальной информации. На сегодняшний день ООО «Татинтур» ставит перед собой цель -обеспечение интеграции между СЭД Directum и ЛК предприятия в целях минимизации ошибок при отправке корреспонденции, сокращения времени, затраченного на бизнес-процесс, создание единого реестра отправлений.В целом, использование различных системных и прикладных программных средств, а также других информационных технологий, позволяет повысить эффективность работы компании и обеспечить более быстрое и качественное информационное обеспечение.