Разработка разделов инструкции по делопроизводству, регламентирующих документоведение управленческой деятельности и организацию документооборота (на примере АО «УК Кузбассразрезуголь». «Калтанский угольный разрез».»).

Дата оформляется цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: от 00.00.0000 № 000.Текст приказа (распоряжения) состоит из двух взаимосвязанных частей – констатирующей и распорядительной.Текст приказа (распоряжения) должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например: «Об утверждении...», «О регистрации...», «О создании...»).Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в заголовке не ставится. Печатается через два межстрочных интервала от реквизита. Печатается строчными буквами, выделяется жирным шрифтом. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю». После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Текст распорядительной части может делиться на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. Последним пунктом распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».Подпись отделяется от текста двумя интервалами, печатается от границы левого поля.Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки должности у правой границы текстового поля. Пробел между инициалами и фамилией не делается.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем (10 мм).При подписании приказа (распоряжения) лицом, замещающим директора, должна быть указана его фактическая должность и фамилия.При наличии приложений к приказу (распоряжению) обязательно делается ссылка на них в тексте.Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Отдельно нумеруются приказы по основной деятельности, по личному составу работников, по отпускам, о командировании.Если приказ (распоряжение) вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу (распоряжению). В правом верхнем углу таких документов от пятого положения табулятора необходимо писать слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера (приложение № 9).Например:Приложениек приказу «Калтанский угольный разрез» № 3от 11.07.2023 № 34Приложения к проектам приказов оформляются на отдельных листах бумаги (приложение № 9).Размеры полей и межстрочные интервалы при печатании текстов приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов (распоряжений).В приложениях помещаются положения, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.Если в тексте дается ссылка «согласно приложению» или (приложение №…), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» и его номер, ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на приказ (распоряжение) директора, его дату и номер.Все составные части реквизита выравниваются по левому краю, печатаются через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см, ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.Например:Приложение 1к приказу «Калтанский угольный разрез» № 3от 11.07.2023 № 34При наличии в тексте формулировки «УТВЕРДИТЬ» прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т. д. на самом приложении в правом верхнем углу располагаются слова «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на приказ, его дату, номер.Например:УТВЕРЖДЕНОприказом «Калтанский угольный разрез» № 3от 11.07.2023 № 34Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа приложения (первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами жирным шрифтом: ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т. д.). Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа двумя межстрочными интервалами.При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовков не ставится. Допускается выделять заголовки разделов шрифтом другой насыщенности (жирным, полужирным).Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал.При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно оформляться более трех сносок.В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.1.1.1., 1.1.1.2. и т. д.).Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения).На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются под текстом приложения.ПротоколВ протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, а также конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.Протокол имеет следующие реквизиты: – наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; – вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру; – дата и номер протокола – дата оформляется цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля, а номер – после слова «протокол»; – место проведения заседания указывается при оформлении протокола совещания в том случае, если оно происходило не в здании «Калтанский угольный разрез», выравнивается по центру на одной линии с датой; – текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть составляется по схеме:Председатель – Фамилия И.О. руководителя.Секретарь – Фамилия И.О. Присутствовали:Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово «Присутствовали»,1 вариант: фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, работников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал (приложение № 10). При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.Например:Присутствовали 47 человек (список прилагается).Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «Повестка дня» и располагается центрованно через два-три интервала от списка участников.2 вариант: указывают общее количество членов коллегиальных органов и число присутствующих, а расшифровка представляется в явочном листе, который является приложением к протоколу (приложение № 11).Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос «О чем?». Например:1. Анализ выполнения плана продаж «Калтанский угольный разрез» за 2022 год.Докладчик – Петрова А.И.Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:– СЛУШАЛИ: краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня;– ВЫСТУПИЛИ: краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы;– РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения.Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.В случае когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста двумя-тремя межстрочными интервалами от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.Выписка из протокола – точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовится выписка. При этом необходимо воспроизвести все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа оформляется как «Выписка из протокола».Служебное письмоПисьма составляются для осуществления оперативной связи с другими организациями по вопросам деятельности «Калтанский угольный разрез».По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма-запросы, письма-приглашения и т. д.Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т. д.Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов или, напротив, предлагают поставить товары или услуги.В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.Служебные письма печатаются на бланках писем «Калтанский угольный разрез». Служебное письмо имеет следующие реквизиты: – гриф и отметка ограничения доступа к документу (если это необходимо);– адресат;– заголовок к тексту;– текст;– отметка о наличии приложений (если они имеются);– подпись;– отметка об исполнителе.Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.Текст излагается от первого лица единственного числа (просим, направляем и т. д.) или от третьего лица единственного числа (ОО считает…, профсоюзный комитет ОО рассмотрел…).Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связьПередача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения администрации «Калтанский угольный разрез».Подлинники документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у работника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)».ЗаявлениеЗаявление – это официальное сообщение в письменной форме. Оно содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу. Заявление оформляется на стандартных листах бумаги формата A4. Заявление включает: адресата, которому направляется заявление, фамилию, имя, отчество, должность автора заявления, наименование документа, точное изложение просьбы, предложения, опись прилагаемых к заявлению документов, дата, подпись. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление публицистической лексики. ЗапискаЗаписка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) – документ, адресованный директору и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (работника), так и по указанию (письменному или устному) директора. Записка составляется на бумажном носителе или в электронном виде. Оформление записки зависит от адресата. При составлении докладной записки, адресованной директору в рамках «Калтанский угольный разрез», она считается внутренней и оформляется на стандартных листах бумаги формата A4. Внутренняя записка должна содержать следующие реквизиты: вид документа, дату документа, название документа (заголовок к тексту), если текст более четырех-пяти строк; адресата, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.Если записка адресуется за пределы «Калтанский угольный разрез», то ее оформляют на бланке и она называется внешней. Внешняя записка должна содержать следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, дату документа, регистрационный номер, место составления, название документа (заголовок к тексту), если текст более четырех-пяти строк, адресата, текст, подпись директора. Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются при документировании кадровой деятельности и составляются директором или лицом, уполномоченным директором. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Автоматизация документированияДля подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), редакторские программы и др.Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.Электронные документыПорядок составления, оформления и согласования проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.В перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота «Калтанский угольный разрез» в соответствии с правилами делопроизводства в «Калтанский угольный разрез», входят:– адресант;– адресат;– должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;– вид документа;– дата документа;– номер документа;– дата поступления документа;– входящий номер документа;– ссылка на исходящий номер и дату документа;– наименование документа;– индекс дела;– сведения о переадресации документа;– количество листов основного документа;– количество приложений;– общее количество листов приложений;– указания по исполнению документа;– должность, Ф. И. О. исполнителя;– отметка о конфиденциальности.В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова, статус документа (проект, версия), вид передачи документа (электронной почтой, почтой, факсом и т. д.) и др.Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.Приложение № 1Общий бланк организации"КАЛТАНСКИЙ УГОЛЬНЫЙ РАЗРЕЗ" - ФИЛИАЛ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "УГОЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ"______________________ N___________________КемеровоПриложение № 2Бланк письма "КАЛТАНСКИЙ УГОЛЬНЫЙ РАЗРЕЗ" - ФИЛИАЛ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "УГОЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ"(полное наименование организации)"КАЛТАНСКИЙ УГОЛЬНЫЙ РАЗРЕЗ"(сокращенное наименование)(должностное лицо (если письмо от него, а не от организации))650054, КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ - КУЗБАСС, Г. КЕМЕРОВО, Б-Р ПИОНЕРСКИЙ, Д. 4А (адрес)Тел./факсe-mail, сетевой адресОКПО57631996ОГРН1034205040935ИНН/КПП4205049090 №(дата)(номер)Ф. И. О. (кому)(адрес) Уважаемый(ая) _______________________________!  (должность руководителя)(подпись)(Ф. И. О.)Приложение № 3Образец оформления положения "КАЛТАНСКИЙ УГОЛЬНЫЙ РАЗРЕЗ" - ФИЛИАЛ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "УГОЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ"(наименование организации)УТВЕРЖДАЮ(должность руководителя)(подпись)(Ф. И. О.)(дата)П О Л О Ж Е Н И Енаименование отдела/службы при наличии в организации1. Общие положения1.1...1.2...2. Основные задачи2.1...2.2...3. Функции3.1...3.2...4. Права4.1...4.2...5. Обязанности5.1...5.2...6. Ответственность6.1...6.2...Приложение № 4Должностная инструкцияДолжностная инструкция________________________________1. Общие положения2. Функции3. Ответственность4. Права5. Условия работыПриложение № 5Бланк приказа"КАЛТАНСКИЙ УГОЛЬНЫЙ РАЗРЕЗ" - ФИЛИАЛ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "УГОЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ"(наименование организации)("КАЛТАНСКИЙ УГОЛЬНЫЙ РАЗРЕЗ")(краткое наименование)ПРИКАЗ№(дата)(место составления приказа)Заголовок ПРИКАЗЫВАЮ:1. ___________________________________________________________________2. ___________________________________________________________________3. ___________________________________________________________________ (должность руководителя)(подпись)(И.О. Фамилия)Приложение № 6Бланк служебного письмаДиректору «Калтанский угольный разрез» - Филиал АО «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»____________________________(И.О. Фамилия)Служебная запискаот __________ №_____«____________________»Уважаемый ___________________!________________ _____________________(должность)(подпись, расшифровка подписи)Приложение № 7Образец оформления протоколаПРОТОКОЛзаседания Общего собрания сотрудников «Калтанский угольный разрез»№Председатель комиссииФамилия И.О.СекретарьФамилия И.ОПрисутствовали:30 чел. (список прилагается)Повестка дня:1.О порядке подготовки к конференции. Доклад заместителя директора…2. О…СЛУШАЛИ:Фамилия И.О. – текст доклада прилагается.ВЫСТУПИЛИ:И.О. Фамилия – краткая запись выступления (от третьего лица единственного числа). Вопросы, ответы (приводятся в порядке поступления).РЕШИЛИ:1.1. Одобрить…1.2…Содержание особого мнения2. СЛУШАЛИ…    ВЫСТУПИЛИ…    РЕШИЛИ…2.1. ПредседательПодписьИ.О. ФамилияСекретарь ПодписьИ.О. ФамилияПриложение № 8Форма акта приема-передачи делпри смене ответственного за делопроизводство,руководителя подразделения(наименование организации)УТВЕРЖДАЮ(должность руководителя)(подпись)(И.О. Фамилия)(дата)АКТ№(дата)(место составления)приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство,руководителя подразделенияВ соответствии с приказом от №передал, а (Ф. И. О., должность передающего)(Ф. И. О., должность принимающего)принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателяи членов(Ф. И. О.)документы подразделения в соответствии с номенклатурой дел за годы.№п/пНазвание и № описиКоличествоэкземпляров описиКоличествопринятых делПримечание12345 Итого принято дел.(цифрами и прописью)Состояние документов (дела на скоросшивателях, подшиты, переплетены, пронумерованы) ПередалПодписьИ.О. ФамилияПринялПодписьИ.О. ФамилияПредседатель комиссииПодписьИ.О. ФамилияЧлены комиссии:ПодписиИ.О. ФамилияПриложение № 9Форма справки"КАЛТАНСКИЙ УГОЛЬНЫЙ РАЗРЕЗ" - ФИЛИАЛ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "УГОЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ"ИНН 4205049090ОКПО: 57631996ОГРН: 1034205040935Юридический адрес: 650054, КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ - КУЗБАСС, Г. КЕМЕРОВО, Б-Р ПИОНЕРСКИЙ, Д. 4АИсх. №_____ от ________СПРАВКА _____________________________________________________Выдана ___________________________________ о том, что _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Справка выдана для предоставления по месту требования.Директор _______________________ (И.О, Фамилия)Приложение № 10Форма докладной запискиОтдел ______________Директору «Калтанский угольный разрез» - Филиал АО «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»____________________________ (И.О. Фамилия)ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА№___________ от __________ г.«О ___________________»Прошу________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.ДолжностьПодписьИ.О. Фамилия