Профессиональное документационное обеспечение управления как одна из важнейших компетенций помощника руководителя в ОАО РЖД

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (Дата обращения 18.05.2023).Приказ ОАО «РЖД» от 14.12.2017 № 120 «Об утверждении инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫАболешина В.И. Организация работы с обращениями граждан // Пространственная и структурная трансформация экономики России: проблемы и перспективы развития: материалы международной научно-практической конференции, Краснодар, 15–19 апреля 2019 года. Краснодар: ФГБУ «Российское энергетическое агентство» Минэнерго России Краснодарский ЦНТИ- филиал ФГБУ "РЭА" Минэнерго России, 2019. – С. 21-28.Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. М.: Кнорус, 2016. – 296 с.Глотова С.А. Актуальные проблемы документационного обеспечения деятельности кадровых служб // Документ. Архив. История. Современность. – 2018. – С. 37–45.Казиева Э.Т. Локальные правовые акты о труде как источники трудового права в современных условиях // Вестник научных трудов. – 2018. – С. 375 – 378.Малиенко Д.В. Локальные нормативно-правовые акты в механизме правового регулирования // Вестник ЮУрГУ. Серия «Право». – 2016. – № 2. – С. 54.Рыбалкина З.М. Делопроизводство кадровой службы: учебное пособие. Пенза, 2018. – 208 с.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие М.: Омега-Л, 2017. – 209 с.Шапиро С.А. Основы управления персоналом в современных организациях: экспресскурс. М., 2017. – 203 с.Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 // Секретарь - референт. – 2017. – № 3. – С.45-52.Приложение 1Основные реквизиты, используемые при подготовке и оформлении документов общества и его подразделенийПри подготовке и оформлении документов общества и его подразделений используются следующие основные реквизиты:1. Эмблема организации или товарный знакБланки общества и его подразделений содержат логотип ОАО «РЖД» (товарный знак общества) – «».2. Наименование организацииУставом открытого акционерного общества «Российские железныедороги» определено фирменное наименование общества на русском языке:полное – открытое акционерное общество «Российские железные дороги» исокращенное – ОАО «РЖД», а также полное и сокращенное фирменноенаименование на английском языке – соответственно Joint Stock Company«RussianRailways» и JSCo «RZD».Допускается также использование в переписке на русском языкенаименования ОАО «Российские железные дороги».Полные и сокращенные наименования подразделений общества указаныв положениях о них.3. Справочные данные об организацииСправочные данные об обществе и его подразделениях указываются насоответствующих бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номерателефона и факса, другие необходимые сведения.4. Дата документаДатой приказа, распоряжения, поручения, письма является дата ихподписания, датой положения, правил, инструкции и других утверждаемыхдокументов – дата их утверждения, протокола – дата заседания.При оформлении даты документа применяется словесно-цифровойспособ оформления даты – 5 апреля 2016 г. («0» перед цифрами 1−9не пишется).В других случаях, в частности при визировании, указании датыпоступления документа или направления его в дело, при ссылке нарегистрационный номер и дату документа, применяется цифровой способоформления даты – двумя парами арабских цифр, разделенными точкой,указываются день и месяц и четырьмя цифрами год. Например, дата 5 апреля2016 г. – 05.04.2016 (точка после года не ставится).Датой изданного совместно с другими организациями документа являетсядата, проставленная последним подписантом.5. Регистрационный номер документаРегистрационным номером документа является порядковый номер,присваиваемый входящему, исходящему и внутреннему документу (можетдополняться индексом дела по номенклатуре дел и/или другимиобозначениями).Изданный совместно с другими организациями документ имеетрегистрационный номер, который состоит из регистрационных номеров каждойорганизации, проставленных через косую черту.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документаРегистрационный номер и оформляемая цифровым способом датадокумента, на который дается ответ, указываются, если письмо оформляется набланке, и пишутся в предназначенной для этого строке «На № … от …».7. АдресатРеквизит «Адресат» используется при оформлении деловых писем,включая письма-ответы на обращения граждан. Печатается в правом углу листаниже верхнего поля на 24 пт и более.Составные части реквизита (наименование организации-получателя;наименование должности адресата; инициалы и фамилия адресата; почтовыйадрес, номер факса или адрес электронной почты) отделяются друг от другамежстрочным интервалом 18 пт.8. Гриф утверждения документаГриф утверждения документа используется при утверждении документадолжностным лицом общества или подразделений общества либо дляутверждения его приказом (распоряжением). Гриф утверждения располагаетсяв правом верхнем углу утверждаемого документа.Гриф утверждения может проставляться также на подписанном изарегистрированном документе, если в нем предусмотрено решение вопросов,выходящих за рамки компетенции подписавшего документ должностного лица.Утверждение документа в этом случае производится лицом, по должностивыше подписавшего документ, и новый регистрационный номер при этом непроставляется.Составные части реквизита «Гриф утверждения документа»(при утверждении должностным лицом − слово «УТВЕРЖДАЮ»;наименование должности лица, утверждающего документ; личная подпись,инициалы и фамилия этого должностного лица; дата и регистрационный номерутверждаемого документа; при утверждении приказом или распоряжением –слово «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или«УТВЕРЖДЕНЫ»; наименование вида документа, которым утверждается этотдокумент; дата и регистрационный номер документа) отделяются друг от другамежстрочным интервалом 18 пт.9. Заголовок к текстуЗаголовок составляется к тексту, как правило, каждого документа.Заголовок печатается шрифтом размером 14 пт (в отдельных случаяхдопускается 12 пт).Заголовок не составляется к телефонограммам, письмам-ответам наобращения граждан, а также может не составляться к телеграммам и кдокументам, оформляемым на бумаге формата А5 (148х210 мм).10. Отметка о контролеОтметка о контроле с указанием в поручении (резолюции) срока егоисполнения означает, что исполнение документа находится на контроле.11. Текст документаТекст документа отражает его содержание – управленческое действие илирешение.Если требуется указывать полные наименования должностей иподразделений общества, то в документе используются их наименования,предусмотренные в соответствующих штатных расписаниях и положениях обэтих подразделениях.В текстах документов даты и календарные сроки оформляются словесноцифровым способом и пишутся следующим образом:7 января 2016 г. (между цифрой и буквой «г» делается пробел),в 20-х числах июня 2016 г., в сентябре 2016 г., в III квартале 2016 г., в первомполугодии 2016 г., но за 6 месяцев 2016 года, в 2016 году, бюджет на 2016 год,с 2012 по 2016 год, за 80–90-е годы, в зимний период 2016/17 года,в 2016-2017 годах, в 10-дневный срок.12. Отметка о наличии приложенияОтметка о приложении, упомянутом в тексте письма, ставится в концеписьма (перед подписью) и свидетельствует о наличии приложения, которое,поясняя (дополняя) содержание письма, может являться его частью или бытьсамостоятельным документом, направляемым с этим письмом. Печатается онана 18-24 пт ниже текста письма.В приказе, распоряжении, правилах, инструкции, положении, другомдокументе (кроме письма), имеющем приложение, вместо отметки о наличииприложения, как это делается в письме, на первой странице приложения вправом верхнем углу пишется нумерационный заголовок, составные частикоторого (слово «Приложение» или «Приложение № …»; наименование видадокумента, к которому прилагается документа; дата и регистрационный номерэтого документа) отделяются друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.13. ПодписьРеквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица,подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалов,фамилии), располагается под текстом документа (или под отметкой о наличииприложения, если она имеется), выравнивается по левой границе текстовогополя и отделяется от текста (от отметки о наличии приложения) интервалом,достаточным для свободного размещения подписи.Если документ подписывает лицо, исполняющее обязанностируководителя, то перед наименованием должности руководителя ставятсябуквы «И.о.» и указываются инициалы и фамилия лица, подписывающегодокумент. Например, при оформлении письма на бланке Дирекции по ремонтутягового подвижного состава или на именном бланке начальника этойдирекции:И.о. начальника (личная подпись) К.П.Иванов».Не допускается подписание документа с использованием предлога «за»или косой черты перед наименованием должности.При подписании документа, составленного по результатам работыкомиссии (или другого рабочего органа), указываются не должности лиц,подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии(председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, член комиссии).Расшифровка личной подписи в реквизите «Подпись» печатается безскобок на уровне последней строки наименования должности и выравниваетсяпо правой границе текстового поля. Печатается реквизит «Подпись» на 36−48пт ниже последней строки текста документа, наименование должностиподписанта печатается с межстрочным интервалом 12 пт при многострочномнаименовании должности.Инициалы печатаются перед фамилией. Пробелы между инициалами, атакже между инициалами и фамилией не делаются.При наличии нескольких подписей, которые располагаются одна поддругой, наименование должностей и расшифровка подписей разделяютсямежстрочными интервалами 24−48 пт.Документ, издаваемый совместно с другими организациями,подписывается в количестве экземпляров, соответствующем числуорганизаций, его подписавших. Подписи должностных лиц располагаютсяна одном или на нескольких уровнях с интервалом 24−36 пт от последнейстроки текста.14. Гриф согласования документаСогласование документа с другими организациями (внешнеесогласование) оформляется грифом согласования. Составные части грифа (присогласовании должностным лицом сторонней организации – слово«СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовандокумент; личная подпись, инициалы и фамилия согласующего; датасогласования; при согласовании документом − слово «СОГЛАСОВАНО»;наименование документа, которым произведено согласование, с указанием егодаты и регистрационного номера) отделяются друг от друга межстрочныминтервалом 18 пт. Например:СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОЗаместитель председателя Письмо ЗАО «Металлургтранс»правления ОАО «Энергомаш» или от 20 декабря 2016 г. № 250(личная подпись) И.О.Фамилия18 декабря 2016 г.Наиболее распространены следующие виды расположения грифасогласования документа:1) если документ имеет титульный лист, грифы согласованиярасполагаются в нижней части титульного листа, с правой и левой стороны,если грифов согласования более двух.На документе, не имеющем титульного листа, гриф согласованиядокумента располагается, как правило, на свободном месте последнего листадокумента, под текстом;2) если грифов согласования много и они не помещаются на самомдокументе, их оформляют на отдельном листе – листе согласования, а надокументе делается отметка «Лист согласования прилагается».При согласовании документа несколькими должностными лицами грифысогласования располагаются на одном или на нескольких уровнях.15. Визы согласования документаВиза включает собственноручную подпись, ее расшифровку (инициалы,фамилию), должность визирующего и дату визирования.Если вместо руководителя документ визируется его заместителем илидругим уполномоченным руководителем работником, то указываетсядолжность, инициалы и фамилия этого работника.16. Оттиск печатиОттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, удостоверяющих права лиц, на документах по финансовым иматериальным вопросам, а также на иных документах, требующих заверенияподлинной подписи.Оттиск печати на документе ставится так, чтобы он был четким изахватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, незатрагивая его подписи.ДиректорОАО «РЖД» (печать)(личная подпись) И.О.Фамилия17. Отметка о заверении копии (выписки)Для придания копии документа юридической силы она должна бытьсоответствующим образом заверена.В правом верхнем углу копии документа, воспроизводящей подлинныйдокумент и все его внешние признаки, над реквизитом «Адресат» или «Грифутверждения документа» пишется слово «КОПИЯ». Соответствие копиидокумента подлинному документу подтверждается заверительной надписью«Верно» (делается на свободном месте в нижней части документа нижереквизита «Подпись») с указанием должности работника, заверившего копию,его личной подписи с расшифровкой и даты, и печатью, заверяющей подписьработника, например:Верно.Ведущий специалист отделадокументационногообеспечения (личная подпись) И.О.Фамилия07.12.2016 (печать)При оформлении выписки из документа в правом верхнем углу еепервого листа над реквизитом «Адресат» или «Гриф утверждения документа»пишется слово «ВЫПИСКА». Заверяется выписка так же, как копия документа.18. Отметка об исполнителеОтметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалыисполнителя документа, условное (сокращенное) наименование подразделенияобщества и номер служебного телефона исполнителя.Исп. Иванов И.И., ЦД(499) 262-62-62Отметка об исполнителе документа печатается шрифтом размером8−10 пт, как правило, в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листадокумента.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в делоОтметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:краткие сведения об исполнении документа (если документ исполненответным документом, то приводятся его дата и номер, а если такой документне подготавливался – краткие сведения об исполнении);слова «В дело»;дату направления документа в дело, подпись лица, сделавшего отметку(инициалы и фамилию), и расшифровку подписи.Примеры оформления отметки об исполнении документа и направленииего в дело:«Дан ответ письмом от 26.10.2016 № ИСХ-26.В дело (личная подпись) И.О.Фамилия29.10.2016»или«Вопрос решен на совещании 10.12.2016 с участием представителейМинтранса России, поставившего вопрос (излагаются краткие сведения орешении вопроса).В дело (личная подпись) И.О.Фамилия15.12.2016»Отметка об исполнении документа и направлении его в дело размещаетсявнизу лицевой стороны первого листа документа, в левой ее части, в случаенедостатка свободного места – на оборотной стороне первого листа._______________