Разработка автоматизированной информационной системы учета и контроля заказов (на примере ООО «Агроторг»)

Далее рассмотрены характерные для каждого из этапов работы над проектом риски и способы минимизации их негативных последствий (таблица 19).Таблица 19 - Оценка влияния рисков реализации проекта автоматизации № этапаЭтап реализации проекта Описание рискаСпособы минимизации рисков1Анализ технологии работы специалистов Ошибки в определении задач для внедрения информационной системы, в описании функций для программной реализации Экспертиза постановки задачи, утверждение задания на разработку проекта в профильных отделах2Разработка концепции проекта автоматизации Ошибки в разработке концептуальной моделиРегламентирование отчетности по каждому из этапов, что позволит выявлять неточности на начальных стадиях проекта 3Этап программной реализацииНеточности в создании программных модулейТестирование функционала по мере его реализации, что позволяет своевременно выявлять неточности 4Этап внедрения системыНеточности в распределении ролей пользователей, ошибки в настройках, системные конфликты Экспертиза системы со стороны специалистов по защите информации, системных администраторов5Эксплуатация и сопровождениеРиски, связанные с уходом сотрудников – разработчиков проекта Организация командной работы, документирование работы системыДля каждого из этапов создания информационной системы характерно наличие рисков, которые создают вероятность срыва сроков и увеличения бюджета проекта. Минимизация влияния негативного влияния рисков связана с резервированием времени, трудовых и финансовых ресурсов на каждый из этапов реализации проекта.В таблице 20 приведено план коммуникаций в части организации работы с проектом.Таблица 20 - План коммуникаций в части организации работы с проектомКатегория сотрудникаРоль в проектеВлияние на проектФункцииУровень заинтересованности в автоматизации бизнес-процесса ДиректорРуководство проектом ОпределяющееОрганизация работы специалистовВысокийСпециалист по внедрению системы автоматизацииВыбор платформы автоматизации работы поучету заказов поставщикамОпределяющее в технической частиТехническая реализация проекта ВысокийФинансистФормирование и утверждение меты проекта Определяющее в части организации финансированияПроведение платежейСреднийСистемный администраторВыбор функций, подлежащих автоматизации, анализ соответствия функционала ПО специфике компанииОпределяющее в части организации использованияАнализ функционала внедряемой системыВысокийСпециалисты по защите информацииЭкспертиза информационной безопасности внедряемой технологииОпределяющее в части безопасности организации использованияАнализ исполнения требований по защите информациисреднийДля обеспечения качества в рамках реализации проекта модернизации информационной системы предполагается использование следующих методов [3]:проверка работы системы путем ввода экспериментальных данных (контрольноетестирование);разработка контрольных списков, разработанных на стадии планирования качества; бенчмаркинг — сопоставлениеразработанных подсистемс существующими решениями на рынке программного обеспечения.Методы стимулирования качества разработки включают внедрение системы поощрений для сотрудников, задействованных в проекте. Премирование за проявление инициативы в рамках работы над проектом как для разработчиков, так и для постановщиков задач – работников отдела по работе с клиентами. Также премирование возможно за сдачу этапов с опережением графика, экономию ресурсов.Методы контроля включают:аудит состояния работы над проектом, соответствие фактически выполненных работ запланированным срокам;аудит расходования денежных средств;аудит качества результатов разработки над каждом из этапов.3.2. Расчет показателей экономического эффекта от внедрения системыОценка показателей получаемого экономического эффекта предполагает расчёт объемов вложений в реализацию проекта автоматизации технологии учета заказов поставщикам, которые сравниваются с получаемым эффектом, связанным со снижением стоимости выполнения технологических операций, связанных с автоматизацией бизнес-процессов в рамках данного проекта. (1) – время выполнения операций администраторамии пользователями системы по существующей технологии;Т - время выполнения операций администраторами и пользователями системы по автоматизированной технологии.Показатель относительного сокращения затрат на выполнение операций в денежном выражении (KC):(2)Показатель сокращения затрат на рабочем месте специалиста (YС):(3)Расчет периода, в течение которого предполагается возврат вложенных в проект средств, проводится по формуле:(4)где КП – смета на создание ИТ-решения.При реализации системы автоматизации предполагается необходимость затрат, связанных с привлечением специалистов к работе с системой автоматизации, приобретением материалов, амортизационные и эксплуатационные затраты. Также при расчете экономической эффективности необходимо учитывать дополнительные трудозатраты администраторов системы, связанные с сопровождением системы, что включает работу по управлению доступом, организацию резервного копирования, установку обновлений и сервисное обслуживание базы данных. Полученные показатели экономического эффекта необходимо рассчитывать с учетом внутренней ставки доходности. Далее проведена оценка объёмов вложений в создание информационной системы. В рамках расчета сметы на реализацию проекта был проведён расчет затрат, связанных с оплатой труда привлечённых специалистов, затрат на приобретение материалов и оплаты электроэнергии.В таблице 21 показана оценка расходов на оплату труда привлечённых к реализации проекта специалистов. Таблица 21 - Оценка расходов на оплату труда привлечённых к реализации проекта специалистовДолжностьСтавка оплаты труда за 1 час., руб.Временные затраты, час.Общие затраты на оплату трудаРазработчик программного продукта400202.581000Координатор по работе с клиентами ООО «АГРОТОРГ»3508028000Сотрудник по информационной безопасности2308018400Сотрудник по работе с пользователями20051000Общая величина затрат128400Таким образом, при планировании проекта автоматизации необходимо предусмотреть расходы на оплату труда в объеме 128,4 тыс. руб., с учетом страховых взносов: руб.Расчёт издержек, связанных с использованием компьютерного оборудования, производится из соотношения:(4) – величина издержек, связанных с амортизацией компьютерного оборудования, руб.T – длительность процесса разработки системы;T0 – период полезного использования оборудования.S – стоимость оборудования, руб.Величина оплаты потребленной электроэнергии: – сумма расходов по указанной статье, руб.;t – стоимость 1кВт*ч в руб.N – Потребляемая мощность используемого оборудования, кВт.Для работы над проектом предполагается выделение бюджета в 5000 руб. на накладные расходы, связанные с приобретением необходимых расходных материалов.Суммарные затраты (Кп), связанные с реализацией проекта: Кп = Z + + + Кп = 167176 + 2000 + 756 + 5000 = 174932 руб.С учетом выделения резервов финансирования в 10% от бюджета проекта затраты составляют: Кп = 1,1*174932 = 192425руб.Расчет показателей сокращения трудоемкости бизнес-процессов приведен в таблице 22.Таблица 22 - Расчет показателей сокращения трудоемкости бизнес-процессовТехнология Периодичность выполнения(раз в год)Длительность по существующей технологии, мин. Длительность по внедряемой технологии, мин.Снижение трудозатрат, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Экономия трудозатрат (руб.)Учет данных о товарах10010288006667Учет данных о поставщиках601501149894074500Учет заявок поставщикам10030129290024167Отслеживание статусов заказов10030129290024167Печать отчетности 10060159590049167Всего178668Таким образом, оценка полученного эффекта (∆С) составляет 178668 руб. в год. Далее проведен расчет эксплуатационных затрат, связанных с использованием системы (таблица 23).Таблица 23 - Расчет эксплуатационных затрат, связанных с использованием системыВид работВременные затраты в год, час.Часовая оплата труда, руб.Годовая величина оплаты труда, руб.ФОТ с учетом страховых взносов, руб.Резервное копирование БД20420840010936.8Работа с ТУД1542063008202.6Сервисное обслуживание БД304201260016405.2Установка обновлений20420840010936.8Итого46481.4Таким образом, величина годового экономического эффекта с учетом эксплуатационных затрат составляет: S = 178668 – 48481 = 130187 руб.Величина ежемесячного экономического эффекта составляет:Далее с помощью функции КПЕР с учетом ставки дисконтирования в 7.5% годовых проведено вычисление срока окупаемости проекта:Рисунок 30 – Расчет периода окупаемости с учетом дисконтированияКак показано на рис.30, срок окупаемости составляет 18,9 мес.Таким образом, расчеты, связанные с оценкой экономического эффекта показали, что внедрение разработанной системы обеспечивает оптимизацию работы компании за счет сокращения времени выполнения технологических операций с учетом дополнительной нагрузки на администраторов, обусловленной необходимостью обслуживания базы данных. Выводы по главе 3В экономической части работы проведено проектирование этапов мероприятий по разработке и вводу разработанной системы по учету заказов поставщикам в эксплуатацию, проведена оценка ожидаемого негативного влияния факторов риска. Определен перечень специалистов, задействованных в реализации проекта, определены сроки по каждому из этапов проекта. Далее проведён расчет показателей ожидаемой экономической выгоды, обусловленной возможностями, получаемыми компанией за счет внедрения системы автоматизации технологии учета заказов поставщикам. Полученные результаты показывают, что проект автоматизации технологии учёта заказов поставщикам является экономически обоснованным.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ данной работе проведено проектирование информационной системы для автоматизации технологии работы с заявками для поставщиков в условиях компании, профиль деятельности которой связан с продажей товаров СХ производства. Актуальность внедрения системы автоматизации в указанное направление деятельности обусловлена необходимостью оптимизации технологии работы торговых компаний в части учета реализации СХ продукции, повышения эффективности работы специалистов, снижения управленческих издержек. Мониторинг процессов взаимодействия с поставщиками позволяет своевременно формировать заявки на поставку товаров под реализацию, анализировать статистику объемов поставок, минимизировать ситуацию дефицита товарной продукции и затоваривания складских помещений. Выполнены задачи:изучение специфики деятельности исследуемой компании;разработка модели бизнес-процессов учета и контроля заказов для поставщиков;определение перечня задач для автоматизации технологии работы с заказами для поставщиков СХ продукции;разработка структуры данных информационной системы;программная реализация информационной системы и ее тестирование;планирование проекта внедрения системы в деятельность компании;расчет показателей экономической эффективности проекта.В аналитической части работы проведён анализ деятельности ООО «Агроторг», рассмотрены основные направления деятельности компании, проведено изучение структуры информационных потоков, связанных с технологией управления заказами. Далее приведено описание бизнес-процессов работы с поставщиками, определен перечень недостатков, связанных с неавтоматизированным режимом работы, который включает: невозможность оперативного получения данных о необходимости поставки товаров в торговые точки, формирования заказов для поставщиков, отслеживания статуса их исполнения. Задачи автоматизации включают ведение картотеки поставщиков, учет данных по реализуемой продукции и заявках на их реализацию, формирование заказов для поставщиков на основе собранной информации с торговых точек, их передача поставщикам, отслеживание поставок продукции по заявкам, формирование о аналитической отчётности по работе с заявками для поставщиков. Далее проведено составление технического задания на создание информационной системы в соответствии с поставленными задачами.В качестве способа совершенствования бизнес-процесса предлагается внедрение информационной системы. По результатам анализа функционала систем автоматизации учета логистических услуг было показано их неполное соответствие специфике работы компании. В проектной части работы выполнено: разработана структура данных информационной системы, определен перечень информационных объектов, их реквизитный состав, установлены межтабличные связи. Далее проведено построение UML-модели системы, определены пользовательские сценарии работы с системой, описаны прецеденты. Далее проведено обоснование выбора среды реализации приложения. Реализация программного обеспечения проведена в среде "1С: Предприятие". Описаны пользовательские режимы работы с конфигурацией, включающие работу со справочной, оперативной информацией, формирование отчётности. Далее проведено описание процесса конфигурирования системы, включая работу с подсистемами пользовательскими ролями, настройку объектов базы данных, включая справочники, документы, регистры, работу с макетами отчетной информации. Тестирование разработанной системы показало соответствие разработанного функционала техническому заданию.В экономической части работы проведено проектирование этапов мероприятий по разработке и вводу разработанной системы по учету заказов поставщикам в эксплуатацию, проведена оценка ожидаемого негативного влияния факторов риска. Определен перечень специалистов, задействованных в реализации проекта, определены сроки по каждому из этапов проекта. Далее проведён расчет показателей ожидаемой экономической выгоды, обусловленной возможностями, получаемыми компанией за счет внедрения системы автоматизации технологии учета заказов поставщикам. Полученные результаты показывают, что проект автоматизации технологии учёта заказов поставщикам является экономически обоснованным.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВБашлыкова А. А. Проектирование и стандартизация информационных, информационно-вычислительных и телекоммуникационных систем: учебное пособие / Башлыкова А. А. - Москва: МИРЭА - Российский технологический университет, 2021. –412с.Волкова В.Н. Информационные системы в экономике : учебник для вузов / В. Н. Волкова, В. Н. Юрьев, С. В. Широкова, А. В. Логинова. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 402 с. Градусов А. Б. Базы данных: введение в технологию баз данных: учебно-практическое пособие / А.Б. Градусов. - Владимир: Изд-во ВлГУ, 2021. – 207 с.Грекул В. И.  Проектирование информационных систем : учебник и практикум / В. И. Грекул, Н. Л. Коровкина, Г. А. Левочкина. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 385 с. Григорьев М. В.  Проектирование информационных систем: учебное пособие / М. В. Григорьев, И. И. Григорьева. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 318 с. Гринченко Н. Н., Громов А. Ю., Хизриева Н. И. Проектирование информационных систем : учебник / Н. Н. Гринченко, А. Ю. Громов, Н. И. Хизриева. - Москва: Курс, 2021. – 175с.Долганова О. И.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 289 с. Донников Ю.Е. Правовое регулирование создания и использования баз данных: монография / Ю.Е. Донников. - Москва: Юстицинформ, 2021. – 219 с.Завьялов А. В. Диаграммы UML для анализа и проектирования информационных систем: учебно-методическое пособие / Завьялов А. В. - Москва: МИРЭА - Российский технологический университет, 2021. –99с.Калюжнова Н. Я.  Современные модели маркетинга: учебное пособие / Н. Я. Калюжнова, Ю. Е. Кошурникова. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 170 с.Коваленко В. В. Проектирование информационных систем: учебное пособие / В.В. Коваленко. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2021. – 355с.Кожевникова Г. П.  Информационные системы и технологии в маркетинге: учебное пособие для вузов / Г. П. Кожевникова, Б. Е. Одинцов. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 444 с.Нестеров С. А.  Базы данных: учебник и практикум для вузов / С. А. Нестеров. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 230 с.Нетесова О. Ю.  Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие для вузов / О. Ю. Нетесова. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 178 с.Парфенов Д. В., Петрусевич Д. А. Программирование / Парфенов Д. В., Петрусевич Д. А. - Москва: МИРЭА - Российский технологический университет, 2022. –256с.Полищук Ю. В., Боровский А. С. Базы данных и их безопасность : учебное пособие / Ю. В. Полищук, А. С. Боровский. - Москва: ИНФРА-М, 2021. – 195с.Радченко М. Г., Хрусталева Е. Ю. 1С: Предприятие 8.3: практическое пособие разработчика. –Москва: Э, 2020. – 926 с.Семененко Т. В. Архитектура информационных систем. Объектно-ориентированный подход: учебно-методическое пособие / Т. В. Семененко. - Санкт-Петербург: ГУАП, 2020. – 42с.Система автоматизации логистики RELOG. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://getrelog.comСистема автоматизации учета доставки товаров Мегалогист. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://mega-logist.ru/?ysclid=lb3jx8ais8270917000Смоленцева Т. Е., Исаев Р. А. Проектирование предметно-ориентированных информационных систем: учебно-методическое пособие / Смоленцева Т. Е., Исаев Р. А. - Москва: МИРЭА - Российский технологический университет, 2022. – 210 с.