Автоматизация документооборота в Муниципальном предприятии "Управление жилищно-коммунального хозяйства" г. Обнинск

Рисунок 16 - Блок-схема модуля М82.4. Контрольный пример реализации проекта и его описаниеДалее приведем описание программного обеспечения автоматизации Документооборота на платформе «1С: Предприятие».На рисунке 17 показана главная форма конфигурацииРисунок 17 - Главная форма конфигурацииИз режима главной формы доступен переход к работе с со справочной, оперативной и отчетной информацией.На рисунках 18-19 приведены формы работы со справочником «Номенклатура дел».Рисунок 18 – Справочник «Номенклатура дел» (список)В справочнике номенклатуры дел приводятся наименование позиций, по которым осуществляется хранение документов в архиве.Рисунок 19 - Справочник «Номенклатура дел» (добавление)На рисунках 20-21 приведен режим работы со справочником контрагентов.Рисунок 20 – Режим работы со справочником контрагентов (список)В режиме списка контрагентов доступны возможности просмотра данных о компаниях, с которыми осуществляется документооборот, проведение сортировки информации и фильтрации данных. Рисунок 21 - Справочник отправителей (добавление)В справочник отправителей вводится информация, содержащая наименование и контактные данные о компании, с которой проводится обмен корреспонденцией. На рисунках 22-23 показаны режимы работы со справочником сотрудников.Рисунок 22 – Справочник сотрудников (список)В режиме списка сотрудников доступны возможности просмотра данных о специалистах, задействованных в системе документооборота, проведение сортировки информации и фильтрации данных. Рисунок 23 - Справочник сотрудников (добавление)В справочник сотрудников вводится информация, содержащая ФИО, выбирается должность из классификатора, вводится контактная информация. На рисунках 24-25 приведен режим регистрации исходящего документа.Рисунок 24 – Исходящий документ (регистрация)В режиме ввода данных по исходящему документу проводится выбор отправителя из справочника сотрудников, заполняется номер, дата, содержание, проводится выбор получателя.Рисунок 25 – Исходящие документы (список)В режиме списка исходящих документов возможно проведение выборки и сортировки по различным реквизитам, содержащим данные по дате и времени отправления, данные по отправителям и получателям. На рисунке 26 приведен режим регистрации входящего документа.Рисунок 26 – Форма ввода входящего документаКак показано на рисунке 26, в системе предусмотрен режим загрузки сканированной копии документа. На рис.27 приведён режим списка входящих документов, из которого возможно проведение фильтрации, поиска по различным реквизитам.Рисунок 27 – Список входящих документовВ системе реализован режим формирования выходных документов. На рисунке 28 показан отчет о количестве документов по специалистам. На рисунке 29 приведен отчет, в котором отображается список документов, срок исполнения которых истек. Рисунок 28 – Список документов, срок исполнения которых истекРисунок 29 – Отчет по количеству документов по специалистамНа рисунке 30 показан отчет, в котором приведен список документов, находящихся на исполнении.Рисунок 30 - Список документов, находящихся на исполненииНа рисунке 31 приведен отчет о наполняемости номенклатуры.Рисунок 31 – Отчет о наполняемости номенклатурыВыводы по разделуВ проектной части работы проведено создание структуры данных информационной системы документооборота для МП «УЖКХ» г.Обнинска, определена модель жизненного цикла (спиральная), стратегия внедрения (опытная эксплуатация). Описан прототип разработанного программного решения, по результатам тестирования которого показано соответствие поставленным задачам.3. Обоснование экономической эффективности проекта3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективностиПринятие решения о вводе системы в промышленную эксплуатацию принимается на основании обоснованной экономической эффективности, при отсутствии которой разработка проекта не имеет смысла. Далее проведён анализ факторов получаемой экономической выгоды и оценка размеров получаемого эффекта [7].В рамках проведения оценки экономического эффекта внедрения системы предполагается проведение сопоставления затрат, связанных с вложениями в создание системы автоматизации работы по контролю исполнения документов (включая трудовые, материальные вложения в покупку оборудования и лицензий на ПО) [25].Для проведения анализа экономической эффективности внедрения разработанной системы определим перечень процессов, которые автоматизированы посредством внедрения информационной системы документооборота. В качестве методики оценки экономического эффекта выбрана методика сравнения внедряемой технологии с используемой в настоящее время. В соответствии с данной методикой производится расчет сокращения трудозатрат на выполнение технологических операций () с учетом периодичности их выполнения в течение года [27]. – общий объем временных затрат на выполнение операций документооборота в годовом выражении до внедрения информационной системы;Т - общий объем временных затрат на выполнение операций документооборота в годовом выражении при внедрении информационной системыВ денежном выражении величина экономического эффекта () вычисляется по формуле:С0 – величина оплаты труда специалистов, задействованных в выполнении автоматизируемых технологических операций.Вычисленные показатели экономического эффекта в денежных единицах сравниваются с размером вложений в реализацию проекта, что включает оплату труда сотрудников, задействованных в проекте. Также проводится учет стоимости машинного времени, вложения в накладные расходы, оплату электроэнергии. Также при необходимости постоянных издержек, связанных с использованием системы, их величина уменьшается из величины получаемого экономического эффекта [6]:(Z –постоянные затраты, связанные с вводом системы в эксплуатацию)Далее осуществляется сравнение величины полученного эффекта и вычисленного значения суммы затрат в создание системы, проводится расчет показателей денежных потоков с учётом дисконтирования.3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проектаСмета расходов на реализацию проекта включает следующие статьи затрат:- заработная плата специалистов, задействованных в проекте автоматизации;- приобретение материалов, необходимых при работе над проектом автоматизации;- оплата электроэнергии.В таблице 21 показаны расчеты сумм заработной платы специалистов, задействованных в проекте автоматизации.Таблица 21Расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системыКатегория специалистаВеличина оплаты труда специалиста за 1 час., руб.Величина трудозатратВеличина заработной платы, руб.Разработчик82010082000Специалист отдела делопроизводства3508028000Начальник группы делопроизводителей4604018400Финансист50021000Итого129400Сумма вложений, связанных с оплатой труда специалистов, составила 129,4 тыс. руб. С учетом отчислений страховых взносов, тариф которых составляет 30,2%, величина затрат принимает значение: руб.Расчет затрат, связанных с использованием компьютерного оборудования, производится через расчёт доли времени разработки системы относительно срока амортизации, составляющего для данной категории оборудования 5 лет.Затраты, связанные с оплатой тарифа электроэнергии, составляющего в 6 руб.за 1кВт*ч с учетом 180 часов машинного времени, 0,7 кВт полезной мощности используемого оборудования, составят: В рамках реализации системы в качестве накладных расходов использованы материалы, необходимые для печати сопроводительной документации, технических заданий, заявок на настройку ролей пользователей, подсистем. Для хранения эталонных копий программного обеспечения предполагается использование flash-накопителей. Также приобретается тонер-картридж для принтера и канцелярские принадлежности [1].В таблице 22 приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица 22Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоКанцелярские принадлежности 100011000Бумага для принтера 5001500Flash-накопители5001500Расходные материалы для принтера300013000Итого5000Суммарные затраты, связанные с реализацией проекта: S = 167176 + 2000 + 756 + 5000 = 174932 руб.Таблица временных затрат на выполнение операций в базовом и предлагаемом вариантах приведена в таблице 23.Таблица 23Таблица временных затрат на выполнение операций в базовом и предлагаемом вариантахТехнологияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Учет данных об отправителях200010281600080000Учет сотрудников компании30015114420021000Учет входящих документов50004131500075000Учет отправленных документов50003121000050000Учет видов резолюций50201193801900Учет просроченных документов10001019900045000Формирование сводов 6010194502250Итого275150Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Индекс снижения трудозатрат:Индекс снижения стоимостных затрат:Индекс снижения стоимостных затрат:Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Для расчета параметров окупаемости проекта необходимо вычислить показатели сокращения длительность исполнения операций, связанных с работой с документами, ведением картотек специалистов, учетом отправителей, возможностями формирования отчётности по работе с документами. Оценка срока возврата вложенных средств составляет 7,6 мес. На рисунке 32 показана диаграмма сокращения времени выполнения технологических операций, на рисунке 33 – диаграмма сокращения стоимости выполнения технологических операций.Рисунок 32 – Снижение трудоемкости бизнес-процессов документооборота Рисунок 33 – Снижение трудоемкости бизнес-процессов документооборота в денежном выраженииВыводы по главе 3Экономическая эффективность внедрения информационной системы связана с сокращением временных затрат на выполнение основных технологических операций по контролю исполнения документов. Достижение косвенного экономического эффекта обусловлено возможностью использования созданного программного решения для анализа эффективности управленческих процессов в компании. Полученная оценка сроков окупаемости проекта по созданию информационной системы показывает, что вложения в создание проекта, возвращаются через 7,6 мес. ЗаключениеВ данной работе проведена программная реализация информационной системы для автоматизации технологии работы с документами для МП «УЖКХ» г.Обнинска. Использование информационных систем в деятельности служб делопроизводства позволяет проводить мониторинг сроков и качества отработки документов, обеспечивает возможности поиска данных о реквизитах документов, истории их отработки, а также информации об отправителях, содержании и типе корреспонденции.Проведено решение задач:изучение организационной структуры и профиля деятельности МП «УЖКХ» г.Обнинска;анализ бизнес-процессов работы с документами, выявление потребностей пользователей во внедрении информационной системы;анализ ИТ-инфраструктуры организации;изучение возможностей программных решений в области автоматизации работы с документами;разработка структуры данных информационной системы документооборота;разработка требований к архитектуре приложения;определение требований к информационной системе по видам обеспечения;описание разработанной системы;разработка проекта внедрения системы, выбор стандарта жизненного цикла, способа автоматизации;расчет стоимости проектных решений, оценка получаемого экономического эффекта в денежном выражении.В рамках анализа предметной области изучена специфика работы компании МП «УЖКХ» г.Обнинска. Показано, что компания представляет собой наукоемкое производство, специфика деятельности которого связана с необходимостью соблюдения режима секретности. По итогам анализа бизнес-процессов документооборота были выявлены недостатки, связанные с потерей оперативности при передаче зарегистрированных документов для простановки резолюций, отправке исполнителям, контроле сроков отправки отчетов и формированию отчетности по работе с документацией, что может приводить к санкциям, связанным с нарушением административных регламентов работы с документами. Изучение возможностей систем документооборота показало их неполное соответствие специфике работы компании. В проектной части проведено определение перечня информационных объектов, разработана реляционная модель данных, описана архитектура приложения. Далее описана структура базы данных, рассмотрены требования к среде разработки и к соблюдению требований в области защиты информации. Разработка содержит возможности работы со справочной информацией по отправителям и получателям корреспонденции, специалистам организации, возможности работы с данными по отправленным и полученным документам и формированию отчетности. В рамках проведения расчета экономических показателей определен перечень факторов, определяющих эффективность использования системы автоматизации работы с документами. Рассчитана смета реализации проекта автоматизации. По итогам расчетов указанных показателей рассчитан срок окупаемости проекта. Показано, что внедрение разработанной системы в деятельность организации является экономически обоснованным. Список использованных источниковАврунев О. Е., Стасышин В. М. Бизнес-информатика. [Текст] учебное пособие: / О. Е. Аврунев, В. М. Стасышин. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2018. – 121с.Нестеров С. А.  Базы данных: учебник / С. А. Нестеров. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 230 с.Гордеев С. И.  Организация баз данных в 2 ч.: учебник / С. И. Гордеев, В. Н. Волошина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 310 с.Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Автоматизация ИТ-сервисов на предприятиях. [Текст]: учебно-методическое пособие / Н. А. Бабиева, Л. И. Раскин. – М.: Инфра-М, 2018. – 208 с.Баранчиков А. И. Управление ИТ-инфраструктурой организаций [Текст] : учебник / А. И. Баранчиков. - Рязань: РГУ, 2019. - 219 с.Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность [Текст] : Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2018. - 528 c.Гантц И. С. Разработка конфигураций в среде "1С: Предприятие»: учебно-методическое пособие / И. С. Гантц. - Москва : МИРЭА - Российский технологический университет, 2020. - 63 с.Стружкин Н. П.  Базы данных: проектирование : учебник для вузов / Н. П. Стружкин, В. В. Годин. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 477 с. Даева С. Г. Основы разработки корпоративных информационных систем на платформе 1С: Предприятие 8.3: учебно-методическое пособие / Даева С. Г. - Москва : РТУ МИРЭА, 2020. – 562с.Зимин, В.В. Управление жизненным циклом ИТ-сервисов в системах информатики и автоматизации (лучшие практики ITIL) [Текст] : учебное пособие / В. В. Зимин. - Кемерово: Кузбассвузиздат, 2018. – 499 с.Крупенина Н. В., Тындыкарь Л. Н. Базовые информационные процессы и технологии на транспорте. Основы конфигурирования в среде "1С: Предприятие": учебное пособие / Н. В. Крупенина, Л. Н. Тындыкарь. - Санкт-Петербург : Изд-во ГУМРФ имени адмирала С. О. Макарова, 2020. – 138с.Катеринина С. Ю. Корпоративные информационные системы. Работа на платформе "1С: Предприятие 8.3": учебное пособие / С.Ю. Катеринина. - Волгоград :ВолгГТУ, 2018. – 145 с. Филимонова Е. В. Разработка и реализация конфигураций в системе 1С: Предприятие: учебник / Е. В. Филимонова. - Москва : Университет Синергия, 2020. – 206 с.Широкова Е. В. Разработка простых отчетов в "1C: Предприятие 8.3" с использованием системы компоновки данных: учебное пособие / Е. В. Широкова. - Калуга : Манускрипт, 2017. - 83 с.Кетько Н. В., Копылов А. В., Скитер Н. Н. Программирование задач оперативного учета в системе "1C: Предприятие" : учебное пособие / Н.В. Кетько, А.В. Копылов, Н.Н. Скитер. - Волгоград :ВолгГТУ, 2019. – 81 с.Лаврищева Е. М. Программная инженерия и технологии программирования сложных систем: учебник для вузов / Е. М. Лаврищева. 2-е изд., исп. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. — 432 с.Левенец А. В. Информационные процессы и системы. Основы теории : учебное пособие / А. В. Левенец. - Хабаровск: Изд-во ТОГУ, 2018. - 127 с. Кузнецов В.В. Системный анализ: учебник и практикум для вузов / В. В. Кузнецов. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 270 с.Заграновская, А. В.  Системный анализ: учебное пособие для вузов / А. В. Заграновская, Ю. Н. Эйсснер. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 424 с. Советов Б. Я.  Базы данных: учебник для среднего профессионального образования / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 420 с.Долганова О. И.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова ; под редакцией О. И. Долгановой. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 289 с.