Обеспечение сохранности архивных документов

Выдача вещей во временное пользование другим организациям оформляется законом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дело, и руководителем принимающей организации: подписи скрепляются служебными печатями организации.Копия, восстановление, обязательное страховое свидетельство выдается по запросу. Приказ оформляется в архиве организации в виде документа о выдаче файлов во временное пользование другой организации. Материалы выдаются со склада для использования и работы по страховому копированию, реставрации и переплету только в переработанном виде.Проверка наличия и состояния вещей – это постоянно плановая работа архива. В ходе этих работ устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие их количеству, указанному в учетных документах, а также в документах, подлежащих восстановительной и профилактической обработке.Наличие файлов постоянного хранения проверяется один раз в 5 лет, личных дел и файлов временного хранения (более 10 лет) - не реже одного раза в 10 лет.Архив осуществляет разовые проверки наличия и состояния предметов:· после перемещения дел в другое помещение;· после аварийных событий, повлекших перемещение дел или доступ к местам хранения посторонних лиц;· в случае изменения руководства архива или лица, ответственного за архив;· при реорганизации или ликвидации организации.Перед началом работ по проверке наличия и состояния дел проверяются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям. проверяемого инвентаря. списки и правильную нумерацию дел. информация в отчетах фонда.Наличие дел проверяется путем сравнения описательных записей с описями и описательными предметами на крышках дел.При проверке наличия дел сверяют:- название фондообразователя и его структурного подразделения;- номер дела;- делопроизводственный индекс;- заголовок дела;- даты дела;- количество листов в деле.Физическое состояние вещей определяется визуальным осмотром – наличие плесени, механических повреждений.При проверке запрещается делать записи в учетных документах (в том числе описях). Все выявленные недостатки фиксируются в протоколе проверки и в дальнейшем в протоколе проверки. Дела, выданные структурным подразделениям организации, сверяются с книгой выдачи дел из хранилища.При проверке наличия кейсов необходимо:1. следить за порядком вещей на полках, в ящиках и ящиках;2. после проверки верните основные ящики в соответствующие коробки и папки;3. собрать документацию о невыявленных случаях;4. удалить не включенные в список дела, которые после проверки можно включить в список под номерами букв;5. удалять и изолировать случаи биологических вредителей.Наличие и состояние вещей проверяют сотрудники архива или специально назначенные комиссии. После заполнения лист проверки вкладывается в папку фонда.В конце каждой описи за аттестационным знаком делается запись «Проверка», дата проведения проверки и подпись работника, проводившего проверку. На основании контрольных отчетов составляется контрольный отчет по каждому фонду отдельно. Акты подписываются работниками, проводившими проверку. Акт проверки наличия и состояния вещей вносится в дело фонда после утверждения руководителем организации.Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.Документы, подтверждающие отсутствие дел:· акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;· акты о выделении документов и дел к уничтожению;· акты о неисправимых повреждениях дел;· акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.Проверка наличия и состояния дела считается завершенной путем внесения обнаруженных проверкой изменений в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о постоянно хранящихся делах в государственный архив для включения в контрольные экземпляры описей дел одобренных Национальным архивом, постоянная экспертная комиссия архивного учреждения.ЗАКЛЮЧЕНИЕВремя оставило свой след в сохранившихся документах. Действуют и разрушительные факторы – свет, тепло, вода, химикаты, грибки. На физическое состояние документов негативно влияют некачественная бумага и красители, неоднократное и небрежное обращение с документами. В результате происходит необратимый процесс изменения структуры бумаги, ее старения и износа, текст исчезает и повреждается. Во многих случаях имеются признаки механических повреждений. Дальнейшее хранение и использование таких документов связано с риском их полного уничтожения. Для обеспечения безопасности документов необходимо знать следующие основы: обеспечить физическую и химическую безопасность документов; создание материально-технической базы для хранения документов; учет движения документов; копирование документов для создания страхового фонда и пользовательского фонда; хранение документов. Первым требованием для создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего всем параметрам, обеспечивающим их сохранность. Требования к расположению архивов содержатся в современных нормативных и методических документах. Основные площади здания предназначены для складских помещений; они изолированы от лекционного зала и административных зданий. На складах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Для обеспечения сохранности документов важно не только само здание, но и помещения в нем. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Хранение документов в папках, папках, коробках и шкафах служит для защиты документов от света. Температура и влажность являются важнейшими факторами, гарантирующими сохранность архивных коллекций. На складах должен поддерживаться оптимальный температурный и влажностный режим. Комплекс требований, направленных на поддержание чистоты, вытекает из санитарно-гигиенического режима. Режим охраны распространяется на все помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры пожарной безопасности. К техническим мерам безопасности относятся: устройства внешнего наблюдения, устройства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время, устройства внутреннего наблюдения, используемые в рабочее время. Топография играет важную роль в организации хранения, то есть в определении мест хранения конкретных описей и дел. Для обеспечения местонахождения документов в хранилищах создаются специальные папки - топографические регистры. Индекс обычно составляется в виде карты. Для предотвращения краж разработана детальная система отслеживания движения документов. Документы могут быть освобождены от хранения только в ограниченных целях и на строго определенный срок. В этом случае отпуск документов со склада должен быть включен в специальные учетные документы. Обязательным видом работы по обеспечению безопасности документов является проверка их наличия и статуса. Речь идет об установлении соответствия фактического количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Наличие и состояние документов необходимо проверять не реже одного раза в 5 лет. При хранении документов они в той или иной степени подвергаются воздействию различных факторов, вызывающих необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие негативных факторов и повысить долговечность документов. Мы полностью выполнили задачи, поставленные в начале исследовательской работы, и установили, что для обеспечения безопасности архивов необходимо удовлетворить соответствующие требования и без сомнений реализовать их.БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОКФедеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (последняя редакция)Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"(Зарегистрирован 06.09.2023 № 75119)Алексеева Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам /Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2005. - №2. - С. 66-74. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. - М.: Академия, 2007. - 272 сАрхивный Фонд Российской Федерации: организация документов в архивах / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2002. - №2. - С. 3-9.Афанасьева Л.П. Бурова Е.М., Алексеева Е.В. Архивоведение. Теория и методика: учеб. для вузов. М.: МЭИ, 2012. 356 с.Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. - 2001. - № 2Булюлина Е.В. Архивоведение [Текст]: учеб.-метод. Пособие /Е.В. Билюлина. - Волгоград: ВолГУ, 2007. - с. 46Бурова Е.М. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации : учеб. для cтуд. учреждений сред. проф. образования : в 2 ч. Ч. 1 / Е.М. Бурова, Т.И.Хорхордина и др. ; под ред. Е.М. Буровой. — М. : Издательский центр «Академия», 2016. — 336 с. Бурова Е.М. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации: учеб. для студ. учреждений сред. проф. образования : в 2 ч. Ч. 2 / Е.М. Бурова, Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, А.Е.Родионова ; под ред. Е.М.Буровой. — М. : Издательский центр «Академия", 400 с.Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: - М.: ПГУ, 2006. - 132 с.Давыдова Э.Д. Организация работы архива [Текст] / Э.Д Давыдова, К.А. Жукова // Архивы и делопроизводство. - 2008. - №3. с. 14Зудин Н.А. Противопожарная безопасность должна быть надежной и безопасной [Текст] / Н.А Зудин, Т.И. Харитонова // Отечественные архивы. - 2009. - №2. с. 110Малышева С.Ю. Основы архивоведения. - Казань: Хэтер, 2002. - 170 с.Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001. - № 1.Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. – 2000. - № 1.Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2Раскин, Д. И.  Методика и практика архивоведения : учебник для среднего профессионального образования / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — 2-е изд. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 416 с.Старостин Е.В. Архивы России. Методологические аспекты архивоведческого знания: Учебное методическое пособие. - М.: РОИА, 2001. - 48 с.Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - М.: Приор-издат, 2004. - 160 с. Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение. Конспект лекций. - М.: Высшее образование, 2007. - 148 с.Приложение 1АРХИВНАЯ СПРАВКА   (наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)          Адресат   (почтовый адрес, индекс)    (телефон, факс)   (адрес электронной почты)   АРХИВНАЯ СПРАВКА    N    (дата)     На N ____________от    ТекстОснование:Должность руководителя организации или иного уполномоченного им лица    (подпись) (расшифровка подписи)(печать)Исполнитель(Фамилия, инициалы, номер телефона)