Анализ документооборота как составной части делопроизводства организации

В Администрации также используется система электронного документооборота. При ее использовании разрабатываются этапы движения документов. Применение этих этапов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Администрацию города.Следует отметить, что руководство не использует такие документы, как телефонограмма и телеграмма. По почте письменная корреспонденция доставляется в муниципалитет в виде простых и заказных писем, открыток, бандеролей и бандеролей, а также печатных изданий.Документооборот администрации Арамильского городского округа представлен на рисунке 2.1.Рисунок 2.1 - Документооборот администрации Арамильского городского округаТакже сотрудники, работающие с документами, используют интернет-портал или реестр документов, куда помещаются документы в электронном виде. Это обеспечивает быстрый поиск необходимого документа по номеру за предыдущие годы или же просмотр ответов на обращения граждан и другие функции для упрощенной и быстрой работы с документами. Доставка документов в Администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. Корреспонденция и письма от вышестоящих органов также принимаются по электронной почте. Документы, поступающие в администрацию в бумажном виде, проходят первичную обработку, предварительную экспертизу, регистрацию, управленческую оценку и доставляются исполнителям.Можно сказать, что в целом документооборот возрос. С 2020 по 2022 год количество документов увеличилось на 4255 экземпляров (14,4%). Возросло число входящей корреспонденции на 1141 документ (18,3%), кроме того, увеличилось число обращений граждан на 517 обращений (19,5%). Одной из причин увеличения входящей и исходящей корреспонденции явилось изменение структуры Правительства Свердловской области, т.е. появление новых министерств и управлений и создание внутри министерств департаментов, которые раньше были только в структуре администрации губернатора, в связи с этим увеличилась нормативно-правовая база.Основными проблемами документооборота Арамильского округа являются:1. Усиление нормативно-правовой базы на региональном и федеральном уровне, включение округа в целевые региональные и федеральные программы развития региона,2. Невозможность контролировать документооборот из-за отсутствия единой электронной системы,3. Потеря документов из-за большого документооборота и сложной структуры организации,4. Повторение документов, так как запись производится через книги входящей корреспонденции.5. Невозможность надлежащего контроля за оформлением документов в связи с тем, что регистрация производится в разных системах на приеме у главы администрации, а проверка документов осуществляется в административно-правовом отделе,6. Недостаточный профессионализм персонала в работе с компьютерами,7. Процесс согласования занимает слишком много времени, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов.8. Нарушение трудового законодательства при 8-часовом рабочем дне, в связи с большим потоком документов и очень сжатыми сроками предоставления справок или муниципальных услуг, работникам приходится задерживаться в нерабочее время для предоставления требуемых документов.2.3. Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в администрации Арамильского городского округа.От технологии организации работы с документами и качества документооборота зависит не только оперативность и результативность управленческих решений, но и общие показатели деятельности организации. Без стандартизированной системы управленческой документации сложно построить эффективный менеджмент.Среди большого разнообразия документов организационно-распорядительная документация является основным видом в документообороте организации.Такие документы разделяют на три группы: Организационные документы; Распорядительные документы; Справочно-информационные документы. Вся деятельность администрации Арамильского городского округа регулируется правовыми документами. В первую очередь - это организационные документы, которые создаются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции муниципалитета, его структуру, организацию работы, права, обязанности и ответственность главы администрации и заместителей, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав Арамильского городского округа и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. Вторая группа - распорядительные документы. К ним относятся приказы, указания, постановления, решения, распоряжения, которые издаются руководителем (главой администрации, города) для решения основных задач на вверенной ему территории. Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др. Деятельность органа муниципальной власти регламентирована.В рамках своих полномочий администрация самостоятельно подготавливает регламенты осуществления своей деятельности.Для устранения всех выявленных проблем в работе с документами в администрации, описанных в предыдущем пункте, для улучшения обеспечения администрации документами необходимо изменить некоторые моменты и улучшить инструкцию для администрации Арамильского район города. Изменения представлены в приложении.В связи с новыми тенденциями и требованиями, основанными на современных международных стандартах, необходимо создать методологическую базу, учитывающую эти требования, по подготовке управленческой документации. Для улучшения обеспечения управленческой документацией можно выделить построение алгоритма, на основании которого оценивается существующая система и отрабатываются все элементы процесса совершенствования системы.Для этого следует выделить основные этапы проектирования:- Проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для планирования,- Анализ стандартов внутренней документации и классификации документов,- Анализ существующего документооборота компании,- Анализ существующей документации (практика документооборота, практика хранения документов, практика создания файлов, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003),- анализ номенклатуры дел компании,- Фотосъемка рабочего дня персонала, занимающегося документооборотом компании, для определения фактического уровня использования техники ДОУ и практического документирования принятых решений,- Выявление недостатков в сопроводительной административной документации,- Разработка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ,- Разработка технического задания на проектирование,- Разработка плана рационализации документации и расчет ожидаемой экономической эффективности его реализации,- Процесс внедрения Поэтому в связи с ошибками, обнаруженными при изучении работы с документами в администрации Арамильского муниципального образования, предлагаются решения. Важно постоянно улучшать обеспечение управленческой документации для повышения качества работы, так как для этого создаются новые ресурсы и возможности.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ современных условиях постоянного поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, изменения форм и методов управленческой деятельности, увеличения объема информации, развития информационных технологий, а также внедрения новых информационных технологий в традиционные архивы. операционных систем, повышаются требования к качеству документации, обеспечивающей деятельность органов местного самоуправления, их соответствие современным требованиям и перспективы развития местного самоуправления в Российской Федерации.Кроме того, отсутствие должного внимания к выработке единых подходов к организации управленческой документации имеет различные негативные последствия, в частности разобщенность международных норм и технологий, неэффективность и недостаточную ценность хранимых информационных ресурсов и др.Поэтому совершенствование административно-документационного обеспечения, упорядочение документооборота в органах местного самоуправления является одним из методов совершенствования и упорядочения управления.Совершенствование системы документооборота управления на местном уровне позволяет подготовить общество к жизни в условиях глобальных ИТ, так как результатом этого совершенствования является повышение профессионализма муниципальных служащих, способных быстро реагировать и гибкой в ​​постоянно меняющихся условиях современного информационного общества.Анализ системы ДОУ администрации Арамильского городского округа выявил следующие основные проблемы в данной сфере:-недостаточность локальной нормативно-методической базы, регламентирующей предмет работы с документами,-высокая загруженность специалиста, отвечающего за организацию и документацию, что негативно сказывается на качестве выполняемой им работы,- трудности с поиском документов;- риск потери документов при их транспортировке,-большие временные затраты на согласование документов.Все эти проблемы при должном внимании может решить Глава Администрации городского округа, на которого возложена организация документального обеспечении.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫФедеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (ред. от 03.04.2017) // [Электронный ресурс]. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 19.12.2016) // [Электронный ресурс]. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утв. решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 25.12.2020 N 34). [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://base.garant.ru/400166004/ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 2 (37) 2022 ISSN: 2499-9911 12 План деятельности Росархива на 2017 – 2022 годы. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://archives.ru/sites/default/files/2017-project-planrosarchive-2017-2022.pdf.Постановление правительства РФ от 15 февраля 2022 г. № 172 «О государственной информационной системе «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» // Собрание законодательства Российской Федерации от 21 февраля 2022 г. № 8 ст. 1178.Постановление Правительства Российской Федерации от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов"» // Собрание законодательства Российской Федерации от 7 марта 2022 г. № 10 ст. 1532. Инструкция по делопроизводству: утв. постановлением Главы Арамильского городского округа от 12 августа 2013 № 875.Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с «Положением о Федеральном архивном агентстве») // Собрание законодательства Российской Федерации. 2016. № 26.Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.Белов И.И. Управление документами: от компьютеризации до технологий искусственного интеллекта // Вестник ВНИИДАД. 2021. № 4. C. 71- 78. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.Брезгина И. И. Направления совершенствования документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти // Молодой ученый. — 2017. — №51. — С. 146-148. — URL https://moluch.ru/archive/185/47285/ (дата обращения: 01.10.2023).Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020. — 170 с.Кирсанов, С.А., Яновский, В.В. Организация и регламенты муниципальных услуг в Российской Федерации: монография. / С.А. Кирсанов, В.В. Яновский. − М.: Издательство «Русайнс», 2015. − 284 с.Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2016. 477 c.Кукарина Ю.М. Документирование деятельности представительных органов местного самоуправления Российской Федерации // Делопроизводство. – 2018. - №2. – С.34-45.Нестеров Р. Ю. Делопроизводство в организации управленческой деятельности органов местного самоуправления. — URL https://cyberleninka.ru/article/n/deloproizvodstvo-v-organizatsii-upravlencheskoy-deyatelnosti-organov-mestnogo-samoupravleniya. / (дата обращения: 01.10.2023).Официальный сайт Администрация Арамильского городского округа. — URL https:https://adm.aramilgo.ru/ (дата обращения: 01.10.2023).Система муниципального управления. Учебник для вузов / Под ред. В.Б. Зотова. − СПб.: Питер, 2006. − 512 с.Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.Устав Арамильского городского округа: утв. Решением Арамильской муниципальной Думы от 28 апреля 2005. № 15/10.