основные учетные документы государственного архива и их целевое назначение

Данные об объеме материалов также повторяются, однако этот показатель, присутствующий в большинстве учетных документов, не всегда выводится сразу. Объем принятых в архив документов указан в книге учета, объемы по фондам приводятся в листе фонда, где этот показатель вычисляется на основе итоговых записей в описях. Затем, в карточке фонда указывается количество дел, хранящихся на 1 января текущего года, а общий объем документов архива вычисляется как сумма объемов всех хранящихся в нем фондов.Количество фондов, хранящихся в архиве, может служить еще одним примером: цифра в паспорте областного архива, соответствующая этому количеству, должна совпадать с числом карточек фондов в фондовых каталогах архивного отдела и архивного управления области, а также в Центральном фондовом каталоге Росархива. Дополняемость учетных документов также можно проследить на примере подсчета количества листов документов. Этот показатель основан на нумерации листов в описях и листах фондов и используется для определения общего количества листов в каждом фонде.Основываясь на представленной информации, можно предложить следующие дополнения к тексту:Во-первых, можно описать роль и важность учетных документов в системе архива. Учетные документы служат не только для учета и регистрации документов, но также обеспечивают контроль за их сохранностью и использованием.Во-вторых, можно рассказать о том, как автоматизация процессов учета в архивах помогает упростить и ускорить работу с документами. Это особенно актуально в свете современных требований к оперативности и доступности информации.В-третьих, стоит упомянуть о важности стандартизации и унификации учетных документов. Это позволяет избежать ошибок и неточностей при работе с документами, а также облегчает их поиск и использование.И последнее, можно подчеркнуть значимость обучения и повышения квалификации сотрудников архивов в области учета и хранения документов. Это поможет улучшить качество работы архивов и обеспечить сохранность документов для будущих поколений.Поскольку учетные документы представляют собой материалы первостепенной важности, то в архивах должна быть гарантирована их полная сохранность.Поэтому книги поступлений, списки, листы и дела фондов, неприкосновенные экземпляры описей сосредоточиваются в изолированном помещении и находятся в ведении специального подразделения архива или у сотрудника-, отвечающего за учет документов. Каждый том книги поступлений, списка фондов и листов фондов прошнуровывается н опечатывается сургучной печатью государственного архива, количество листов каждого тома заверяется. Внесение изменений в учетные документы осуществляется только в специальном подразделении или сотрудником, отвечающим за учет, которые также готовят ежегодные «Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов», карточки фондов для архивного органа и составляют паспорт архива.Централизация учета в государственном архиве способствует обеспечению сохранности учетных документов и осуществлению через учет контроля за обеспечением сохранности архивных материалов.В архивных органах концентрируются паспорта государственных архивов, карточки фондов и ежегодные «Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов». Архивный отдел (управление) готовит сводный паспорт по области, краю, республике, ведет фондовый каталог и контролирует правильность ведения учетных документов в подведомственных архивах.В архивах учреждений, организаций и предприятий фонды и дела подлежат учету. Основными учетными документами являются описи дел, список фондов, листы фондов, паспорт архива. На каждый фонд заводится дело фонда.Дела учитываются прежде всего по описям. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатурам дел. Каждой описи при ее поступлении в архив присваивается очередной порядковый номер по листу фонда. Если документы одной описи поступают по частям, то номер присваивается описи при первом поступлении, все последующие продолжения учитываются под тем же номером.Описи документов постоянного и временного хранения нумеруются отдельно (описи № 1, 1в, 2,2в).Особенностью учета документов ведомственных архивов является его взаимосвязь и преемственность с учетом документов в государственном архиве. Так, если материалы данного фонда уже имеются на хранении в архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовываются с этим государственным архивом.Лист фонда ведомственного архива во многом напоминает лист фонда государственного архива как по форме, так и по своему назначению. В листе фонда ведомственного архива приводятся полное название фонда со всеми его переименованиями, даты деятельности и переименований учреждения- фондообразователя, номер фонда, сведения о составе и объеме фонда и всех происходящих в нем изменений. Как и в государственном архиве, лист фонда используется для учета описей. Все записи в листе фонда об изменениях в объеме и составе производятся со ссылками на соответствующие документы.На основании листов фондов в архиве ежегодно заполняется III раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, крайние даты материалов, состояние обработки документов постоянного хранения в самом архиве, а также количество и крайние даты документов постоянного хранения в подразделениях учреждения.На основании листа фонда составляются карточка фонда, направляемая в архивный орган, а также ежегодные сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, которые по своей форме во многом повторяют аналогичные учетные документы государственных архивов.Назначение дела фонда, которое ведется в ведомственном архиве, аналогично делу фонда в государственном архиве.Дело фонда в ведомственном архиве служит для учета документов и обеспечения их сохранности. В нем содержатся сведения о составе документов фонда, их количестве и состоянии, а также информация о передаче документов на хранение в государственный архив. Кроме того, дело фонда используется для контроля за соблюдением правил хранения документов и их использованием.ЗаключениеСистема учетных документов архива организована таким образом, что позволяет хранить документы систематизировано, быстро находить нужные и удалять утратившие актуальность. Каждый основной учетный документ играет свою роль в функционировании этой системы. Список учетных документов является полным и обязательным. Он включает книгу поступлений, список фондов, листы фондов, описи, заверительные записи в делах, паспорт архива и дело фонда. Учетные документы связаны между собой и могут дополнять друг друга в случае необходимости.Рассмотренный материал позволяет заключить, что архивное дело в России, существующее уже несколько веков, организовано эффективно и гармонично. Внедрение современных технологий, в частности оцифровка старых архивных документов и создание цифровых архивов, позволит повысить эффективность работы государственных архивных учреждений на новом уровне.Система учетных документов, обеспечивающая эффективное и организованное архивное хранение, включает в себя различные элементы, каждый из которых играет свою важную роль. Книга поступлений служит для регистрации всех поступающих в архив документов, а список фондов позволяет упорядочить их по тематическим или хронологическим критериям. Листы фондов содержат информацию о составе и объеме документов каждого фонда, описи позволяют систематизировать документы внутри каждого дела, а внутренние описи обеспечивают полный учет документов в деле. Заверительные надписи обеспечивают контроль целостности документов, а паспорт архива служит для общей характеристики архива и его состояния.Дело фонда является основным учетным документом, объединяющим все остальные элементы и содержащим всю информацию о документах в фонде. Все учетные документы взаимосвязаны, и их грамотное использование позволяет оперативно находить нужные документы и обеспечивать их сохранность.Сложившаяся система архивного хранения в России имеет многовековую историю возможности для повышения эффективности работы архивных учреждений и улучшения доступа к историческим материалам. Создание цифровых архивов позволяет не только сохранить оригиналы документов для будущих поколений, но и обеспечить быстрый и удобный доступ к ним для исследователей и ученых.и прошла множество этапов развития, адаптируясь к новым условиям и требованиям времени. Внедрение современных технологий, таких как оцифровка архивных документов, открывает новые возможности для повышения эффективности работы архивных учреждений и улучшения доступа к историческим материалам. Создание цифровых архивов позволяет не только сохранить оригиналы документов для будущих поколений, но и обеспечить быстрый и удобный доступ к ним для исследователей и ученых.Список использованных источников Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ.Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2015.Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение — Пенза, 2007.ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2015.Крайская З.В.  Архивоведение. – М., 2004.Основные правила работы архивов организаций. М., 2015.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2012.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2009.Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (приказ Росархива № 11 от 11.03.1997 г.)Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года // Российская газета. - 25.12.1993. - № 237.Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 20.03.2011 г.) / Под ред. А.П. Сергеева. - СПб.: Питер, 2011. – 1056 с.Федеральный закон «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ // РГ - Федеральный выпуск №5639 - 23 ноября 2011 г.Федеральный закон «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ // РГ - Федеральный выпуск №5353 – 3 декабря 2010 г.Жильцов Е.Н., Казаков В.Н. Экономика социальных отраслей сферы услуг. - М.: Экономический факультет МГУ: ТЕИС, 2010. – 288 с.Калиниченко А.В. Охрана труда и техника безопасности в здравоохранении: Учебное пособие. - Новосибирск: Сибмедиздат, 2008. -102 c.Киселев С.В., Сабитов Н.Х. Экономические и организационные основы функционирования сферы услуг. - Казань: Издательство «ТИСБИ», 2010. – 220 с.Киселев С.В., Сунгатов Р.Ш. Инновационная деятельность в экономической системе здравоохранения. - М.: Экономздрав, 2009. – 342 с.Лаврентьева А. Здравоохранение в России: финансирование спроса на фоне реформ. - М.: Изд-во PWC, 2013. - 26 с.Российская экономика в 2012 году. Тенденции и перспективы. (Выпуск 34) - М.: Институт Гайдара, 2013. - 656 с.Улумбекова Г.Э. Здравоохранение России. Что надо делать: научное обоснование Стратегии развития здравоохранения РФ до 2020 года. - М.: ГЭОТАР-Медиа, 2010. - 592 с.Улумбекова Г.Э. Как отвечает законопроект «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» на вызовы системе здравоохранения: аналитическая справка. - М.: Статут, 2011. - 104 с.Управление и экономика здравоохранения: учебное пособие для вузов / Под ред. А.И. Вялкова. - 2009. - 664 с.Экономика здравоохранения / Под ред. А.В. Решетникова. - М.: ГЭОТАР-Медиа, 2007. -272 с.Архипов А.П. О перспективах медицинского страхования // Страховой рынок Российской Федерации в условиях вступления в ВТО: состояние и перспективы развития: материалы Международной научно-практической конференции (5 - 7 июня 2012 г., г. Нижний Новгород). - Нижний Новгород: ВГАВТ, 2012. - 653 с.Багинова В.М., Маланов К.Ж. Особенности институциональной базы систем здравоохранения // Вестник Бурятского государственного университета. - 2011. - №2 – С. 65-67.Батчиков С., Кара-Мурза С. От здравоохранения к продаже медицинских услуг // Экономические стратегии – 2013 - № 2 – С. 11-12.Бородина Т.А. Проблемы сочетания основной деятельности медицинских учреждений с оказанием платных медицинских услуг // Российское предпринимательство. - 2009. - № 12 - Вып. 1 (148). - С. 131-135.Долгова Н.А. Организация экономических учреждений в системе обязательного медицинского страхования. // Экономист лечебного учреждения – 2011 - № 6 – С. 15-17.Кушхов К.А. Контроллинг в здравоохранении: возможности и перспективы // Социальная политика и социальное партнерство - 2012. - №3 – С. 18.Николаев И.С. О развитии конкурентной среды в системе здравоохранения России // Бюллетень Восточно-Сибирского научного центра СО РАМН – 2011 - №1 (77) - Ч. 2. – С. 16.Николаев И.С. Проблемы формирования предпринимательства и конкурентной среды в системе здравоохранения // Известия ИГЭА (Байкальский государственный университет экономики и права). - 2011. - № 3. – С. 7-10.Степкина Ю.А. Особенности нормативно-правового регулирования системы здравоохранения в Российской Федерации // Актуальные проблемы финансов и банковского дела: XIV сборник научных трудов. - СПб.:СПбГИЭУ, 2011. – С. 34-37.Степкина Ю.А., Рыбин В.Н. Развитие российской системы финансирования обязательного медицинского страхования // Вестник ИНЖЭКОНа. - Сер. Экономика. - 2011. - Вып.7 (50). - С. 182-190.Таппасханова Е.О., Мустафаева З.А. Государственно-частное партнерство в здравоохранении // Российское предпринимательство. - 2012. - № 13 (211). - С. 112-118.Тихомиров А.В. Законодательная реформа здравоохранения: обсуждение и выводы // Главный врач: хозяйство и право. - 2012. - № 2. – С. 19.Улумбекова Г.Э. Система здравоохранения Российской Федерации: итоги, проблемы, вызовы и пути решения // Вестник Росздравнадзора – 2012 - № 2 – С. 36-40.Цеханов О.В. Экономическое планирование и государственное регулирование динамики развития здравоохранения. // Экономист лечебного учреждения – 2011 - № 6 - С. 7-8.Цомартова Ф.В. Правовые основы модернизации здравоохранения. // Журнал российского права. – 2011 - № 2 – С. 9-12.Цыцорина И.А. Основные направления совершенствования системы охраны здоровья населения в субъекте Российской Федерации // Бюллетень СО РАМН. - 2010. - Т. 30. - № 5. - С. 87-92.Шапошникова А.И. Этапы реформирования финансового механизма здравоохранения. - Волгоград: Волгогр. науч. изд-во, 2010. - 30 с.