Цифровизация управления организацией 21 века

Это возможно с помощью интегрированных информационно-аналитических систем, благодаря которым появляется возможность контроля за деятельностью сотрудников в режиме реального времени. Таким образом, упрощаются задачи, которые, зачастую, невозможно или нерационально выполнять на расстоянии[1].Для организации командой или управленческой удаленной работы в настоящее время существуют многочисленные сервисы и решения, рассмотрим наиболее приемлемые из них[5,6].Trello — представляет собой облачную систему управления проектами, пользующуюся наибольшей популярностью из-за удобства, функциональности и эффективности. Возможности сервиса предусматривают автоматизацию как командной работы, так и личного планирования. Рабочее пространство состоит из досок, списков и карточек — виртуальных аналогов стикеров. Карточки легко можно перетащить и отфильтровать. Имеется возможность установки дополнительных цветных меткок, указания дедлайнов, назначения ответственных за задачу, прикрепрения чек-листов и файлов и многое другое.У Trello есть интеграции c Slack, Google Drive, Jira, GitLab, Dropbox, Zapier и сотнями других инструментов, плюс можно установить дополнительные расширения — улучшения. Есть возможности использования бесплатной версии и как правило ее хватает для небольших проектов и команд. Интерфейс подобного программного решения представлен на рисунке 3.Рисунок 4 – Интерфейс системы TrelloAsana — программное решение, позиционирующее себя как самое простое в области управления проектами, обладает многочисленными конкурентными преимуществами.В наличии системы имеется следующий инструментарий:доски, списочные формы;шкала по времени, связывающая задачи и сроки, визуализирующая план проекта;портфолио — инструмент оценки общего состояния по всем проектам и задачам в порядке приоритетности; Workload помогает управлять рабочей загруженностью команды, чтобы сбалансировать время и силы, избежать выгорания;Шаблоны наиболее популярных бизнес-процессов.Бесплатная версия Asana подходит для личного использования и небольших команд — до 15 человек. Также в ней существуют ограничения по функциональным составляющим, например, там нет временной шкалы, форм, правил, отчетности и кастомных полей.  ActiveCollab — один из мощных инструментов для управления проектами с минималистичным дизайном. Не получил популярность среди российских пользователей, хотя продукт существует уже 10 лет, и довольно распространен по применению в мировой бизнес-практике.В рамках рабочего пространства ActiveCollab находятся проекты, перечни задач и сами задачи, которые также можно разбить на подзадачи. Отобразить все это можно несколькими способами: списком, столбцами как в Трелло, хроникой (в виде диаграммы Ганта). В каждой задаче можно есть возможность назначения исполнителя, постановки срока, составления описания, добавления ярлыков. Также доступна возможность настройки повторяющихся задач, зависимости между сущностями, фильтров. Можно обсуждать задачи и проекты, загружать файлы и создавать заметки. Среди отечественных разработок подобных решений выделяют Bitrix24, представляющий собой целый комплекс инструментов для организации удаленной работы.Функциональность системы можно охарактеризовать следующим образом:организация совместной работы в любом удобном режиме; сортировка задач, назначение ответственных, отслеживание сроков, формирование чек-листов и др. Есть возможность в разграничении прав доступа и ролей;CRM-система для контроля всех звонков, писем, чатов с клиентами. Удобно контролировать менеджеров по работе с клиентами, так как в карточку CRM заносятся все комментарии и запланированные задачи. Звонки и записи разговоров сохраняются при подключении телефонии;онлайн-офис, который включает чат, видеозвонки и видеоконференции на 12 человек, хранилище файлов, новостную ленту, контроль стресса, календарь, настройку бизнес-процессов и др.;контакт-центр для подключения телефонии, коллтрекинга, почты, VK, Facebook, Instagram, Avito и других каналов.Среди дополнительных возможностей Bitrix24 отмечают встроенный графический редактор, конструктор лендингов и интернет-магазинов. Также имеется возможность подключения приложений от банков, рассылочных сервисов, инструментов для работы с данными и т. д. Помимо веб-версии, возможна установка программного обеспечения для Mac/Windows и приложения под iOS/Android. Интерфейс системы представлен на рисунке 4.Рисунок 5 – Интерфейс платформы Битрикс 24Платформа позволяет, пользуясь бесплатным тарифом, подключить неограниченное количество пользователей (эта опция появилась в связи с распространением коронавируса). Конечно, опция имеет ряд ограничений, связанных с отсутствием CRM-маркетинга и сквозной аналитики, автоматизации продаж, распознавания голоса и др.Megaplan — еще один отечественный сервис для организации удаленной работы и управления проектами. В основные функциональные возможности системы входит:единая клиентская база, организация процедур контроля за менеджерами, обеспечение сохранности всей истории взаимодействий с клиентами и визуализация воронки продаж;распределение задач между подчиненными, осуществление контроля сроков, учет времени и контроль нагрузки сотрудников;планирование и обсуждение задач внутри сервиса без переключения на сторонние веб-сервисы и программы.возможность использования готовых шаблонов сделок, типовых бизнес-процессов.Сервис также предоставляет пользователям возможности интеграции с продуктами 1C, Mango Office, Sendpulse, Tilda, Alytics, Google Calendar и др.Кроме веб-версии Megaplan есть мобильные приложения в AppStore и Google Play. Общий вид сервиса представлен на рисунке 5.Рисунок 6 – Интерфейс платформыMegaplan В завершение хотелось бы подытожить вышесказанное общим описанием понятия, предназначением и функциональными блоками BPM-систем. Итак, Business Process Management System (BPMS) — ПО, воплощающее в жизнедеятельность компаний концепцию процессного управления, которая рассматривает компанию как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых бизнес-процессов. Как правило, реализацию бизнес-процессов осуществляют сотрудники из разных подразделений. Основным предназначением процессного подхода является построение эффективного взаимодействия людей и порядка выполнения различных операций для повышения производительности труда и достижения намеченных целей.Понятие бизнес-процесса предполагает, что каждый сотрудник четко понимает и принимает свой функционал и задачи своего отдела от руководителя в рамках общей организационной структуры, но и осознает свой вклад в конечный результат процессов, в которых он принимает участие. Стратегические цели компании достигаются через построение, контроль и непрерывное развитие бизнес-процессов.Основными функциями BPM – системы являются следующие:МоделированиеДля визуализации и упрощения описания бизнес-процессов в компании, в комплект системы входит дизайнер процессов. Это простой визуальный редактор. Он позволяет создавать наглядные схемы работы. ИсполнениеС помощью встроенного редактора внутри подобных систем становится возможным реализация бизнес-процессов в режиме реального времени. Пользователи – подчиненные получают задачи от руководителей со вложенной информацией и приступают к ее выполнению.УлучшениеВ режиме выполнения процессов может возникать необходимость работы с обратной связью от исполнителей и необходимость улучшения, изменений процессов. Система предоставляет возможность такого функционала на любом этапе процессов.КонтрольСамую важную функцию управления – контроль системы также предлагают автоматизировать. На любом этапе выполнения задач руководители могут отслеживать результаты, следить за качеством выполненных работ. Также имеется возможность получения и формирования отчетных форм, отслеживания выполнения поставленных планов.ЗаключениеПроцессы управления в бизнесе подвержены любым изменениям, происходящим под влиянием внешних факторов. Вне сомнений, такое глобальное изменение, как цифровая трансформация экономики, не могло не затронуть концепции управления. Изменения коснулись, как самих подходов к управлению, требований, предъявляемых к руководителям, так и инструментов управленческого воздействия.Современные вызовы и их разнообразие требуют значительных усилий от управленцев корпоративного и государственного сектора в процессе реализации собственных бизнес-целей. Сложности управления могут возникать по различным причинам, географической удаленности филиалов компании, наличию множества подразделений и взаимоподчиняющихся структур, необходимости частных командировок и разъездного характера. Также частично управленческие функции и работу специалистов можно перенести в удаленный формат с целью экономии средств и повышению производительности труда.Стоит отметить, что не все аспекты цифровой трансформации управления имеют положительный эффект, опасно возникновение зависимости от технологий, невозможность самостоятельности принятия решений и формирования выводов. Также полностью переход на форматы удаленного управления может послужить негативным фактором при формировании корпоративного духа, командой работы специалистов. То есть личное общение, беседы руководителя с персоналом, проведение встреч, собраний в т.ч. и в неформальной обстановке не должны быть полностью заменены на дистанционный формат.Предложения современного ИТ-рынка разнообразны и рассчитаны на многофакторных потребителей. Общее понятие BPM-систем объединяет в себе множество сервисов, автоматизирующих и позволяющих вывести в удаленный формат управление бизнес-процессами, осуществляя функции моделирования, исполнения, контроля и улучшения.Принимая решение о переходе на дистанционный формат менеджмента, следует четко разграничить полномочия, наметить цели и направления движения бизнеса, внедрить эффективную систему делегирования полномочий, а самое главное, остановить выбор на подходящем сервисе, сочетающем функции контроля, мониторинга, аналитики и развития.