Оценка современного состояния документационного обеспечения управления

Современные средства документирования облегчают поиск, организацию и управление документами. Электронные документы могут быть легко проиндексированы и более точно отсортированы, что значительно сокращает время на поиск нужной информации.5. Автоматизация процессов. Современные средства документирования могут быть интегрированы с другими системами и программным обеспечением, что позволяет автоматизировать многие процессы, связанные с документами. Например, можно настроить автоматическую отправку уведомлений или создание отчетов на основе данных из документов.6. Сохранность и сохранение данных. Использование современных средств документирования позволяет создавать резервные копии электронных документов и обеспечить их сохранность на долгое время. Также электронные документы можно легко обновлять и изменять без потери качества и целостности.Несмотря на множество преимуществ, современные средства документирования также имеют свои недостатки:1. Зависимость от технологий. Современные системы документирования часто зависят от электронных устройств, программного обеспечения и интернет-соединения, что делает их более уязвимыми к сбоям и отказам.2. Безопасность данных. Электронные документы и базы данных могут быть уязвимыми к хакерским атакам и другим видам нарушения безопасности, что может представлять угрозу для сохранности информации.3. Сложность использования. Некоторые современные системы документации могут быть сложными в использовании, особенно для пользователей, не имеющих достаточного опыта работы с технологиями.4. Хранение и архивирование. С ростом количества электронной информации возникают проблемы с ее хранением, управлением и архивированием, особенно когда требуется долгосрочное сохранение.5. Возможность технических сбоев. Современные средства документирования могут быть подвержены техническим сбоям, что может привести к потере информации или искажению данных.Таким образом, современные системы документирования обладаю рядом как преимуществ, так и недостатков. Преимущества делают современные средства документирования более удобными, надежными и эффективными инструментами для работы с документами. Они помогают сократить время и затраты на обработку документов и обеспечивают высокий уровень безопасности и доступности информации. Недостатки подчеркивают важность тщательного планирования, обучения и соблюдения надлежащих процедур при использовании современных средств документирования.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ ходе работы были выполнены следующие задачи: – определены понятие, задачи и структура службы документационного обеспечения управления;– изучено законодательное, нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления;– исследованы электронные средства для хранения и обработки документации;– выявлены преимущества и недостатки современных средств документирования.Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование документационное деятельности представлено кодексами РФ, федеральными законами, положениями и ведомственными приказами. Помимо нормативно-методических актов, документационное обеспечение в организациях регламентируется локальными нормативными актами – положениями, инструкциями, номенклатурой дел и др.Отдел ДОУ или секретарь играет ключевую роль в деятельности предприятия. В организациях контроль за исполнением документов может осуществляться в СЭД, что значительно повысит исполнительскую дисциплину в учреждении. Завершающим делопроизводственным этапом работы с электронными документами является их систематизация и сдача в архив. Правила формирования и подготовки электронных дел к архивному хранению, схожи с правилами по работе с документами на бумажном носителе.В целом, современные средства документирования имеют множество преимуществ, но также имеют определенные недостатки, которые следует учитывать при выборе способа документирования для конкретной задачи.СПИСОК использованных источниковИСТОЧНИКИКонституция Российской Федерации: от 30.12.2008 г.: по состоянию на 21.07.2014. – Москва: Эксмо, 2014. – 64 с.Гражданский кодекс Российской Федерации: от 30 ноября 1994 г.: по состоянию на 16.12.2019. – Москва: Эксмо, 2019. – 496 с.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: от 30 декабря 2001 г.: по состоянию на 23.06.2020. – Москва: Эксмо, 2020. – 480 с.Об исполнительном производстве: Федеральный закон № 229-ФЗ: от 02.10.2007 г.: по состоянию на 30.03.2020. – Новосибирск: Норматика, 2020. – 112 с.Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон № 149-ФЗ: от 27 июля 2006 г.: по состоянию на 03.04.2020. – Москва: Проспект, 2020. – 186 с. О персональных данных: Федеральный закон № 152-ФЗ: от 27 июля 2006 г.: по состоянию на31.12.2017. – Москва: АСТ, 2017. – 48 с.Об электронной подписи: Федеральный закон № 63-ФЗ: от 06 апреля 2011 г.: по состоянию на 08.06.2020. – Москва: АСТ, 2017. – 32 с.Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон № 125-ФЗ: от 22 октября 2004 г.: по состоянию на 28.12.2017. – Москва: АСТ, 2017. – 20 с.О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон № 59-ФЗ: от 02 мая 2006 г.: по состоянию на 27.12.2018. – Москва: Проспект, 2018. – 33 с.Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота: постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г., № 754: ред. от 16.03.2019 // Консультант Плюс: справочно-правовая система. – Режим доступа: локальная сеть ТюмГУ (дата обращения: 08.11.2022).О единой системе межведомственного электронного взаимодействия: постановление Правительства РФ от 08 сентября 2010 г., № 697: ред. от 20.11.2018 // Консультант Плюс: справочно-правовая система. – Режим доступа: локальная сеть ТюмГУ (дата обращения: 08.11.2022).ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: дата введения 2014-03-01. – Москва: Стандартинформ, 2019. – 16 с.ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: дата введения: 2018-07-01. – Москва: Стандартинформ, 2019. – 23 с.ЛИТЕРАТУРААндреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: учеб.-практ. пособие. – Москва: КноРус, 2019. – 248 с.Андреенко С.Д. Организация контроля за исполнением документов / С.Д. Андреенко // Документационное обеспечение организационной и производственной деятельности: сборник материалов региональной научно-практической конференции, Курск, 29 октября 2015 года. – Курск: Общество с ограниченной ответственностью «Инвестсфера», 2015. – С. 6-9Асалиев А.М. Основы делопроизводства: учебное пособие. – Москва: ИНФРА-М, 2017. – 146 с.Баландина В.С. Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами в ПАО / В.С. Баландина // Экономика, социология и право. – 2016. – № 4-1. – С. 121-125.Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие. – Москва: ИНФРА-М, 2017. – 142 с.Быкова Т.А. Порядок хранения документов в делопроизводстве и их подготовка к передаче в архив общества / Т.А. Быкова // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2012. – № 3. – С. 65-72.Вышегородская Е.Д. Проблемы документирования деятельности малых предприятий / Е.Д. Вышегородская, А.Н. Михайлова // Молодой исследователь Дона. – 2018. – № 3(12). – С. 157-160.Гагиева А.К. Подготовка документов к передаче в архив и комплектование архива / А.К. Гагиева // Вестник Коми республиканской академии государственной службы и управления. Теория и практика управления. – 2009. – № 7(12). – С. 226-231.Демин Ю.М. Делопроизводство. Документальный менеджмент. Москва: ДиректМедиа, 2017. 205 с. Дмитриева Е. Процессы ввода документов в СЭД. Ситуации из жизни / Е. Дмитриева // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2015. – № 5. – С. 23 – 24.Ефимова С.А. Справочник современного секретаря. – Москва: Дашков и К, 2016. – 320 с.Зерщикова М.А. Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления / М.А. Зерщикова, А.А. Калитвенцева // Молодой ученый. – 2017. – № 22-1(156). – С. 32-34.2.13 Иванова Ж.Б. Информационные технологии документационного обеспечения управления в негосударственных организациях: учебное пособие / Ж.Б. Иванова. – Ульяновск: ИП Кеньшенская Виктория Валерьевна (издательство «Зебра»), 2020. – 52 с.2.14 Каретникова Н.В. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации / Н.В. Каретникова // Проблемы сертификации, управления качеством и документационного обеспечения управления: сборник материалов Всероссийской научно-практической конференции, Красноярск, 23 марта 2019 года / Под общей редакцией В.В. Левшиной. – Красноярск: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М.Ф. Решетнева», 2019. – С. 36-39.2.15 Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие. – Москва: Юрайт, 2018. – 164 с.2.16 Корнеев И.К. Управление документами: учебник для студентов вузов. – Москва: Инфра-М, 2015. – 300 с. Кудряев В.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Москва: Проспект, 2016. – 482 с.Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. – Москва: Дашков и К, 2018. – 460 с. Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие. – Москва: ТЕРМИКА, 2017. – 234 с. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 576 с.Кукарина Ю.М. Справочник по общему делопроизводству для работников организаций. – Москва: ТЕРМИКА, 2018. – 264 с. Ларин М.В. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций / М.В. Ларин // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2015. – № 7. – С. 6-18.Саманцов А.П. Развитие делопроизводства в Российской Федерации: этапы автоматизации / А.П. Саманцов, В.С. Трофимова // Тенденции развития науки и образования. – 2018. – № 43-5. – С. 21-23.Самарокова И.В. Контроль исполнения документов как способ контроля реализации управленческих решений / И.В. Самарокова // Научная мысль: традиции и инновации: сборник научных трудов I Всероссийской научно-практической конференции, Магнитогорск, 29–30 мая 2020 года. – Магнитогорск: Индивидуальный предприниматель Барышов Дмитрий Андреевич, 2020. – С. 226-229.Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. пособие для учреждений нач. проф. образования. – Москва: Академия, 2006.– 306 с.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. – Москва: Омега-Л, 2017. – 209 с. Суровцева Н.Г. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения / Н.Г. Суровцева // Вестник архивиста. – 2019. – № 1. – С. 102-113.Узянбаева Г.Р. Организация работы с исходящими документами в учреждении / Г.Р. Узянбаева // Наука и технологии в современном обществе: материалы IV Международной научно-практической конференции, Уфа, 29–30 марта 2017 года. – Уфа: Автономная некоммерческая организация «Исследовательский центр информационно-правовых технологий», 2017. – С. 42-44.Узянбаева Г.Р. Регистрация входящих документов: цели, правила, организация / Г.Р. Узянбаева // Материалы и методы инновационных исследований и разработок: сборник статей международной научно-практической конференции: в 3 частях, Челябинск, 03 декабря 2016 года. Том Часть 1. – Челябинск: Общество с ограниченной ответственностью «ОМЕГА САЙНС», 2016. – С. 14-17.Ушакова О.А. Документоведение: учебное пособие. – Москва: ИНФРА-М, 2017. – 64 с. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства: учебник и практикум. – Москва: Юрайт, 2018. – 375 с.Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2015. – №11. – С. 45 – 53.2.30 Янковая В.Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях / В.Ф. Янковая // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2015. – № 5. – С. 55 – 60.