ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО СРОКОВ ХРАНЕНИЯ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОГАЛЫМА

Основные процедуры работы с электронными документами при подготовке их к передаче в архив государственного органа:-преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;-формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;-формирование в информационной системе государственного органа контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;-формирование в информационной системе государственного органа дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;-миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа не по информационно-коммуникационным каналам;-проверка воспроизводимости электронных документов;-проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;-формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.После поступления в архив электронных документов на физически отдельных материальных носителях вкладыши, размещенные в корпусе единицы хранения в структурной единице, заменяются вкладышами, выданными в архиве.Вкладыш помещается в физически отдельный ящик для транспортировки материалов так, чтобы содержащиеся в нем надписи были видны, когда ящик закрыт.После поступления в архив электронных документов на физически отдельных материальных носителях вкладыши, размещенные в корпусе единицы хранения в структурной единице, заменяются вкладышами, выданными в архиве.Вкладыш помещается в физически отдельный ящик для транспортировки материалов так, чтобы содержащиеся в нем надписи были видны, когда ящик закрыт.3.3Преимущества и проблемы, связанные с применением автоматизированных систем хранения и поиска документов в архивном отделеРегиональные архивы для обеспечения функционирования системы удаленного доступа приобретают разнотипные программные обеспечения (например, АИС ЭЛАР-Архив, КАИСА-Архив). При этом такие договоры заключаются на определенный срок, по истечении которого необходимо оплачивать следующие периоды права использования программного обеспечения. Создание единой федеральной системы позволит избежать данных расходов. Однако по состоянию на апрель 2022 года, единой информационной государственной системы удаленного доступ граждан к архивным документам не создано. И проблема сводится к тому, что системы, разработанные коммерческими фирмами, значительно различаются между собой и несовместимы друг с другом. И это является ключевой проблемой организации доступа к электронным документам, в том числе через Интернет [3, 5-8].Так, можно выделить ряд проблем и предложить пути их решения.(таблица 1).Таблица 1. Возможные варианты решения выявленных проблем.№ПроблемаВозможное решениеЭффект1Невозможность получить доступ к «АИС ЭЛАР-Архив» из-за ошибок на серверахМониторинг ошибок с помощью сторонних приложений и утилит (например, с помощью Sentry с бесплатной версией до 10 тыс. багов в месяц)Повышение времени доступности системы;Повышение коэффициента использования электронной системы2Ручная верификация пользователей в системеПереход на автоматизированную верификацию. Например, с помощью подключения регистрации с помощью сервиса госуслуг, где данные пользователей уже провереныСокращение времени сотрудников на выполнение рутинных операций;Сокращение времени ожидания пользователей на предоставление доступа к системе3Ручное одобрение доступов на просмотр документов в системеВнесение правок в законодательство, предложенных руководителем Федерального архивного агентства А.Н.Артизовым;Изменение бизнес-процесса и модификация текущей системы/переход на систему, функционал которой позволяет просматривать уже загруженные в систему дела для зарегистрированных пользователей.Значительное сокращение времени сотрудников на выполнение рутинных операций;Повышение лояльности пользователей и улучшение их пользовательского опыта4Сложная процедура поиска документа и запроса предоставления права доступа на просмотр выбранного электронного делаВнедрение в систему чат-бота и чата с архивистами, которые подскажут по названию документа номер фонда, номер описи и дела;А также выполнение рекомендаций предыдущего пункта, что позволит удалить раздел «требование дел»;Также, данный раздел стоит заменить разделом «избранное», куда пользователь может сохранять заинтересовавшие его делаЗначительное сокращение времени сотрудников на выполнение рутинных операций;Значительное повышение лояльности пользователей и улучшение их пользовательского опыта5Недостаточная информативность вкладки «платные услуги» в системе «АИС ЭЛАР-Архив» в ГУ ОГАЧО.Добавление во вкладку модуля по оформлению услуги «Дополнение дела в систему АИС-Архив»;Размещение инструкции по оформлению данной услуги;Добавление чат-бота и чата с архивистами, которые окажут помощь в поиске нужного документа и оформлении услугиПовышение качества пользовательского опыта за счёт помещение нужного функционала внутрь системы (в данный момент пользователь заказывает услугу на официальном сайте ГУ ОГАЧО, что приводит к разрыву пользовательского пути)6Отсутствие возможности скачать и распечатать документ из системы удалённо без посещения физического архива.Внесение правок в законодательство, предложенных руководителем Федерального архивного агентства А.Н.АртизовымВыполнение одной из главных задач архивных учреждений: «обеспечение равного доступа граждан к ретроспективной информации» за счёт одобрение возможности удаленно из дома просматривать и создавать копии электронных дел, размещенных в системеВ ходе работы был проанализирован путь пользователя в системе «АИС ЭЛАР-Архив». Были выявлены барьеры на пути пользователей и несовершенства системы. Были предложены возможные пути решения выявленных проблем, и показан эффект от их применения.Данные методические рекомендации могут быть применены и масштабированы на другие регионы, в которых используются электронные системы удаленного доступа граждан к архивным документам (как было заявлено ранее, в Российской Федерации лишь 24% субъектов внедрили у себя подобные коммерческие системы. Часть регионов внедрила АИС ЭЛАР-Архив, часть - КАИСА-Архив). Также данные методические рекомендации могут быть применены архивными учреждениями, в которых только планируется внедрение систем удаленного доступа граждан к архивным документам с целью заимствования опыта внедрения в других субъектах и не повторения выявленных ошибок.ЗАКЛЮЧЕНИЕПоиск архивных документов является трудозатратным процессом, требующим время. Можно сделать вывод, что для современного пользователя наиболее удобным и быстрым носителем архивного документа является электронный вид, который обеспечивает быструю и удобную работу.При этом, хорошо организованный поиск в электронных архивах позволяет находить документ совершенно любыми методами. Так с любыми другими, относящимися к искомому документуможно найти информацию о нем в электронном архиве.Государственная программа «Информационное общество» и общая тенденция к цифровизации архивной деятельности уже привели к автоматизации внутренних бизнес-процессов. Однако когда речь идет об автоматизации и предоставлении гражданам удаленного доступа к архивной документации, проблема стоит острее.Более того, огромной проблемой является то, что государством не создана единая информационная система, обеспечивающая удаленный доступ граждан к архивным документам. Это означает, что региональные архивы вынуждены за свой счет приобретать коммерческое программное обеспечение (АИС «ЭЛАР-Архив» и «КАИСА-Архив»), которое не может быть интегрировано друг с другом. Более того, она имеет ряд критических недостатков, анализируемых в данной работе.СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫИСТОЧНИКИ1.1КонституцияРоссийскойФедерации.М.: Эксмо, 2023. 32 с.1.2 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. 31.07.2023)//Справочно-информационная система «КонсультантПлюс» URL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения 25.09.2023)1.3 Федеральныйзакон«Оборганизациипредоставлениягосударственныхимуниципальныхуслуг»от27.07.2010№210-ФЗ(ред.от31.07.2023)Справочно- информационная система «КонсультантПлюс»URL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_103104/(датаобращения 25.09.2023)1.4 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. 28.12.2022)//Справочно-информационная система«КонсультантПлюс» URL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения 30.09.2023)1.5 Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (в ред.  06.02.2023)// Справочно-информационная система «КонсультантПлюс»URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ (дата обращения 30.09.2023)1.6 Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» от 22.09.2009 № 754 (в ред.  16.03.2019)//Справочно-информационная система «КонсультантПлюс»URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_91827/ (дата обращения 01.10.2023)1.7 Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» от 15.06. 2020 № 69 //Федеральное Архивное Агентство URL: http://archives.gov.ru/documents/other/tipovye-funkcionalnye-trebovaniya-sed-shed/ (дата обращения 01.10.2023)1.8 Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» от 02.03.2020 № 24 (ред. от 26.09.2022)// Официальный интернет-портал правовой информации  URL: pravo.gov.ru(дата обращения 01.10.2023)1.9 Правилаорганизациихранения,комплектования,учётаииспользованиядокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерацииидругихархивныхдокументовворганахгосударственнойвласти,органахместногосамоуправленияиорганизациях  //Федеральное Архивное АгентствоURL:http://archives.gov.ru/documents/rules(дата обращения 02.10.2023)1.10 Стандарт ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Швейцария.: 2005.36 с.1.11 ГОСТ P 54 989–2012/ISO/TR 18 492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (в ред. 01.07.2023). М.: Стандартинформ, 2013. 19 с.1.12 ГОСТ Р ИСО 13 008–2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» (в ред. 01.07.2023). М.: Стандартинформ, 2016. 28 с.1.13 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (в ред. 01.07.2023). М.: Стандартинформ, 2019. 26 с.1.14 Положение об архивном отделе Администрации города Когалыма. Утв. Распоряжением Администрации города Когалыма от 05.08.2016 № 124-р // Текущий архив Администрации города Когалыма1.15 Должностная инструкция начальника архивного отдела Администрации города Когалыма. Утв. Главой города Когалыма 12 января2023 г. № 68// Текущий архив Администрации города Когалыма1.12 Номенклатура дел архивного отдела Администрации города Когалыма на 2023 год. Утв. Начальником архивного отдела Администрации города Когалыма 20 ноября 2022 г. // Текущий архив Администрации города Когалыма 2 ЛИТЕРАТУРА2.1 Афанасьева Л.П. Муравьева Н.А. Включение электронных документов в номенклатуру дел // Делопроизводство. 2020. № 1. С. 61-73.2.2 Баласанян В.Э. Сохранность электронных документов: проблемы и решения // Отечественные архивы. 2019. № 5. С. 14-21.2.3 Боброва А.Е., Дудник Е.А., Автоматизация учета документов в электронном хранилище // Современная техника и технологии: проблемы, состояние и перспективы: материалы X Всероссийской научно-практической конференции, Рубцовск, 2020. С.13-17.2.4 Бугаева А.А., Денисенко В.В. Обработка и хранение документов с использованием WEB – технологий // Синергия наук. 2022. № 71. С. 94-104.2.5 Бурова Е.М., Муравьева Н.А. Справочник по архивному делу для работников организаций. Серия «Управленческая безопасность» / под общ. ред. А. Б. Безбородова. М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. 396 с.2.6 Демехина С. А. Особенности разработки электронного архива // Международный научный журнал «Вестник науки». 2019. № 5. С. 179-181.2.7 Заборовская С. В. Автоматизированные технологии архивного хранения документов // Документ в социокультурном пространстве региона (теория, история и современность):Материалы межрегиональной заочной научно-практической конференции, Казань. 2018. С. 29-37.2.8 Заборовская С.В. Внедрение автоматизированных технологий в архивную отрасль Российской Федерации в конце XX – начале XXI В. //Документ в социокультурном пространстве региона (теория, история и современность):материалы IV Международной научно-практической конференции, Казань. 202. С. 198-204.2.9 Захарченко М.А. Электронное хранилище: доверять ли надежности долгосрочного хранения электронных документов? // Вестник ВНИИДАД. 2020. № 1. С. 83-96.2.10 Ивановский, Н.И. Особенности организации систем хранения электронных документов в архивах // Вестник ВНИИДАД. 2021. № 3. С. 58-662.11 Ларин М.В. Управление документами в цифровую эпоху: развитие правового регулирования организации хранения архивных электронных документов // Научный вестник Крыма. 2020. № 5. С. 1-11.2.12 Макарова А.К. Управление информационными рисками при организации электронного архива документации // Научный результат. Серия «Социология и управление». 2015. №4.2.13 Медведева О.В. Проблемы архивного хранения электронных документов в органах государственной власти // УченыезапискиТамбовскогоотделенияРоСМУ. 2019. № 13. С. 69-74.2.14 Муравьева Н.А. Сравнительный анализ подходов к систематизации документов в системах электронного документооборота // Документация в информационном обществе. Делопроизводство и архивное дело в условиях цифровой трансформации: материалы XXVI Международной научно-практической конференции, Москва. 2020. С. 139-151.2.15 Николаенко А.В. Сохранность электронных документов и построение архивных систем // Форум молодых ученых. 2012. № 11.С. 3232.16 Павкина Н.Н. Основные требования, предъявляемые к организации хранения электронных документов // Актуальныепроблемысовременности:наукаиобщество, 2018. №1. С.71-76.2.17 Савченко Ю.И. Создание электронного архива // Вестник магистратуры, 2019. № 11. С.16-18.2.18 Смирнова Е.С. Электронный архив как инструмент документоведения и архивоведения // Бюллетень науки и практики, 2019. № 9. С. 308-311.2.19  Сологубова С.А. Внедрение автоматизированных архивных технологий в архиве в контексте развития электронного // ВЕСТНИК НАУКИ. 2021. № 11. С. 34-37.2.20 Шевцов В.Ю., Абрамов Е.С. Анализ современных систем хранения данных // NBI-technologies, 2019. № 1. С. 25-30. Приставко А. А. Электронный архив – новые функции, форма работы в архивном деле // Концепт. 2017. Т. 10. С. 35–39. ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ3.1 Официальный сайт Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). – URL:http://www.vniidad.ru3.2 Официальный сайт Федерального архивного агентства. – URL: http://archives.ru