История развития делопроизводства

2. Обозначить общие требования к формулярам и оформлению различных видов документов, которые обеспечат их единообразие и юридическую значимость. 3. Создатьобщие технологии, которые будут применять на всех этапах — от формирования документа до организации его хранения или утилизации. 4. Автоматизировать и оптимизировать процессы работы с документами, упорядочить их поиск и контроль над их исполнением.Изменения в законодательной и нормативно-правовой базе, произошедшие в последнее время, обусловлены тем, что:трансформировались и появились негосударственные формы собственности — частные, коммерческие предприятия и организации; усовершенствовалась электронно-вычислительная техника, технология, цифровой обмен информацией; сформировались автоматизированные системы электронного документооборота, системы управления базами данных; развиваются облачные и интернет-технологии, новые способы обмена информационными данными.Современный подход к управлению документами предполагает единообразное управление различными типами документов, например: не только организационно-распорядительная документация, но и, например, бухгалтерские и налоговые документы или документы по качеству.Принципы управления документамимогутбытьодинаковоприменимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно,посколькув Россиипроисходитпереход от традиционного бумажного документооборотаксмешанному, а не к полноценно электронному.Система электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должна управлять как электронными, так и неэлектронными документами и поддерживать смешанное ведение дел.Основная роль документов в современном капиталистическом обществе - служить доказательством в спорах, судебных разбирательствах и расследованиях. Для того, чтобыдокументмогбытьпринятвкачестве доказательстваиимелдоказательнуюсилу,ондолженотвечатьопределеннымтребованиям.Чем больше электронных документов используется в хозяйственной деятельности, тем чаще их требуется представлять в качестве доказательств в судебные и административные органы. Для того чтобы обеспечить защиту интересов организации, необходимо в первую очередь обеспечить юридическую значимость электронных документов.Чтобы придать таким документам юридическую силу, в первую очередь необходимо сохранить их подлинность и целостность. Под подлинностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает, что документ является полным и неизменным с течением времени.Электронные документы не получили еще столь широкого распространения, поэтому к ним зачастую предъявляются более строгие требования, чем к аналогичным бумажным документам, а их «технические» характеристики создают дополнительные трудности:электронные документы легко поддаются изменениям, легко копируются;наблюдается проблема отличия оригинала и копий: сторона, которая получила копию электронного документа, может внести в него правки и заявить, что именно у нее находится оригинал;существует вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;имеется проблема фиксации точного времени создания документа, при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и обладать максимальной доказательной силой, требуется комплекс мер, который включает все этапы жизненного цикла документа.На сегодняшний день Россия находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, но стоит отметить, что законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики».В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.Стоит отметить, что электронная почта стала важнымбизнес-инструментом как в государственном, так и в частном секторах. Эта технология стала ключевой для многих видов коммерческой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, а требования по обеспечению их безопасности включены в законы и нормативные акты..Мы рассматриваем использование электронной подписи при управлении электронными документами как панацею от всех проблем, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. В то же время использование ЭЦП без дополнительных организационно-правовых мер «безопасности» может быть небезопасным, особенно при подписании файлов распространенных офисных форматов, таких как Word, Excel и PDF.Обратим внимание на тот факт, что в соответствии с Указом Президента РФ № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» 70% всех государственных услуг должны оказываться в электронном виде.Государственная услуга — деятельность органа исполнительной власти, оказывающего государственную услугу, которая выражается в совершении действий и (или) принятии решений, влекущих возникновение, изменение или прекращение правоотношений, или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением гражданина или организации в целях реализации их прав, законных интересов либо исполнения возложенных на них нормативными правовыми актами обязанностей.Таким образом, в настоящее время нормативная база делопроизводства развивается в сторону регламентации электронного документооборота.ЗАКЛЮЧЕНИЕТаким образом, подводя итог всему вышесказанному, можно сделать определенные выводы. Во-первых,делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией – как внутри одной организации, так и между разными участниками коммуникаций. Это многоэтапный процесс, включающий создание, ведение, использование, контроль, своевременное обновление и хранение документации. От неправильно оформленного документа может зависеть судьба человека, будущее компании или успех проекта. Поэтому аспекты, связанные с документальным обеспечением управления, заслуживают особого внимания. Делопроизводство –– это старый, привычный, несколько архаичный термин. Во многом это формальное понятие, определяющее порядок документирования и работы с документами. Делопроизводство в основном касается так называемой организационно-распорядительной документации. В основном речь идет о форме документа и его изображении для поиска информации, а не о содержании документа. На самом деле информационная составляющая в делопроизводстве выражена довольно слабо. Это предполагает использование технических средств контроля и информационных технологий в минимальной степени.Во-вторых, начало формирования делопроизводства было положено еще в феодальном обществе. Данный промежуток в историиассоциируется с накоплением обычаев в области составления документов: создаются стабильные формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, появляются этапы написания документа — черновик и беловик. Но говорить о делопроизводстве как о системе конкретных норм и приемов работы с документами пока еще недопустимо. Это время накопления обычаев и традиций в работе с официальными документами.18 век характеризовался усилением законодательного регулирования всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных принципов деятельности учреждений и прежде всего бюрократического начала.На протяжении 19 и начала 20 века осуществлялось законодательное регулирование делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Появляется обширная документальная литература, в том числе работы теоретического характера. Появились грамоты - сборники образцовых документов первой - второй половины 18 века, а с конца 18 - начала 19 века начинает регулярно публиковаться.К сожалению, с начала 1980-х годов ни одна единая система документации не издана в массовое обращение, что существенно усложняет их внедрение. Компьютерные программы для подготовки документов, получившие широкое распространение, обычно включают наборы шаблонов документов, адаптированных к русскому языку, и полностью игнорируют внутренние стандарты и традиции в области создания и оформления документов.На сегодняшний день нормативная база делопроизводства развивается в сторону регламентации электронного документооборота. Так в соответствии с Указом Президента РФ № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» 70% всех государственных услуг должны оказываться в электронном виде.Сотрудники в организации тратят большую часть рабочего времени на работу с документами. Объем технической работы с документами зачастую настолько большой, что мешает продуктивной, основной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства считается одной из важнейших задач, которая направлена на обеспечение эффективного управления.Стоит отметить, что электронная почта стала важнымбизнес-инструментом как в государственном, так и в частном секторах. Эта технология стала ключевой для многих видов коммерческой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, а требования по обеспечению их безопасности включены в законы и нормативные акты..Чем больше электронных документов используется в хозяйственной деятельности, тем чаще их требуется представлять в качестве доказательств в судебные и административные органы. Для того чтобы обеспечить защиту интересов организации, необходимо в первую очередь обеспечить юридическую значимость электронных документов.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫАврамчикова, Н. Т. Делопроизводство: учебник и практикум для вузов / Н. Т. Аврамчикова. – Москва: Издательство Юрайт, 2021.– 174 с.Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования / М.И. Басаков. - М.: Дашков и К, 2022. - 348 c.Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, Л.М. Вялова. - М.: Инфра-М, 2018. - 83 c.Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с.Виноградова Т.В. Состояние губернского делопроизводства в Российской империи и попытки его реформирования в первой половине XIX в. // Вестник РГГУ. — 2021. — №2(124). — С. 59-69Волков О.И., Скляренко В.К. Делопроизводство: Курс лекций. - М.: ИНФРА-М, 2020.Вышегородская, Е. Д. Из истории развития отечественного делопроизводства // Молодой ученый. — 2017. — № 22.1 (156.1). — С. 28-30.Гваева, И.В. Делопроизводство: учебный справочник / И.В. Гваева. - Минск: ТетраСистемс, 2011. - 224 c.Горемыкин В.А. Делопроизводство. Учеб. Для студ. вузов М.: Филинъ, 2019Губина Е. П. Делопроизводство/ Е. П. Губина, С. А. Карелина. – М.: Статут, 2022. – 256 с.Дрогомирецкий, И.И. Делопроизводство.учебное пособие для академического бакалавриата / И.И. Дрогомирецкий, Е.Л. Кантор, Г.А. Маховикова. - Люберцы: Юрайт, 2019. - 224 c.Дрогомирецкий, И.И. Делопроизводство: Учебное пособие для СПО / И.И. Дрогомирецкий, Е.Л. Кантор, Г.А. Маховикова. - Люберцы: Юрайт, 2021. - 224 c.Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2022. - 576 c.Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд. М.: Дашков и Ко, 2021. 405 с.Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с.Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: Учебник для учащихся начальных профессиональных учебных заведений / Л.А. Ленкевич. - М.: ИЦ Академия, 2019. - 256 c.Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: Риор, 2021. - 32 c.Словари и энциклопедии онлайн. – [Электронный ресурс]. URL: http://dic.academic.ru/ (дата обращения: 20.12.2023)Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2022. 208 с.Страунинг А.А.Актуальные вопросы теории и практики: Автореф. дисс…. канд. юрид. наук. - М., 2020Чвиров В. В. Делопроизводство в цифровую эпоху. М.: ИД Городец, 2023. 352 с.Шевченко Г.П. Делопроизводство: вопросы: Автореф. дисс…. канд. юрид. наук. - М., 2022;Шереченко Г.М. Актуальные вопросы// Место науки в современном обществе. – 2020. - №12. – С. 22-23 Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.Яковлев М.Н. Актуальные вопросы // Наука и жизнь. - 2022. - №2