Разработка и утверждение кадровых первичных документов в организации ООО Копицентр

Зарплата и кадры. Оба программных продукта имеют возможность размещения в облачном сервисе и не требуют специальных средств для установки программного обеспечения. Стоит отметить, что бумажный документооборот имеет ряд преимуществ:Доступность и лёгкость исполнения.Для оформления кадровых документов на бумаге не нужны никакие особые затраты, даже электронные средства не обязательны, достаточно пишущей машинки, а то и вообще шариковой ручки.Дешевизна.Нет необходимости оплачивать дорогие программные продукты и покупать дорогостоящую технику, не нужно обучать сотрудников, достаточно укомплектовать кадровую службу по минимуму.Надёжность.Бумажные документы очень сложно незаметно исправить. С электронными документами это сделать проще. И сбои в работе сетей могут повредить базу данных и вызвать сбой в работе кадровой службы.Экологичность.Бумага всегда может быть переработана без ущерба для окружающей среды.Однако у него есть и значительные минусы:Бумага очень ненадёжный материал, и даже при хранении в архивах часть документов повреждаются и утрачиваются под воздействием окружающей среды или нерадивых сотрудников, и информация становится утерянной.Хранение информации на бумаге требует много места и составления картотек. А это влечёт большие затраты рабочего времени. Кроме того при необходимости найти какой-нибудь документ, особенно если он не текущего года, нужно затратить много времени и усилий. Что в пересчёте на оплату труда сотрудников кадровой службы может выливаться в значительные суммы.И особенно стоит отметить такой огромный недостаток как скорость передачи информации на бумажных носителях и сопряжённые с этим почтовые расходы.Электронный документооборот тоже имеет свои преимущества и недостатки.Из преимуществ стоит отметить:Огромная экономия рабочего времени сотрудников кадровых служб.Отсутствие необходимости в месте для хранения архивов с кадровой информацией.Быстрые поиск и передача документов по электронным каналам связи.Высокая скорость обработки документов.Контроль прав отдельных сотрудников и групп сотрудников при доступе к архивам.К недостаткам относится следующее:Дороговизна и быстрое устаревание технологий.Нерешенные юридические нюансы.Отсутствие нужной квалификации и необходимость обучения сотрудников кадровых служб и сопутствующие этому затраты.Отсутствие единого стандарта для носителей информации и стандартизации программного обеспечения.Таким образом после внедрения нового сервиса предприятием встанет необходимость- покупать и совершенствовать используемый программный продукт,- оплачивать труд IT-специалистов, предоставлять им доступ к программному обеспечению,- постоянно повышать квалификацию своих сотрудников.Оценка эффективности затрат по модернизации документооборота ООО «Копицентр СПБ»Для того чтобы понять необходимость изменения кадрового документооборота на предприятии нужно определить возможные выгоды и затраты и оценить экономический эффект. Поэтому нужно сделать расчет затрат с учетом окупаемости за 3 года.Таблица 4. Расчёт затрат на модернизацию документооборота ООО «Копицентр СПБ»Наименование затрат2024 г2025г2026гСтоимость оборудования и программного обеспечения, тыс.руб.5,600Стоимость доработки информационных систем, тыс.руб.3,53,53,5Инвестиционные затраты9,13,53,5Операционные затраты, тыс.руб.18,015,015,0Стоимость лицензий, тыс.руб.3,03,03,0Стоимость электронных ключей, тыс.руб.3,000Стоимость техподдержки, тыс.руб.1,01,01,0Содержание проектной команды, тыс.руб.2,02,02,0Всего затраты в год, тыс.руб.36,124,524,5Итого, тыс.руб.85,1Из таблицы 4 видно, что затраты на модернизацию кадрового документооборота в ООО «Копицентр СПБ» за 3 года составят 85,1 тыс.руб. При этом 36,1 тыс.руб. Модернизация обойдётся только в первый год из-за затрат на оборудование и программное обеспечение, а так же стоимость электронных ключей. В последующие годы стоимость эксплуатации облачного сервиса будет составлять 24,5 тыс. рублей в год или чуть больше 2 тыс. руб. в месяц.Экономический эффект от модернизации поможет посчитать калькулятор эффективности внедрения электронного оборота на сайтк ФНС России.Сначала подготовим данные для ввода в таблицу на сайте.Таблица 5. Усреднённые данные документооборота ООО «Копицентр СПБ»Усредненные данныеЗначениеИсходящие документы600Входящие документы900Внутренние документы450Количество договоров на покупку120Количество договоров на продажу180Доля документов к переводу на ЮЗЕДО,%85Плановый срок достижения полного перехода, лет 3Плановый годовой объем роста компании, %12После произведённых расчётов получается следующий результат:Рисунок 6.Исходя из полученного графика можно сделать вывод, что экономия после перехода на электронный документооборот за 3 года составит 796 тыс.руб. Но даже в течение первого года с учётом повышенных затрат экономия составит 196 тыс.руб., что более, чем в 2 раза больше, чем требуется на модернизацию электронного документооборота. Кроме экономического эффекта стоит учесть тот факт, что в настоящее время усиливается тенденция переходя на электронный документооборот и оформления в электронном виде разных сторон хозяйственной деятельности предприятий в виду очевидных его преимуществ (рис.7). Это позволяет предположить, что со временем на ЭДО перейдут и отношения работодатель - наёмный работник. А электронные подписи будут у всех участников производственного процесса. А документы на бумажных носителях подписанные шариковыми ручками выйдут из оборота.Рисунок 7. Время обработки документов при бумажном и электронном документообороте.Законодательная и исполнительная власти Российской Федерации уделяют особое внимание цифровизации экономики. Они внимательно отслеживают проблемы в этой области и своевременно на них реагируют. В таких условиях, когда очень быстро совершенствуется и программное обеспечение, и законодательная база модернизация и отказ от бумажного документооборота значительно расширяет возможности кадровой службы и высвобождает большие резервы для более индивидуалистического подхода к работникам предприятия в соответствии с современными тенденциями в этой области. Моё предложение по усовершенствованию кадрового документооборота в дальнейшем позволит более качественно вести кадровый документооборот с учётом всех современных тенденций. Переход на кадровый документооборот позволит передавать данные по защищённым каналам связи и свести к минимуму потери документов и их искажение в процессе обработки.ЗаключениеИтогом решения поставленных задач и целей в рамках данной курсовой работы является изучение на практике типичных проблем кадрового делопроизводства.На основании изучения кадрового делопроизводства ООО «Копицентр СПБ» можно сделать следующие выводы:- правильное ведение кадровой документации, ее соответствие действующему законодательству Российской Федерации является основной целью кадровых служб и специалиста по кадрам- любая информация, которая содержится в кадровых документах предприятия, имеет значение и для работодателя, и для сотрудника, отражает трудовые отношения- способы ведения кадрового документооборота предприятие вправе выбрать самостоятельно в соответствии с своими задачами, экономическим положением в соответствии с действующим законодательством- ведение кадрового делопроизводства осуществляется на основе Инструкции кадрового делопроизводства, которая является локальным актом предприятия и утверждается его руководствомВ вопросах кадрового делопроизводства должны разбираться:- руководитель предприятия и его заместители, так как в их обязанности входит утверждение соответствующих документов- руководители отделов, проводящие набор сотрудников и их оформление- специалисты кадровых служб, которые ведут кадровый документооборотВ курсовой работе рассмотрены разные проблемы ведения кадрового документооборота, применение на практике нормативных документов и инструкций, в соответствии с целями и задачами данной курсовой работы.В первой главе дана история исследований в части управления персоналом и их эволюция. Во второй главе рассматриваются кадровый состав и документооборот конкретного предприятия, выявляются его недостатки, проводится сравнительный анализ разных видов кадрового документооборота и их экономическая эффективность.Таким образом цель, поставленная во введении данной курсовой работы достигнута и задачи решены.Библиографический список1. Вукович, Г. Г. Управление персоналом : теория и методика / Г. Г.Вукович. – [Б. м.] : Экономика Профессия Бизнес. - 2019. - № 4. - с. 20-25.2. Горина, М. С. Управление персоналом предприятия и методыоценки его эффективности / М. С. Горина. - [Б. м.] : Modern Economy Success- 2019. - № 3. - с. 15-22.3. ГОСТ 7.0.8-2013. Национальный стандарт РоссийскойФедерации. Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения: утв. и введён в действие Приказом Росстандарста от 17.10.2013№ 1185-ст // Информационная система Гарант: версия ГАРАНТ-Мастер,объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД. 4. ГОСТ 7.0.97-2016. Национальный стандарт РоссийскойФедерации. Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу. Организационно–распорядительная документация.требования к оформлению документов: утв. и введён в действие ПриказомРосстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018) //Информационная система Гарант: версия ГАРАНТ-Мастер, объединенный сГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД. 5. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 01.07.2021, с изм. от 08.07.2021) //Информационная система Гарант : версия ГАРАНТ-Мастер, объединенный сГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД. 6. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 21.12.2021, с изм. и доп., вступ. в силу с01.03.2022) // Информационная система Гарант : версия ГАРАНТ-Мастер,объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД. 7. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья) от26.11.2001 № 146-ФЗ (ред. от 18.03.2019) // Информационная система Гарант: версия ГАРАНТ-Мастер, объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД.8. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвёртая) от18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. от 11.06.2021, с изм. и доп., вступ. в силу с01.01.2022) // Информационная система Гарант: версия ГАРАНТ-Мастер,объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД. 9. Делопроизводство в кадровой службе / А. Я. Кибанова. – Москва: Проспект, 2021. 80 с.10. Домрачева, Л. П. Особенности проведения кадрового аудита вгосударственном учреждении. Бухгалтерский учет в бюджетных инекоммерческих организациях / Л. П. Домрачева. [Б. м.] : [б. и.] - 2016. - №10. с. 25 - 35; 2019. № 1. с. 11 - 21.11. Кодекс Российской Федерации об Административныхправонарушениях от 30.12.2001 (ред. 30.12.2021 с изм. и доп., вступ. в силу с01.01.2022) // Информационная система Гарант : версия ГАРАНТ-Мастер,объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД. 12. Конституция Российской Федерации (принята всенароднымголосованием 12.12.1993 с изм., одобренными в ходе общероссийскогоголосования 01.07.2020 вступ. в силу 04.07.2020) // Информационная системаГарант: версия ГАРАНТ-Мастер, объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД.13. Корнеев, И. К. Делопроизводство. Образцы, документы.Организация и технологии работы / И. К. Корнеев. - Москва : Проспект, 2021.- 480 с.14. Ловчева, М. В. Управление персоналом: теория и практика.Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие / М.В.Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова: под ред. А.Я. Кибанова. – Москва : РГПресс, 2021. - 78 с.15. Менеджмент и управление персоналом: инновации, цифровыетехнологии : сборник статей / Г. И. Москвина, В. А. Козырев., Т. Н. Ярова. -Москва : Русайнс, 2020. - 144 с.16. О бухгалтерском учёте : утв. и введён в действие Федеральнымзаконом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 30.12.2021 с изм. и доп. вступ. всилу с 01.01.2022) // Информационная система Гарант : версия ГАРАНТМастер, объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД. 17. О внесении изменений в отдельные законодательные актыРоссийской Федерации в связи с совершенствованием нового положениягосударственных (муниципальных) положений» : утв. и введён в действиеФедеральным законом от 08.05.2010 № 83-ФЗ (ред. от 24.04.2021, с изм. от29.11.2021) // Информационная система Гарант : версия ГАРАНТ-Мастер,объединенный с ГАРАНТ-LegalTech, 5-ОД.18. О государственной тайне Российской Федерации: утв. и введён вдействие Федеральным законом от 21.07.1993 № 4585-1-ФЗ (ред. 11.06.2021)19. В.В. Кадровый документооборот/ В.В. Семеникин, - М.: Эксмо. 2010. - С.87..20. Цыганков, А.М. Учет кадров и кадровая документация/ А.М. Цыганков. - М.: Экономика и жизнь. - 2009. - С.59.. 21. Особенности управления предприятиями сферы услугhttps://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-upravleniya-predpriyatiyami-sfery-uslug/viewer22. КАЛЬКУЛЯТОР ДЛЯ РАСЧЕТА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИhttps://www.nalog.gov.ru/rn77/service/edo/