Использование новых информационных технологий в документационном обеспечении управления.

Основные стадии процесса данного класса – создать документ, редактировать его, передать на печать и совершать другие операции. Сюда же можно отнести системы обработки документов, представляющих собой электронную версию бумажных.Большое значение имеют СУБД – системы управления базами данных. Именно данные системы позволяют управлять большими хранилищами - упорядоченной системой большого количества элементов документационных данных.Системы коллективной документационной работы предназначаются для того, чтобы грамотно распределить обязанности между отдельными пользователями системы. Такие системы предоставляют доступ к системе для различных пользователей в совместной деятельности группы работников.Система управления документами позволяют пользователям системы вести работу с электронными версиями бумажной документации. Система является достаточно мощной по своим функциям, поскольку позволяет хранить большое количество данных документов (электронный и бумажный вариант), работу с обеими версиями вариантов, а также возможности для обращения к любому из документов системы, причем не атрибутивно, а полнотекстовым способом.Система электронной почты позволяет получать и отправлять электронные письма различных участников системы. Система электронной почты регулярно обновляется, подвергается различным изменениям, в частности, появились функции групповой рассылки, использования различных почтовых вложений, сортировка писем, автоответчик и прочие функции.Системы управления деловыми процессами также способствуютобменуэлектронной корресподенцией и электронными версиями документов между участниками документационного обеспечения управления. При этом их функциональные возможности гораздо шире возможностей системы электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами помогают осуществлять мониторинг исполнительской дисциплины путем автоматического отслеживания установленных сроков исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.Таким образом, информационные технологии в системе ДОУ предполагают решение следующих задач при помощи следующих методов (табл.1)Таблица 1 - Задачи ДОУ и инструментальные средстваЗадачи ДОУИнструментальные средства12ДокументированиеТрадиционные средства подготовки документов (тестовые и табличные процессоры, средства работы с графикой и т.д.) Специализированные средства (встроенные редакторы и т.д.)Организация документооборотаЭлектронная почта Системы обеспечения групповой работы Системы управления деловыми процессамиОрганизация храненияСистемы управления базами данных Системы обеспечения групповой работы Системы управления документамиЛюбая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций:·регистрация документов в картотечной форме;·учет резолюций, выданных по документам;·поддержание связей между ними;·мониторинг над исполнением документов;·списание документов в дело;·ведение работы справочного и информационного характера;·формирование отчетности.Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении.Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.Использование средств информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления делает возможным создание автоматизированного рабочего места, общая схема которого представлна в приложении 1.2.2Рейтинг современных ИТ в ДОУВ связи с ускоряющимся процессом прогрессивного развития информационных технологий в XX веке ситуацию в современном мире можно описать основными тенденциями ксозданию и развитию информационных систем и программ, внедрением разрабатываемых систем с возможностью электронного документооборота и работы с документацией [1].Использование современных информационных технологий при создании, хранении, распространении и использовании документов сегодня выступает важнейшимвопросом, вызываемымнескончаемым процессом развития программно-технологических аппаратных инструментальных средств, используемых в документационном обеспечении управления. Если еще несколько десятков лет назадогромная доля рабочего времени сотрудников тратилась на создание, поиск, подписание и обмен документами, для ознакомления каждый внутренний документ копировался, многие корпоративные документы были безвозвратно утрачены, и уходило много рабочего времени на поиск или восстановление утерянного документа, то появление и развитие современных информационных технологий с переходом на электронный документооборот выступает средством решения данных проблем.Информационные технологии в документоведении снижают трудоемкость процессов создания, хранения и передачи документов, а также повышают их надежность и оперативность. Также они способствуют улучшению взаимодействия всех служб организации, а также высокой скорости работы с документами, так как это является важным условием эффективной работы. Современные информационные технологии основываются на применении ЭВМ, активном участии сотрудников в процессе обмена информацией, высоком уровне интерфейса, работе в режиме реального времени, использовании пакетов прикладных программ и возможности удаленного доступа пользователей к базам данных с помощью компьютера. Переход на электронный документооборот спровоцировал назревшую необходимость формирования рабочих навыков по использованию информационных технологий и связанной с этим переподготовке специалистов по документационному обеспечению. Это потребовало значительных вложений материальных денежных средств. Однако внедрение современных информационных систем окупилось за счет снижения численности персонала в связи со снижением трудоемкости работы с документами и автоматизации некоторых процессов. Таким образом, переход на электронный документооборот обеспечивает: – отлаженная система хранения и учета документов, позволяющих обращаться к любому документу по запросу; – повышение квалификации работников; – сокращение времени на согласование и утверждение документов; – быстрый доступ к любому из документов по запросу; – эффективное управление процессами обработки и передачи информации; – сокращение времени работы с документами; – снижение уровня экономической нагрузки при реализации системы; – оптимальное перераспределение рабочих мест и обязанностей, сокращение некоторых должностей; – высокую скорость передачи данных одновременно нескольким адресатам Далее рассмотрим рейтинг, составленный при анализе современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления, используемых при активной сетевой поддержке на территории Российской Федерации [15], [4]:Таким образом, согласно рейтингу, представленному на рисунке 1, можно сделать вывод, что основные и востребованные в современном обществе решения для документооборота – это 1С, GoogleDocs, Dropbox. Не следует забывать, что данный рейтинг наиболее используемых программ неуклонно подвергаетсявновьнаступающим изменениям, при которых какая-то из технологий может существенно сдать свои позиции и потерять актуальность, а другая напротив займет лидирующие позиции по причине использования абсолютно новых информационных технологий, которые будут весомо опережать все оставшиеся программные продукты. Новые информационные технологии предполагают наделение документов юридической силой, то есть придания им официального статуса называемого документом, поскольку доказательность выступает важнейшим свойством документации на сегодняшний день. Однако при анализе новых информационных систем помимо многочисленных плюсах, необходимо обратить внимание и на недостатки. Среди этих недостатков в частности:необходимость быстрого переключения между электронными носителями, внедрение новых программ, способов доставки – все это в некоторой мере препятствует стабильности делопроизводственных процессов в руководстве, усложняет задание сохранности документов и использование имеющихся документов. С внедрением новых информационных технологий возникла необходимость в защите не только самих электронных документов, но и аппаратных средств и каналов передачи данных. Механизмы защиты информации должны быть надежными, поддерживать основные коммуникационные стандарты и протоколы, быть совместимыми со всеми подсистемами электронного документооборота. Также необходима разработка нормативных документов, регламентирующих защиту электронных документов, таких как Концепция и Политика информационной безопасности. Таким образом, назревающий вопрос влияния, а также роль современных информационных технологий в документоведении очень велика и требует больших экономических материальных затрат и немалых объемов работы, связанных с введением новых платформ, программных продуктов и различных современных решений, что может помочь получить высокие результаты в сфере документационного обеспечения управления.ЗаключениеТаким образом, результатом выполнения данной курсовой работы стало достижение главной цели работы и сопутствующих ей вышеперечисленных задач. В первой главе работы были проанализированы основные теоретические положения, касающиеся информационных технологий и сферы документационного обеспечения управления. Были проанализированы требования международной и отечественной системы ДОУ, проанализированы основные этапы развития ИТ. Была подробно изучена АСДОУ – автоматизированная система документационного обеспечения управления, принципы и особенности ее работы, сертификационные требования и отдельные аспекты, касающиеся ее использования в организациях различного уровня.Во второй главе более подробно была изучена практическая часть рассматриваемой темы, а именно проанализированы основные информационные технологии, использующиеся в документационном обеспечения управления. Был проанализирован составленный на сегодняшний день рейтинг используемых информационных технологий, а также выявлены основные преимущества и недостатки их использования на сегодняшний день.Таким образом, в целом, можно отметить темпы высокого перспективного роста рассматриваемого направления – использования информационных технологий в документационном обеспечении управления.Среди наиболее используемых и быстро развивающихся решений на сегодняшний день выделяются решения 1C, 1C-Битрикс, Googledocsи некоторые другие информационные технологии. Однако в данной сфере назревает необходимая потребность в появлении новых средств, а вместе с тем и подстройка всей системы ДОУ под их использование, в том числе и обучение персонала для работы с ними.Список литературы:Головко М.В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства. Головко М.В., Аракелян А.А., Квасова А.А., Козленко Э.И. Инновации. Наука. Образование. 2022. № 69. С. 177-188.Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с.Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с. Евдокимова Е.В. Современные универсальные информационные технологии для совершенствования документационного обеспечения управления. В сборнике: Современные информационные технологии: интеграция науки и практики.сборник материалов Всероссийской заочной научно-практической конференции. Чебоксары, 2020. С. 44-50.Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2020. - №11. – С. 25-27Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2020 - №2 – С. 23-27.Могилев, А.В. Информатика: учеб.пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / А.В. Могилев, Е.К. Хеннер, Н.И. Пак; под ред. А.В. Могилева. – М.: Изд. Центр «Академия», 2019. – 336 с.Орлова М.М. История и современные тенденции развития систем электронного документооборота. Вестник ВНИИДАД. 2022. № 3. С. 52-62.Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 178 с. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: учеб.пособие для студ. учр. сред. проф. Образ. / А.В. Пшенко. – М.: Мастерство, 2019. – 176 с.Семенов М.И. Информатизированные информационные технологии в экономике: учеб. / М.И. Семенов, И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2021. – 2016 с.Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2019. – 640 с.Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учеб. / под ред. Г.А. Титоренко. – М.: Юнити, 2020. – 399 с.Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: уч. пособие для вузов / под ред. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: Юнита-Дана, 2020. – 439 с.Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНА принт, 2019. – 672 с.Приложение 1Схема автоматизированного рабочего места