Использование новых информационных технологий в документационном обеспечении управления

В ООО "ХАЛТЭК", модуль "Принятие решений" направлен на автоматизацию бизнес-процессов, реализованных в системе в виде "процесса принятия решений", сформированного из двух основных элементов: карточки документа и пути движения документа. В системе имеются предопределенные "процессы принятия решений" для стандартных документов (договоров, организационных документов, распорядительных документов, служебных записок, заявлений и добровольных документов).Процессы для специальных документов (например, заявки на кредит) могут быть настроены дополнительно и быстро. Внедрение данного модуля обеспечивает ООО "ХАЛТЭК" следующие функции: создание и хранение документов/черновиков документов, обработка документов в соответствии с заданными процессами, включая использование шаблонов, готовых документов, созданных в других приложениях (например, MicrosoftWord, Excel, PowerPoint), сканированных изображений бумажных оригиналов, и такие этапы, как подготовка документа, согласование (в том числе экспертиза), подписание, утверждение и регистрация, Управление документооборотом; регистрация документов с использованием автоматической нумерации; ручная регистрация организационно-распорядительных документов и договоров (возможно).Модуль "Собрания" ООО "ХАЛТЭК" позволяет осуществлять и управлять всем бизнес-процессом, включая подготовку и организацию собраний, подготовку протоколов и управление выполнением решений, принятых на основе протоколов. Данный модуль предоставляет определенные функции для планирования, подготовки, проведения совещаний и ведения протоколов в ООО "ХАЛТЭК". Планирование совещания: определение параметров совещания, подготовка повестки дня совещания, определение списка участников (внутренних: из числа сотрудников организации, внешних: из числа внешних направлений), согласование и утверждение вопросов повестки дня совещания. Подготовка, согласование и утверждение повестки дня: внесение материалов собрания в пункт повестки дня или всего собрания, утверждение пункта повестки дня собрания председателем (утверждающим), отмена собрания, автоматическая регистрация карточки собрания в пункте утверждения, передача собрания в список рассылки, как для информации, так и для подтверждения ознакомления, передача уведомлений (приглашений) потенциальным участникам совещания.Подготовка совещания: принятие приглашения участниками совещания; принятие решений внутренними участниками совещания по полученному приглашению: подтверждение/отказ от участия в совещании с возможностью ввода комментариев; делегирование участия в совещании другому сотруднику; подготовка внутренними участниками совещания пунктов повестки дня или материалов для всего совещания; перенос и отмена совещаний; автоматически генерируемые Печать печатных форм: повестки дня и списка участников совещания.Проведение совещания: регистрация участников; учет замечаний и возражений по ходу совещания; учет решений; автоматическое создание протокола на основании записей в карточке совещания и решений; добавление, утверждение и подписание решений в карточку протокола; автоматическая регистрация протокола (при подписании); передача протокола в список рассылки (информирование и подтверждение ознакомления); участники совещания Управление исполнением подготовки протокола участниками совещания.Создание самостоятельных протоколов совещаний: регистрация проектов документов, на любом этапе обработки документов (после регистрации) размещение оригинала протокола в деле с участием сотрудника, ответственного за ведение протокола, и автоматически, на любом этапе обработки документов (после маршрутизации), размещение копий протокола в деле, поиск документов, связи между документами СЭД в визуализации, организации обсуждения документов, автоматического и принудительного помещения документов на оперативное хранение.Модуль "Задания" позволяет ООО "ХАЛТЭК" ставить задачи сотрудникам всей организации путем создания документов или самостоятельных заданий и контролировать их исполнение. Также модуль позволяет формировать "дерево" поручений со связанными с ними поручениями и управлять их исполнением. Поручения могут отдавать руководители всех уровней. Исполнители могут хранить отчеты о своей работе в модуле "Поручения". Этот модуль тесно связан с другими базами системы ("Решения", "Управления", "Обращения граждан", "Собрания" и "Оперативное хранение"). Заказы могут создаваться как в базе "Заказы", так и в других модулях системы ("Решения", "Офисы" и "Собрания"), а все заказы хранятся в модуле "Заказы"; данный модуль ООО "ХАЛТЭК" предоставляет следующие функциональные возможности создание проектов поручений, в том числе на основе шаблонов; создание "множественных поручений"; отражение в системе информации о статусе исполнения поручений; прием созданных и рабочих поручений; истечение срока исполнения поручения; автоматическое уведомление об исполнении поручения; формирование промежуточных отчетов в процессе исполнения поручения; формирование промежуточных отчетов об условиях исполнения поручений; и формирование запроса исполнителя на изменение условий исполнения поручения, модификацию условий исполнения поручения, создание промежуточных отчетов в процессе исполнения поручения.[23]Модуль "Оперативное хранение" предназначен для организации оперативного хранения документов ООО "ХАЛТЭК", находящихся в деле, ведения номенклатуры дел, ведения дел, формирования описи для передачи дел в модуль "Архивное хранение" и управления сроками хранения документов. Также в модуле "Оперативное хранение документов" содержатся ссылки на документы. Модуль "Архивное хранение документов" предназначен для приема дел ООО "ХАЛТЭК" по описи на архивное хранение документов, формирования топографий дел, выдачи и возврата контрольных дел, а также управления истечением сроков хранения. Данный модуль содержит ссылки на документы в модуле "Архивное хранение документов". Модуль "Регламентные документы" позволяет сотрудникам ООО "ХАЛТЭК" работать с регламентными документами, оформленными непосредственно в этом модуле или из функциональных модулей (принятие решений, офисы, совещания).Для ООО "ХАЛТЭК" данный модуль обеспечивает следующие функции: публикация обрабатываемых системой документов по функциям (ОРД, добровольные документы, входящие документы, протоколы), публикация документов, не обрабатываемых СЭД (непосредственно в модуле "Регламентные документы" для карточек регламентных документов), создание категорий документов, которые не обрабатываются в СЭД, создание категорий документов, которые не обрабатываются в СЭД (непосредственно в модуле "Регламентные документы" для карточек регламентных документов) карточек документов), создание категорий (папок) документов в модуле "Регламентные документы". Возможность создания многоуровневых категорий и привязки регламентных документов к одной или нескольким категориям одновременно для разграничения доступа к документам, публикации изменений (новых версий документов) к текущим документам в функционально-ориентированных модулях и модуле "Регламентные документы", публикации регламентных документов отзыв, отслеживание сроков действия нормативных документов и переход документов в статус "Просроченные", организация обсуждений нормативных документов, мониторинг событий по нормативным документам (подписка), публикация новых версий документов.ЗАКЛЮЧЕНИЕСтоит отметить,что в рамках данной работы были поднятывопросы, указанные в целях и задачах, которые заключалисьв исследовании понятия и системы новых информационных технологий в документационном обеспечении управления, их сущности и назначения, а также в раскрытии подходов к проблеме изучения информационные технологий в документационном обеспечении управления.Данные вопросы были изучены и отражаются в работе.Использование новых и современных технологий в документационном обеспечении управления, в том числе организация электронного документооборота, поднимает управление процессами в современных организациях на более высокий уровень, поддерживая актуальность информации за счет внесения изменений (обновлений) всеми участниками организации на всех этапах жизненного цикла документа. Новая технология позволяет всем участникам организации поддерживать актуальность информации путем внесения изменений (обновлений) на всех этапах жизненного цикла документа. Удобство безбумажной технологии очевидно только на первый взгляд. Однако основная польза от СЭД для руководства заключается не только в экономии времени и средств, но и в новой, четкой организации бизнес-процессов компании; от внедрения СЭД выигрывают не только отдельные службы, но и организация в целом. В данной работе рассматривается пример использования новых информационных технологий в документационном обеспечении управления на примере компании ООО "ХАЛТЭК": в компании принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно в общем отделе, а часть - в структурных подразделениях и филиалах, в кратчайшие сроки после исполнения документа. Все бумажные источники возвращаются в организационный отдел. ООО "ХАЛТЭК", являясь крупной компанией, вынуждено решать эту задачу комплексно, как по объему обрабатываемой информации, так и по сложности анализа; документационное обеспечение управления в ООО "ХАЛТЭК" осуществляется несколькими подразделениями под руководством вице-президента по общим вопросам. В данной работе представлены следующие направления совершенствования системы электронного документооборота в ООО "ХАЛТЭК". В частности, необходимо внедрить следующие модули: принятие решений, совещания, поручения, деловое хранение, архивное хранение и нормативные документы. Кроме того, необходимо внедрить в практику компании следующие модули: принятие решений, совещания, инструкции, деловое хранение, архивное хранение и нормативные документы.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.1. Багриновский, К.А. Новые информационные технологии / К.А. Багриновский, Е.Ю. Хрусталев. – М.: ЭКО, 1996. – 229 с. 2. Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. – М.: Компания Айти, 2004. – 328 с. 3. Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с. 4. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А.М. Вендров. – М., 2000. – 125 с. 5. Гохберг, Г.С. Информационные технологии: учеб. для сред. проф. образ. / Г.С. Гохберг, А.В. Зафиевский, А.А. Короткин. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 208 с. 6. Демушкин, А.С. Новая терминология в информационных технологиях / А.С. Демушкин // Делопроизводство. – №2. – 2001. – C. 41-48. 7. Зайцев, Н.Г. Принципы информационного обеспечения в системах переработки информации и управления / Н.Г. Зайцев. – Киев, 1976. – 182 с. 8. Захарова, И.Г. Информационные технологии в образовании: учеб. пособие для студ. высш. учеб. зав. / И.Г. Захарова. - 3-е издание стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 192 с. 9. Кромберг, А.И. Информационное обеспечение управленческой деятельности / А. И. Кромберг // Нар.образ. – 1999. – 65 с. 10. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2002. – 592 с. 11. Макарова, Н.В. Информатика: учеб. / Н.В. Макарова, Л.А. Матвеева, В.Л. Пройдо. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 383 с. 12. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2003. - №11. – С. 25-27 13. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - №2 – С. 23-27. 14. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: учеб. пособие для студ. учр. сред. проф. образ. / А.В. Пшенко. – М.: Мастерство, 2000. – 176 с. 15. Салменкова М.В. Система электронных источников правовойинформации: современное состояние и пути совершенствования [Текст]:автореф. дис... канд. пед, наук / М.В. Салменкова. - Краснодар: гос. ун-т,2004.-24с.16. Салменкова М.В. Система электронных источников правовойинформации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан.пед. Наук, Краснодар, 2004. 180 с.17. Семенов, М.И. Информатизированные информационные технологии в экономике: учеб. / М. И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Г.П. Барановская; под общ. ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 416 с. 18. Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2003. – 640 с. 19. Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учеб. / под ред. Г.А. Титоренко. – М.: Юнити, 2006. – 399 с. 20. Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: уч. пособие для вузов / под ред. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: Юнита-Дана, 2005. – 439 с. 21. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНА принт, 2005. – 672 с. 22. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2001. – 216 с 23. Сайт компании ООО «Халтек» Режим доступа: https://haltec.ru/ (Дата обращения: 11.03.2024)