Создание и организация деятельности архива некоммерческой организации

Несмотря на то, что основная масса работы по архиву, например, прием документов, их направление на хранение осуществляется в форме бумажных документов, тем не менее внедрение ПО позволит оптимизировать работу архивариусов, повысить эффективность выполняемых служебных функций.ЗаключениеАрхив как институт исторической памяти структурирует и выражает то, что общество может знать о своем прошлом. Архивы сохраняют не то, что было, а то, что осталось, отбирая при этом из следов прошлого, то, о чем следует помнить. Архивы не могут сохранять все и поэтому фактически задают границы, пределы исторического познания.Важнейшими субъектами рыночных отношений современной России выступают некоммерческие организации, основа «третьего некоммерческого сектора» страны.В некоммерческих организациях работа с архивными документами осуществляется в соответствии с положением об архиве.Наибольшее число документов формируется в таких отделах как: бухгалтерия, делопроизводство, отдел кадров, где образуется много личных дел. В небольших компаниях работа с архивом возлагается на отдельного сотрудника, в частности, именно в этих отделах создается отдельная штатная единица.Количество человек, ответственных за ведение архивов, определяется решением руководителя организации. Так, может быть создана целая служба, маленький архивный отдел или же назначен один архивариус. Это во многом зависит от того, какой объем документов формируется в процессе осуществления деятельности сотрудников. Следующим важным документом является номенклатура дел. Она необходима для того, чтобы систематизировать документы в архиве по разным делам. Дело представляет собой единицу хранения, которая создается по определенным тематикам. Также единицы хранения имеют одинаковый срок хранения в архиве. Номенклатурой является список дел. При этом стоит обратить внимание, что в номенклатуру, начиная с 2023 г., раздельно включают бумажные и электронные дела. Последние состоят из цифровой документации.Документы отправляются в архив с 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство по этим документам. Иными словами, делопроизводство заканчивается при условии окончания работы с документом. Основной этап в процессе создания архива – проведение инвентаризации деловой документации с дальнейшим определением времени, в течение которого она будет храниться.Опись подтверждается в конце общим числом принятых в ней дел. Указываются пропущенные листы, если таковые есть, указывается дата передачи. Подписывается документ архивариусом, который принимает дела, и ответственным сотрудников, который сдает документы.В настоящее время активной цифровизации деятельности всех организаций возникает необходимость формирования электронных архивов документов. Хранение электронной документации в организациях осуществляется двумя основными способами.Многие компании предпочитают использовать услуги организаций на аутсорсе по созданию и хранению электронного архива. Это зачастую выгоднее и быстрее, чем создавать свою СХЭД или приобретать ее у сторонней компании.Если организации не будут выполнять правила по ведению архивов, то к ним могут быть применены меры со стороны контролирующих органов. Задачи архивов позволяют следить за сохранностью документов организации. При этом работа с документацией становится более удобной, доступ к ней становится более упорядоченным, определяется порядок, в соответствии с которым сотрудники могут использовать необходимые документы. Также посредством архивов можно снизить площади помещений, занятых для хранения архивной документации. Это достигается посредством организованного расположения документов.В хорошо организованном архиве информация каждый день работает на благо организации, является корпоративным ресурсом, который приносит прибыль, пусть и опосредованно. Под хорошей организацией понимается обеспечение доступности информации для многопользовательского доступа, для удаленного доступа, поддержку версий документа.Базой исследования послужил архивный отдел Администрации Волоконовского района. Основной недостаток в организации архивной деятельности отдела заключается в недостаточной степени автоматизации, поскольку в настоящее время существует много различных программ для хранения электронных документов. Отмечается что отдел не скомплектован должным образом необходимым ПО для работы архива, требуется оптимизация и усовершенствование средств автоматизации.Для эффективной работы архивариусов необходимо оптимизировать работу отдела при помощи внедрения более совершенных разработок. Их необходимо внедрять в деятельность отдела.В частности, для оптимизации программного обеспечения предлагается внедрение «АИС ЭЛАР-архив», «КАИСА-Архив». Это позволит не только облегчить работу по ведению архива, но и сделать более эффективным взаимодействие с посетителями сайта Администрации. При помощи данной программы населения сможет получить доступ к возможным государственным услугам, которые им необходимо получить, смогут получить данные о работе в читальном зале архива.Также посетители могут сформировать запрос в электронной форме, задать вопрос специалистам архивного отдела, оставить комментарий. Это очень удобно как для посетителей, так и для архивариусов.Список литературыФедеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 25.12.2023) «Об архивном деле в Российской Федерации» СПС «КонсультантПлюс» Режим доступа:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/0e9fa1dc6ec40a410f73018a04693b1c45100f76/ (дата обращения 04.03.2024).Агафонкин, М. А. Исследование методов и разработка автоматизации создания интегрированного архива документов / М. А. Агафонкин, А. А. Рыбанов, О. В. Свиридова // Студенческий научный форум - 2018, Москва, 15–20 февраля 2018 года. – Москва: ООО "Научно-издательский центр "Академия Естествознания", 2018. – С. 20.Артеменко, А. В. Автоматизация учета в Государственном архиве Липецкой области / А. В. Артеменко, Т. А. Неверова // Сборники конференций НИЦ Социосфера. – 2022. – № 21. – С. 8-10.Афанасьева Л.П. Реестр видов документов: предпосылки создания / Л.П. Афанасьева, Л.Н. Варламова, Н.А. Муравьева // Делопроизводство. – 2020. – № 3. – С. 41–49.Белов Илья Игоревич РОЛЬ ТЕХНОЛОГИЙ ИСКУССТВЕННОГО ИНТЕЛЛЕКТА В ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА // Научный вестник Крыма. 2022. №4 (39). – С. 24-27.Беспалова, Л. Н. Автоматизация исполнения запросов социально-правового характера архивами обществ групп ПАО "НК Роснефть" в период пандемии / Л. Н. Беспалова, Е. Ю. Чеклецова // Современная научная мысль. – 2022. – № 6. – С. 273-277. Бочкарева, Ю. В. Повышение качества выполнения заказов путем создания электронного архива и автоматизации планирования сборочного производства / Ю. В. Бочкарева, М. И. Седлер // Современное машиностроение. Наука и образование. – 2019. – № 5. – С. 1389-1398.Буткина, А. А. Разработка программно-информационной системы для автоматизации ведения архива личных документов с использованием системы тегов / А. А. Буткина, К. Д. Тремаскин, А. В. Шамаев // Огарёв-Online. – 2023. – № 16(201).Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2023. — 304 с. Гринфельд, П.А. КАИСА-Архив – универсальный инструмент комплексной информатизации архивных процессов и услуг / П.А. Гринфельд, Т.Е. Мерсадыкова // Отечественные архивы. – 2019. – № 1. – С. 90–93.Гугуева, Т. А. Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие / Т.А. Гугуева. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2021. — 199 с.Делопроизводство : учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Ю. М. Кукарина, Л. В. Санкина ; под общ. ред. доц. Т. А. Быковой. — 5-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2023. — 403 с. Денисенко, О. И. Делопроизводство и режим секретности : учебное пособие / О. И. Денисенко, С. В. Озерский. - Самара : Самарский юридический институт ФСИН России, 2021. - 92 с.Духновская, И. Ю. Процессы автоматизации электронного взаимодействия между государственными архивами и отделениями Пенсионного фонда РФ / И. Ю. Духновская // Актуальные проблемы и основные пути развития управления документацией и архивным делом: региональный аспект : Сборник научных статей III Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 100-летию Государственной архивной службы Российской Федерации, Уфа, 26 апреля 2018 года / Ответственный редактор Б.В. Бурангулов. – Уфа: Башкирский государственный университет, 2018. – С. 224-229. Жакыпов М. Х. ФАКТОР ЛИЧНОСТИ ВЫСШЕГО РУКОВОДИТЕЛЯ В РАЗВИТИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЦИФРОВИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ // История и архивы. 2022. №3. – С. 10-14.Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учебное пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. - Екатеринбург : Изд-во Уральского ун-та, 2017. - 178 с. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учебное пособие / М.В. Кирсанова. — 4-е изд. — Москва : ИНФРА-М, 2020. — 312 с. — (Высшее образование: Бакалавриат).Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, Т. В. Кондрашова, А. Г. Фабричнов ; под общ. ред. Н. Н. Куняева. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва : Логос, 2020. - 500 с.Кузнецов, И. Н. Делопроизводство : учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 12-е изд. - Москва : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2023. - 405 с. Ланская Д.В., Ермоленко В.В., Дзандзава Э.П. МОДИФИЦИРОВАННАЯ СБАЛАНСИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПОКАЗАТЕЛЕЙ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОММЕРЧЕСКОГО АРХИВА // Вестник Академии знаний. 2022. №6 (53). – С. 9-12.Медведева О.В. Цифровизация управления и системы электронного документооборота / О.В. Медведева, М.Г. Парамонова // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. – 2019. – Вып. 13. – С. 75–79. Немчинов, М. С. Автоматизация технологического архива средствами системы ЛОЦМАН: PLM на предприятии АО «баз» / М. С. Немчинов, К. Ю. Янков // Новые горизонты : сборник докладов IⅩ научно-практической конференции с международным участием, Брянск, 07 апреля 2022 года. – Брянск: Брянский государственный технический университет, 2022. – С. 186-189. Плечева, Т. С. Особенности процесса информатизации архивного дела в России на современном этапе / Т. С. Плечева // Документ. Архив. История. Современность : Материалы VII Всероссийской научно-практической конференции с международным участием, Екатеринбург, 16–18 ноября 2018 года / Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина, Уральский гуманитарный институт; Ответственный редактор Л. Н. Мазур. – Екатеринбург: Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина, 2018. – С. 268-271. Попов, С. Л. Делопроизводство и секретарская работа на персональном компьютере : учебно-методическое пособие / С. Л. Попов. - Москва : СОЛОН-ПРЕСС, 2020. - 424 с.Сахарук, А. Г. Автоматизация учета документов в системе документооборота БУОО «Государственный архив Орловской области» / А. Г. Сахарук, Т. М. Анурина // Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры : Материалы IX Международной научно-практической конференции, посвященной 50-летию Орловского государственного института культуры, Орел, 16–17 декабря 2021 года / Науч. ред. и сост. В.В. Матвеев, Д.Н. Грибков, редколлегия: А.А. Аксюхин, С.Н. Манько. – Орел: Орловский государственный институт культуры, 2022. – С. 257-261. Ушакова О.А. РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ // Символ науки. 2022. №4-1. – С. 14-18.Чиняков Олег Евгеньевич ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: СВОЙСТВА И ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ // Гуманитарные и политико-правовые исследования. 2023. №1 (20). – С. 2-5.Латышева Н.А. Архивы судов в условиях цифровой трансформации [Электронный ресурс] / Н.А. Латышева // Российский судья. – 2021. – № 3. – Режим доступа: URL: http://www.consultant.ru/law/podborki/peredacha_ jelektronnyh_dokumentov_v_arhiv/ (дата обращения: 11.03.2024).