Разработка инструкции по делопроизводству в учреждении.

При работе с документами, образующимися в процессе деятельности любой организации необходимо соблюдать правила документирования, которые значительно облегчат как работу организации в целом, так и отдельных структурных подразделений, и должностных лиц. Одним из важных нормативных документов является инструкция по делопроизводству. Основные уровни разработки разделов Инструкции по делопроизводству. Уровень планирования. Разработка раздела Инструкции по делопроизводству начинается с этапа планирования. На данном этапе создается концепция разрабатываемого раздела Инструкции по делопроизводству. Аналитик формулирует перечень явных и скрытых потребностей. Архитектором определяется логическая и физическая архитектура, проводятся уточнения концепции и требований. Результатами планирования являются согласованное техническое задание (согласует группа аналитиков). Уровень назначения. После согласования технического задания, руководителем команды (для каждого процесса разработки) выделяются выполнимые этапы (модули, задачи, подзадачи), которые должны быть реализованы для успешного завершения процесса разработки. Для каждой задачи определяется приблизительная временная оценка и формируется календарный план выполнения задач, а также их приоритеты. Каждому разработчику (делопроизводителю) в команде назначаются задачи для исполнения, которые распределяются руководителем проекта или членами команды самостоятельно. Уровень разработки. На данном этапе разрабатывается оптимизированный, лаконичный и понятный исходный код модулей (задач и подзадач). Уровень контроля. В процессе реализации разработки раздела Инструкции по делопроизводству необходимо оперативно контролировать исполнение задач членами команды разработчиков, прогресс выполнения модулей, задач и подзадач, равномерно распределять нагрузку между командой. Уровень опытной эксплуатации. Руководитель проекта совместно с заказчиком определяет качество разработанного раздела Инструкции по делопроизводству. Проверяются функциональные и нефункциональные характеристики качества. При наличии несоответствий выполняется корректировка. Отлаженный и настроенный раздел Инструкции по делопроизводству вводится в работу.2.3 Основные разделы инструкции по делопроизводствуИнструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной локальный нормативный акт, регламентирующий документирование и организацию работы с документами в МАДОУ «Детский сад «Глобус». Целью инструкции является отражение всего процесса работы с документами, всех технологических операций в их логической последовательности.Структура инструкции по делопроизводству не имеет четкой регламентации нормативно-методическими документами. Как правило, инструкция включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения. Раздел «Общие положения» устанавливает: сферу распространения инструкции, цель разработанной инструкции, нормативно-методическую базу, сферу ее действия, ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции, подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации. Тематические разделы являются важнейшими, в них прописаны все особенности работы с документами. Они, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются: − виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; − общие правила подготовки и оформления документов; − правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания.В отдельный раздел выделяется «Регистрация документов», где представлены порядок регистрации всех документопотоков, сроки, формы и методы регистрации, правила индексации документов. Раздел инструкции «Контроль за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащих обязательному контролю, порядок их постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине. Раздел «Оперативное хранение документов» содержит: − правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы); − устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов; − правила формирования в дела отдельных категорий документов; − порядок разработки и использования номенклатуры дел; − порядок систематизации и индексации дел. В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают: порядок проведения экспертизы ценности документов, правила подготовки дел к хранению, требования к описанию и оформлению дел и порядок передачи дел в архивРаздел Инструкции «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов таких как первичная обработка поступающих (входящих) документов, обработка и передача отправляемых документов, порядок прохождения внутренних документов, контроль исполнения документов, порядок учета общего объема документооборота и др.К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения могут помещаться схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ заключение данной курсовой работы, посвященной разработке инструкции по делопроизводству в учреждении, можно сделать ряд выводов и подчеркнуть важность данного процесса.Первоначально следует отметить, что делопроизводство играет ключевую роль в эффективной работе организации, обеспечивая сохранность, упорядочение и доступность документов. Знание и применение правил и процедур в делопроизводстве помогает создать систему учета документов, ускоряет обмен информацией и повышает производительность труда сотрудников.Анализируя существующие проблемы и препятствия в делопроизводстве, можно заключить, что разработка инструкции по делопроизводству в учреждении является неотъемлемым этапом в обеспечении эффективной работы организации. Эта инструкция должна устанавливать порядок работы с документами, правила и процедуры их делопроизводства, а также определять ответственных лиц в данном процессе. Такая инструкция позволит минимизировать ошибки и предотвращать потерю документов, что в свою очередь способствует повышению доверия со стороны партнеров и клиентов учреждения.В работе был рассмотрен проект по разработке разделов инструкции по делопроизводству, регламентирующих документирование управленческой деятельности и организацию документооборота.Одним из основных результатов данной работы является определение структуры и содержания инструкции по делопроизводству, включая перечень обязательных разделов и положений, а также особенности их формирования. Структура и содержание инструкции должны быть адаптированы к особенностям конкретного учреждения, учитывая его организационно-правовую форму, специфику деятельности и возможные изменения законодательства.Важной составляющей разработки инструкции является проведение анализа и оценки текущего состояния делопроизводства в учреждении. Это поможет выявить неэффективные процессы и проблемные зоны, а также определить потребности во внедрении современных информационных технологий, например, электронного документооборота.В заключение, следует подчеркнуть, что разработка инструкции по делопроизводству в МАДОУ «Детский сад «Глобус» является важным шагом на пути к повышению эффективности работы учреждения, оптимизации процессов взаимодействия с документами и обеспечению их сохранности. Это также способствует повышению качества предоставляемых услуг и обеспечению удовлетворенности со стороны потребителей услуг.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫПрофессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 № 333н. URL: http://publication.pravo.gov.ru/ document/0001202007160002Профессиональный стандарт «Специалист по управлению документами организации»: утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 27.04.2023 № 421н. URL: http://publication.pravo.gov.ru/ document/0001202305310011Автоматизация делопроизводства – не роскошь, а средство управления. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://www.sekretariat.ru/ article/211079-avtomatizatsiya-deloproizvodstva-ne-roskosh-17-m9Вешкурова А.Б. Основы делопроизводства: учебное пособие для студентов среднего профессионального образования. – Москва-Берлин: Директ-Медиа, 2020. – 245 с. Колот Ю.В. Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборот // Теория и практика современной науки: материалы Международной (заочной) научно-практической конференции, Минск, 26 октября 2021 года. – Нефтекамск: Научно издательский центр "Мир науки" (ИП Вострецов Александр Ильич), 2021. – С. 71-76.Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебное пособие: //. – 9-е изд., 2020. – 406 с.Орлова О. Н. Поддержка управления делопроизводства организации с использованием информационной системы СЭД // Социально-экономические аспекты принятия управленческих решений: Материалы шестого научного семинара, Москва, 28 февраля 2022 года. – Москва: Академия Государственной противопожарной службы МЧС России, 2022. – С. 108-121. Панфилов М.С. Современные проблемы делопроизводства и документооборота// Достижения науки и образования. - 2018. - № 5. - С. 89-98.Самсонова Т.Н. Порядок разработки инструкции по делопроизводству, как основного локального нормативного акта, определяющего систему управления документами в органах местного самоуправления // Алтайский вестник государственной и муниципальной службы. – 2020. – № 18. – С. 103-107.Шарланова С. О. Вопросы организации делопроизводства // Инновационный путь развития как ответ на вызовы нового времени: Сборник статей Всероссийской научно-практической конференции, Оренбург, 23 сентября 2019 года. – Оренбург: Общество с ограниченной ответственностью "Аэтерна", 2019. – С. 29-32.ПРИЛОЖЕНИЕ 1СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД «ГЛОБУС»(приказы по основной деятельности)№ п/пВиды работИсполнительОтдел делопроизводстваСогласующийДиректор компании(филиала, ОСП)Ответственный руководитель1Создание проекта приказаСоздание списка рассылки приказа2Создание визирования (определение очередности согласования) проекта приказа3Направление проекта приказа на согласование4Передача на подписание проекта приказа с листом согласования на бумажном носителе5Передача подписанного проекта приказа на бумажном носителе в отдел делопроизводства 6Регистрация проекта приказа. Сканирование и вложение его в РК (регистрационную карточку)7Постановка приказа на контроль (если пункты приказа требуют исполнения)8Направление приказа лицам, согласно списку рассылки9Исполнение приказа, внесение отчета в РК об исполнении10Принятие (либо отклонение) отчета об исполнении приказа 11Контроль срока исполнения приказа12Снятие исполненного приказа с контроля13Формирование приказа в дело14Обеспечение сохранности, учета и использования архивных документовСогласующий:руководитель структурного подразделения, отдел делопроизводства, заместитель директора (по направлению деятельности), советник директора (по определенному списку), заместитель директора по правовому обеспечению (в филиале – начальник юридического отдела).