Особенности работы с входящими документами в организации

Задача минимизации объемов документооборота включает в себя два основных аспекта:1. Сокращение числа создаваемых документов;2. Сокращение расходов на ресурсы и на производство документов.Итак, при помощи использования системы электронного документооборота, у компании будут конкурентные преимущества, поскольку она сэкономит бюджет и время, при этом будет оперативное взаимодействие всех сотрудников при исполнении профессиональных функций и задач.На сегодняшний момент, среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяют две основные группы: совершенствование технологии документооборота и минимизация объёма документооборота.К первой группе рассмотренных методов относят все процедуры прохождения документов в компании, а именно: создание моделей документооборота, маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, создание специальных оперограмм и документограмм, различных схем движения документов и пр.В способы, позволяющие эффективно совершенствовать технологии документооборота, входит оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочение документационной нагрузки во времени для обеспечения ее равномерного распределения.Минимизация объема документов связана с регламентацией документации, сокращением количества внутренних документов, рационализацией документации, организацией единых систем документации (так называемых УСД), разработкой единых требований к текстам, использованием недокументированных связей.Главным условием сокращения объема документов является упорядочение их появления. Основным методом оптимизации процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства в целом. На практике это может выражаться в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав используемых документальных форм и правила их использования. При унификации из документальных цепочек удаляется каждое ненужное звено, каждый документ, по каким-либо причинам не отвечающий требованиям сегодняшнего дня и созданный просто по привычке.ЗАКЛЮЧЕНИЕИсходя из требований нормативных актов, сформулируем три основных правила, которых следует придерживаться при приеме и регистрации входящих документов:Правило 1. Разную корреспонденцию организация получает разными способами. Все полученные документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоэтапную проверку документа, и выявление нарушений на каком-либо этапе этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует оформления и не содержит сведений, которые могут быть использованы в справочных целях, он не регистрируется, а передается структурным подразделениям и должностным лицам. Перечень незарегистрированных документов приведен в приложении 11 к Руководству по разработке удостоверения личности, однако он является приблизительным, а потому может уточняться организацией с учетом особенностей документооборота.Правило 3. Получатель может отказаться от регистрации документа в случае выявления несоответствий при его проверке, при этом отправитель должен направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. пункт 3.18 Правил ведения учета).Улучшение организации текущего документооборота является одним из важнейших элементов процесса управления. Объем информации увеличивается с каждым годом и ее своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и использовании современных систем электронного документооборота.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВНормативно-правовые актыКонституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) // «Собрание законодательства РФ», 04.08.2014, N 31, ст. 4398.Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.docdelo.ru/2017/03/izmeneniya-v-oformlenii-documentov-v-novom-gost-r-7097-2016.html.ЛитератураАлиева Е.В. Автоматизация документооборота склада производственного предприятия // NovaInfo.Ru. 2017. Т. 5. № 58. С. 43-47.База данных «реестр углеродных единиц» // Свидетельство о регистрации базы данных RU 2024620988, 01.03.2024. Заявка от 15.02.2024.Головинский С.Н. Необходимые документы и разделы для подготовки проектной документации // В сборнике: Рациональное использование природных ресурсов в целях устойчивого развития. материалы II Всероссийской конференции обучающихся учреждений среднего общего, среднего профессионального и высшего образования. Красноярск, 2023. С. 157-161.Зырянова А.Д. Особенности применения сервиса электронного документооборота в курганском линейном отделе МВД России на транспорте / В книге: сборник тезисов докладов научно-практической конференции студентов курганского государственного университета. Курган, 2022. С. 121-122.КнижниковаА.Н. Делопроизводство и режим секретности: учебник / (4е издание, переработанное и дополненное) Москва, 2024.Костенецкая Т.В. Документация образовательной организации среднего профессионального образования в сопровождении обучения студентов на примере Орловского реставрационно-строительного техникума // В сборнике: Современное состояние инфосферы учреждений культуры. Материалы V Международного студенческого научно-практического форума, посвященного 50-летию Орловского государственного института культуры. Науч. редакторы и сост. Д.Н. Грибков, Н.Е. Беляева, редколлегия: Т.Н. Сомова, Н.А. Бекетова, Е.Э. Политевич, О.А. Барма. Орел, 2022. С. 111-114.Методические рекомендации по экспонированию архивных документов: особенности подготовки, характеристика структуры и содержания / Герчикова Н.А., Дегтярева И.А., Ловцов А.С., МельтюховМ.И., Сабенникова И.В., Ткаченко Н.А. // Вестник ВНИИДАД. 2024. № 1. С. 40-49.МусенкоД.А. Работа с входящей документацией в бу«сургутский государственный педагогический университет» в СЭД «1С:Документооборот» // В книге: Россия и мир: история и современность. тезисы Х всероссийской (с международным участием) конференции студентов и молодых учёных. Сургут, 2022. С. 120-122.Обновление стандартов ЕСКД // Компетентность. 2023. № 9-10. С. 85 a.Оборин М.С., Клейн Д.А. Разработка методического подхода к оценке стратегии государственного управления лесопромышленным комплексом РФ // Инновации и инвестиции. 2024. № 2. С. 544-547.Онтолого-ориентированная информационная система верификации формализованных документов / Балашова И.Ю., Дзюба Е.А., Попова Н.А. // Известия Кабардино-Балкарского научного центра РАН. 2024. Т. 26. № 1. С. 11-20.Особенности работы руководителя с документацией в современных условиях / Новикова Н.А., Тимошкина Н.А., Надточий Ю.Б. // В сборнике: Наследие И.Я. Яковлева в контексте развития образования и духовно-нравственного воспитания. Сборник научных статей Всероссийской научно-практической конференции. Чебоксары, 2023. С. 84-89.Платформа управления документами и задачами предприятия (цифра) / Мищенко А.Н., Шейкин Д.В., Цырендоржиев Н.Ю. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2022662500, 05.07.2022. Заявка № 2022661220 от 21.06.2022.Погребной А.О. Коннектор для интеграции СЭД с сервисом ЭДО // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2024614434, 26.02.2024. Заявка от 19.02.2024.Попков Д.В. К вопросу организации проектных работ при изготовлении продукции на предприятиях оборонно-промышленного комплекса // В сборнике: современные тенденции и перспективы развития экономики и менеджмента в России. Сборник статей X Всероссийской научно-практической конференции (18 ноября 2022 г.). Москва, 2022. С. 235-239.Попков Д.В., Чистов Р.И. Актуальные проблемы разработки изделий военного назначения на предприятиях ракетостроения в России // Вестник Екатерининского института. 2022. № 3 (59). С. 47-50.Программа для автоматизированной обработки первичной финансовой документации / Гончаров Д.В., Гончарова И.И., Бундюк Р., Рыженков А.В., Бекетов Я.М., Юрьева М.С., Долгих Е.А., Козлов А.В. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2024612460, 01.02.2024. Заявка от 19.01.2024.Русакова Е.Р. Особенности организации работы с документами на примере омской духовной семинарии // Церковь. Богословие. История. 2024. № 5. С. 181-187.Системы обслуживания ГПА в условиях компрессорных станций / Величко Е.И., МузыкантоваА.В., Владимиров А.В. // В сборнике: Наука. Новое поколение. Успех. Сборник материалов III международной научно-практической конференции. Краснодар, 2022. С. 79-82.СтепаненковаЗ.В., МусенкоД.А. Автоматизация работы с входящей и исходящей документацией в процессе внедрения «1С: документооборот» в БУ «Сургутский государственный педагогический университет» // В сборнике: Актуальные проблемы гуманитарных наук. Материалы Всероссийской научно-практической конференции. Отв. редактор Д.А. Погонышев. Нижневартовск, 2022. С. 161-164.Trade-inmobile // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2024613949, 19.02.2024. Заявка от 31.01.2024.