Применение интернет- технологий для организации системы электронного документооборота

Предлагаются следующие мероприятия для решения проблем:Разработка модели перехода на КЭДО (Комплексная электронная документно оборотная система) с целью оптимизации работы Отдела по работе с персоналом в системе электронного документооборота.Кадровая документация является важнейшими документами, регулирующими работу персонала в организации. В соответствии со статьями 22.1 - 22.3 Трудового кодекса РФ, возможность ведения 99% документов в электронном виде не вызывает вопросов со стороны законодательства. Оставшиеся 1% документов включают "трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, акты о несчастных случаях на производстве по установленной форме, приказы об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником".Модель перехода на кадровый электронный документооборот представлена на рисунке 6. Рисунок 6 – Модель перехода на КЭДО Первый этап – разработка правовой документации по переходу на КЭДО: Общество уже использует систему электронного документооборота, но требуется разработать локальный нормативный акт о переходе на кадровый электронный документооборот, включая:Перечень кадровых документов, переходящих в электронный вид;Дату введения и срок уведомления сотрудников;Этапы внедрения кадрового электронного документооборота;Порядок ознакомления и подписания сотрудниками электронных документов;Информационная система и доступ к ней;Список предоставляемых по требованию сотрудников документов и сроки их получения. Дополнительные соглашения к трудовым договорам и шаблоны актов доступны бесплатно в системе ЭДО.Второй этап – уведомление сотрудников: необходимо получить письменное согласие сотрудников на работу в системе КЭДО, иначе работа будет вестись в прежнем режиме.Третий этап – создание личных кабинетов и получение электронных подписей: после согласия сотрудника открывается доступ в систему, где создается личный кабинет. Вход в кабинет возможен через стационарный компьютер, мобильное приложение или "Госуслуги". Сотрудникам выдаются электронные подписи за счет работодателя, что включено в стоимость КЭДО.Четвертый этап – обучение сотрудников: необходимо обучить сотрудников Отдела по работе с персоналом в работе с кадровым документооборотом, включая видеоинструкции и материалы.Мероприятие 2. Разработка алгоритма оформления отпуска: Цель – оптимизировать процесс оформления отпуска в системе электронного документооборота.Разработчики электронных систем определили топ процессов КЭДО, используемых в организациях (рисунок 6). Рисунок 6 – Топ процессов КЭДО Планируется постепенный переход на кадровый электронный документооборот, начнем с оптимизации процесса оформления отпусков.Алгоритм процедуры оформления отпуска представим в рисунке 7. Рисунок 7 – Алгоритм предоставления отпуск в системе КЭДО В системе управления отпусками сотрудники подают заявления через личный кабинет. Руководители и специалисты отдела по работе с персоналом получают уведомления о поступлении документов на согласование. После согласования специалист отдела создает в системе приказ на отпуск на основании подписанного заявления, который автоматически отправляется в бухгалтерию для начисления отпускных. Преимущества такой системы включают отсутствие необходимости в печати документов для подписи и возможность автоматической рассылки уведомлений о необходимых действиях для каждого участника процесса.Специалист отдела может онлайн контролировать процессы получения, прочтения и подписания документов. В рамках системы можно настроить следующие процессы:Автоматическое уведомление о времени начала отпуска на основании графика отпусков, отправляемое сотруднику и непосредственному руководителю для ознакомления.Установление автоматического временного контроля (за 3 дня) оформления и выплаты отпускных.Эти меры способствуют оптимизации работы отдела с кадровым архивом и внедрению модели электронного архива кадровых документов (КЭДО). Суть мероприятия заключается в оптимизации работы отдела с кадровым архивом и упрощении процессов учета отпусков сотрудников.Модель внедрения электронного архива кадровых документов в Отделе по работе с персоналом Общества представлена на рисунке 8.Рисунок 8 – Модель внедрения электронного кадрового архиваПланируется поэтапное внедрение электронного архива:Первый этап – изучение нормативно-правовой базы и разработка локально-нормативных актов: Изучение нормативно-правовой базы и разработка комплекса организационных и нормативных документов для Отдела по работе с персоналом, включая добавление пунктов в действующую инструкцию по делопроизводству для работы с архивными документами.Второй этап – проведение экспертизы кадровых документов: Проведение экспертизы ценности документов согласно законодательству для отбора документов на уничтожение и оцифровку, а также для внесения в электронный архив с последующим временным или постоянным хранением бумажных оригиналов.Третий этап – оцифровка архива: Оцифровка всех кадровых документов, за исключением тех, которые не могут быть оцифрованы согласно третьей части статьи 22_1 Трудового кодекса РФ. Возможность аутсорсинга данной функции рассматривается в случае отсутствия архивиста в Обществе.Четвертый этап – передача функций архивариуса на аутсорсинг: Передача определенных функций архивариуса сторонней организации. При заключении договора устанавливаются все условия работы, включая штрафные санкции за невыполнение условий контракта и соглашения о неразглашении конфиденциальной информации.Эти мероприятия направлены на решение проблем в системе электронного документооборота Общества и создание оптимальной системы управления электронным архивом (КЭДО), обеспечивая высокую эффективность процессов при минимальных трудовых затратах.ЗаключениеЭта работа направлена на разработку предложений по улучшению эффективности применения электронного документооборота в организации. В ходе выполнения работы были выполнены следующие задачи:В первом разделе был проведен теоретический обзор использования систем документооборота в организации. Был проанализирована существующая система электронного документооборота в Обществе, а также разработаны предложения по совершенствованию данной системы.Во втором разделе работы были рассмотрены следующие аспекты:Основные характеристики ООО «Газпром газораспределение»: организационно-правовая форма, организационная структура, миссия, цели и задачи Общества, основные виды деятельности.Исследование имеющихся в организации систем электронного документооборота.Особенности организации документооборота Отдела по работе с персоналом, на основе которых были выявлены проблемы и потребности, включая необходимость создания единого электронного архива кадровых документов и развитие кадрового электронного документооборота.На основе анализа были предложены практические мероприятия по повышению эффективности электронного документооборота в Отделе по работе с персоналом:Разработка модели перехода на комплексную систему электронного документооборота (КЭДО) для оптимизации работы отдела.Разработка алгоритма оформления отпусков в системе КЭДО для упрощения процедуры.В результате выполнения поставленных задач была достигнута цель работы.Список используемой литературы1.Белов, С. П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота // Интернет-журнал «Науковедение».2021. №1. URL: https://znanium.com/catalog/product/477586 (дата обращения: 13.05.2024). 2.Гордиевич, Т. И. Структура документационного обеспечения управления персоналом // Организационно-управленческие аспекты экономического развития предприятий и регионов: Материалы Всероссийской научно-практической конференции, Омск, 23–24 мая 2019 года. – Омск: Омский государственный технический университет, 2019. – С. 8-17. 3.Гордячкова, О.В. Финансово-экономический анализ деятельности организации. / О.В. Гордячкова, С.Е. Гриценко Учебное пособие – М.: Мир науки, 2023. 4.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: https://internet-law.ru/gosts/gost/56742/ 5.Казанкина О.А. Значение информационных технологий в финансовом планировании предприятия// ИБР. 2018. № 2 (31). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/znachenie-informatsionnyh-tehnologiy-vfinansovom-planirovanii-predpriyatiya (дата обращения: 17.05.2024). 6.Калимуллина, А. Р. Сравнительная характеристика российской и зарубежной концепций организации электронного документооборота// Научный аспект. – 2018. – Т. 4, № 4. – С. 456-462. 7.Каплан Роберт С. Нортон Дейвид П. Стратегические карты. Трансформация нематериальных активов в материальные результаты // Пер. с англ. М. ЗАО «Олимп-Бизнес», 2021. 512 с. ISBN 5-901028-96-1 8.Кибанов, А. Я. Экономика управления персоналом: учебник // Москва: ИНФРА-М, 2023. 427 с. (Высшее образование: Бакалавриат). - ISBN 978-5-16006018-7. URL: https://znanium.com/catalog/product/1939107 (дата обращения: 21.05.2024). Режим доступа: по подписке.9.Кодекс корпоративной этики ООО «Газпром газораспределение» URL: http://www.63gaz.ru/files/ethics/codecscorp.pdf (дата обращения: 23.05.2024). 10.Консультант плюс [Электронный ресурс]: Справочная правовая система. URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 23.04.2024). 11.Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. [Электронный ресурс]: Протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию № 34 от 25.12.2021 г. URL: https://data.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/docs/edo/edo_concept. pdf12.Кострова А. А Анализ финансовой отчетности по российским и международным стандартам: учебное пособие // Яросл. гос. ун-т им. П. Г. Демидова. Ярославль: ЯрГУ, 2019. 128 с. 13. Кузнецов А. А. Защита деловой информации: секреты безопасности) - М. Экзамен, 2020. 256 с. мягк. обл. ISBN978-5-377-00698-5 14.Об информации, информационных технологиях и о защите информации. [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изменениями на 31 июля 2023 года) (редакция, действующая с 1 октября 2023 года). URL: https://docs.cntd.ru/document/901990051 (дата обращения: 17.05.2024). 15.Об электронной подписи [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (редакция от 04.08.2023). URL: https://docs.cntd.ru/document/902271495 (дата обращения: 18.05.2024). 16.Официальный сайт АО «Газпром газораспределение» [Электронный ресурс]. URL: https://gazoraspredelenie.gazprom.ru/ (дата обращения: 23.04.2024). 17.Официальный сайт ООО «Газпром газораспределение» [Электронныйресурс]. URL: https://www.63gaz.ru/ (дата обращения: 23.05.2024). 18.Официальный сайт ООО «Газпром межрегионгаз инжиниринг» [Электронный ресурс]. URL: https://mrgeng.ru/ (дата обращения: 23.05.2024). 19.Официальный сайт ООО «Газпром межрегионгаз» [Электронный ресурс]. URL: https://mrg.gazprom.ru/ (дата обращения: 23.05.2024). 20.Официальный сайт ООО «Компания «Тензор» [Электронный ресурс]. URL: https://tensor.ru/about/dev (дата обращения: 23.05.2024). 21.Попов, А. А. Общий менеджмент: учебное пособие //Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2021. 567 c. ISBN 978-5-905916-99-1. // [Электронный ресурс]: Цифровой образовательный ресурс IPR SMART URL: https://www.iprbookshop.ru/42931.html (дата обращения: 28.04.2024). 22.Руководство пользователя «Автоматизированная информационная система «Регионгаз» Подсистема документационного обеспечения управления». С-Петербург: Филиал ООО «Аудит-НТ» в г. Санкт-Петербург «ПетербургАудит-НТ», 2020. С. 189.23.Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: учебник. 6-е изд., испр. и доп. Москва: ИНФРА-М, 2023. 378 с.24.Савицкая, Г. В. Экономический анализ / Г.В. Савицкая. — 15-е изд., испр. и доп. — Москва: ИНФРА-М, 2023. 587 с. URL: https://znanium.com/catalog/product/1970288 (дата обращения: 30.04.204). – Режим доступа: по подписке.25.Система программ 1С: Предприятие 8 [Электронный ресурс]: URL: https://v8.1c.ru (дата обращения: 23.09.2023). 26.Токарева Ю. А. Мотивация трудовой деятельности персонала: комплексный подход: монография //Урал. федер. ун-т им. Б.Н. Ельцина, Шадр. гос. пед. ун-т. Шадринск: ШГПУ, 2022. 216 с. ISBN 978-5-87818-602-5 27.Топ-5 российского софта 2023. URL: https://selecty.ru/top5-russiansoftware2023(дата обращения: 17.05.2023). 28.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (с изменениями на 4 августа 2023 года) (редакция, действующая с 1 сентября 2023 года). [Электронный ресурс]: Консорциум кодекс: электронный фонд правовых документов. URL: https://docs.cntd.ru/document/901807664 (дата обращения: 17.05.2024). 29.Юсупова, С. М. Регламентация труда в российских организациях в условиях цифровой экономики // Гуманитарный научный журнал. – 2023. – № 2. – С. 3-14. 30.Яроцкая, Л. В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях: Учебник английского языка. – Москва: ООО "Издательство ТРИУМФ", 2020. – 116 с.