Использование новых информационных технологий в документационном обеспечении управления

Для его внедрения используется специализированная интегрированная информационная технология. Это наиболее эффективный способ решения проблемы в целом, но при наличии больших ресурсов (финансовых, людских и других), модернизации организационной структуры организации и долгосрочной перспективе эта стратегия типична для крупных организаций. Каждая организация идет своим путем улучшения документационного обеспечения управления на основе внедрения новых информационных технологий. Сфера применения новых информационных технологий, основанных на персональных компьютерах и передовых средствах коммуникации, очень обширна. Это включает в себя множество аспектов - от предоставления простейших функций, готовых для работы в офисе, до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерные и оптические технологии, средства массовой информации и различные виды связи (в том числе спутниковая связь) позволяют учреждениям, предприятиям, артелям, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам в полном объеме и в нужное время получать информацию, необходимую для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. В связи с этим возникает необходимость в более глубоком и широком внедрении систем электронного документооборота на предприятиях. Система предоставляет, среди прочего, следующие функции, которые ранее были недоступны: быстрый поиск необходимых документов (с функциями поиска), простота управления оформлением документов (внимание к предприятию).В ООО «ТатарИнн» работа по построению системы электронного документооборота должна вестись на основе двух основных направлений: первое направление касается построения корпоративной системы электронного документооборота, обслуживающей основные структурные подразделения предприятия. Второе направление связано с управлением системой, связывающей предприятие с партнерами и различными государственными органами и учреждениями (например, Министерство финансов Российской Федерации, Сбербанк России, Пенсионный фонд Российской Федерации).Таким образом, в ООО «ТатарИнн» в результате сложной структуры управления компанией формируется смешанная (централизованная и децентрализованная) организационная форма документационного обслуживания. Характерной особенностью является территориальная обособленность структурных подразделений компании друг от друга. Этот фактор и массовый поток документов требуют решения задачи автоматизации делопроизводства. Автоматизация делопроизводства включает в себя автоматизацию подготовки документов, регистрацию и учет входящих документов, прохождение внутренних документов и контроль их исполнения. Автоматизация задач делопроизводства увеличивает объем работы и сокращает время, затрачиваемое на обработку документов.Кроме того, повсеместное внедрение системы электронного документооборота в ООО «ТатарИнн» дает следующие преимущества: документы не теряются: все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в электронной версии: создается единое хранилище документов: сотрудники организации (с соответствующей авторизацией) Сотрудники могут найти нужные им документы за считанные минуты.Более того, в ООО «ТатарИнн» на сегодняшний день в системе электронного документооборота используется только модуль "Канцелярия", но в связи с этим необходимо внедрить следующие модули: принятие решений, совещания, инструкции, деловое хранение, архивное хранение и нормативные документы. В ООО «ТатарИнн», модуль "Принятие решений" направлен на автоматизацию бизнес-процессов, реализованных в системе в виде "процесса принятия решений", сформированного из двух основных элементов: карточки документа и пути движения документа. В системе имеются предопределенные "процессы принятия решений" для стандартных документов (договоров, организационных документов, распорядительных документов, служебных записок, заявлений и добровольных документов).Процессы для специальных документов (например, заявки на кредит) могут быть настроены дополнительно и быстро. Внедрение данного модуля обеспечивает ООО «ТатарИнн» следующие функции: создание и хранение документов/черновиков документов, обработка документов в соответствии с заданными процессами, включая использование шаблонов, готовых документов, созданных в других приложениях (например, Microsoft Word, Excel, PowerPoint), сканированных изображений бумажных оригиналов, и такие этапы, как подготовка документа, согласование (в том числе экспертиза), подписание, утверждение и регистрация, Управление документооборотом; регистрация документов с использованием автоматической нумерации; ручная регистрация организационно-распорядительных документов и договоров (возможно).Модуль "Собрания" ООО «ТатарИнн» позволяет осуществлять и управлять всем бизнес-процессом, включая подготовку и организацию собраний, подготовку протоколов и управление выполнением решений, принятых на основе протоколов. Данный модуль предоставляет определенные функции для планирования, подготовки, проведения совещаний и ведения протоколов в ООО «ТатарИнн». Планирование совещания: определение параметров совещания, подготовка повестки дня совещания, определение списка участников (внутренних: из числа сотрудников организации, внешних: из числа внешних направлений), согласование и утверждение вопросов повестки дня совещания. Подготовка, согласование и утверждение повестки дня: внесение материалов собрания в пункт повестки дня или всего собрания, утверждение пункта повестки дня собрания председателем (утверждающим), отмена собрания, автоматическая регистрация карточки собрания в пункте утверждения, передача собрания в список рассылки, как для информации, так и для подтверждения ознакомления, передача уведомлений (приглашений) потенциальным участникам совещания.Подготовка совещания: принятие приглашения участниками совещания; принятие решений внутренними участниками совещания по полученному приглашению: подтверждение/отказ от участия в совещании с возможностью ввода комментариев; делегирование участия в совещании другому сотруднику; подготовка внутренними участниками совещания пунктов повестки дня или материалов для всего совещания; перенос и отмена совещаний; автоматически генерируемые Печать печатных форм: повестки дня и списка участников совещания.Проведение совещания: регистрация участников; учет замечаний и возражений по ходу совещания; учет решений; автоматическое создание протокола на основании записей в карточке совещания и решений; добавление, утверждение и подписание решений в карточку протокола; автоматическая регистрация протокола (при подписании); передача протокола в список рассылки (информирование и подтверждение ознакомления); участники совещания Управление исполнением подготовки протокола участниками совещания.Создание самостоятельных протоколов совещаний: регистрация проектов документов, на любом этапе обработки документов (после регистрации) размещение оригинала протокола в деле с участием сотрудника, ответственного за ведение протокола, и автоматически, на любом этапе обработки документов (после маршрутизации), размещение копий протокола в деле, поиск документов, связи между документами СЭД в визуализации, организации обсуждения документов, автоматического и принудительного помещения документов на оперативное хранение.Модуль "Задания" позволяет ООО «ТатарИнн» ставить задачи сотрудникам всей организации путем создания документов или самостоятельных заданий и контролировать их исполнение. Также модуль позволяет формировать "дерево" поручений со связанными с ними поручениями и управлять их исполнением. Поручения могут отдавать руководители всех уровней. Исполнители могут хранить отчеты о своей работе в модуле "Поручения". Этот модуль тесно связан с другими базами системы ("Решения", "Управления", "Обращения граждан", "Собрания" и "Оперативное хранение"). Заказы могут создаваться как в базе "Заказы", так и в других модулях системы ("Решения", "Офисы" и "Собрания"), а все заказы хранятся в модуле "Заказы"; данный модуль ООО «ТатарИнн» предоставляет следующие функциональные возможности создание проектов поручений, в том числе на основе шаблонов; создание "множественных поручений"; отражение в системе информации о статусе исполнения поручений; прием созданных и рабочих поручений; истечение срока исполнения поручения; автоматическое уведомление об исполнении поручения; формирование промежуточных отчетов в процессе исполнения поручения; формирование промежуточных отчетов об условиях исполнения поручений; и формирование запроса исполнителя на изменение условий исполнения поручения, модификацию условий исполнения поручения, создание промежуточных отчетов в процессе исполнения поручения.Модуль "Оперативное хранение" предназначен для организации оперативного хранения документов ООО «ТатарИнн», находящихся в деле, ведения номенклатуры дел, ведения дел, формирования описи для передачи дел в модуль "Архивное хранение" и управления сроками хранения документов. Также в модуле "Оперативное хранение документов" содержатся ссылки на документы. Модуль "Архивное хранение документов" предназначен для приема дел ООО «ТатарИнн» по описи на архивное хранение документов, формирования топографий дел, выдачи и возврата контрольных дел, а также управления истечением сроков хранения. Данный модуль содержит ссылки на документы в модуле "Архивное хранение документов". Модуль "Регламентные документы" позволяет сотрудникам ООО «ТатарИнн» работать с регламентными документами, оформленными непосредственно в этом модуле или из функциональных модулей (принятие решений, офисы, совещания).Для ООО «ТатарИнн» данный модуль обеспечивает следующие функции: публикация обрабатываемых системой документов по функциям (ОРД, добровольные документы, входящие документы, протоколы), публикация документов, не обрабатываемых СЭД (непосредственно в модуле "Регламентные документы" для карточек регламентных документов), создание категорий документов, которые не обрабатываются в СЭД, создание категорий документов, которые не обрабатываются в СЭД (непосредственно в модуле "Регламентные документы" для карточек регламентных документов) карточек документов), создание категорий (папок) документов в модуле "Регламентные документы". Возможность создания многоуровневых категорий и привязки регламентных документов к одной или нескольким категориям одновременно для разграничения доступа к документам, публикации изменений (новых версий документов) к текущим документам в функционально-ориентированных модулях и модуле "Регламентные документы", публикации регламентных документов отзыв, отслеживание сроков действия нормативных документов и переход документов в статус "Просроченные", организация обсуждений нормативных документов, мониторинг событий по нормативным документам (подписка), публикация новых версий документов.ЗАКЛЮЧЕНИЕСтоит отметить, что в рамках данной работы были подняты вопросы, указанные в целях и задачах, которые заключались в исследовании использование новых информационных технологий в документационном обеспечении управления, их назначения, а также в раскрытии подходов к проблеме изучения и определения тенденций и перспектив развития данного вопроса на предприятии. Данные вопросы были изучены и отражаются в работе.В главе 1 были раскрыты теоретические аспекты использования новых информационных технологий в документационном обеспечении управления, определено влияние информационных технологий и информационно-документационного обеспечения управления. Описаны основы электронного документооборота как инструмента информационных технологий в документационном обеспечении управления.Во второй главе курсовой работы на примере ООО «ТатарИнн»было проанализировано использование информационных технологий в документационном обеспечении управления и даны рекомендации по совершенствованию использование данных аспектов в гостинице ООО «ТатарИнн».Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения и ДОУ.Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю  работы с документами.Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в  реальности с такими проблемами, как  отсутствие универсальной системы  для любого предприятия, проблемой  человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫОб информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 [Электронный ресурс] // АО «Кодекс». Режим доступа: URL: ittp://docs.cnd.ru/document/901990051.01.05.2017.Багриновский, К.А. Новые информационные технологии / К.А. Багриновский, Е.Ю. Хрусталев. – М.: ЭКО, 2020. – 229 с. Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. – М.: Компания Айти, 2021. – 328 с. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2022. – № 2. – С.56 – 63.Бурлака К. А. «Информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления диссертация/ Краснодар - 2020. — С. 91-92.Ванюшкин А. С. Проблемы применения идеологии проектного офиса в управлении портфелями проектов // Восточно–Европейский журнал передовых технологий. — 2021. — Т. 1. — № 5 (43). — С. 63–66.Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2024. – 320 с.Галкин В. В. Экономика и управление физической культурой и спортом: Учебное пособие для вузов.–Ростов н/Д: Феникс,- 2021.- 448 с. Закарян М. Р. Новая идея диалектико-системного конструирования документа в книге «Введение в общую теорию систем документации» // Гуманизация образования. - 2020. - № 5.- С.78-90.Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Делопроизводство.- 2024. - № 3. - С. 55-59.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. Москва: Научная книга, 2021.- 137 с.Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. 2-е издание, Москва: ВНИИДАД, 2020.- 208 сМаксимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2022- 253. Немкина, А. В. Разработка системы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Качественные преимущества и эффективность её применения / А. В. Немкина, М. Р. Закарян, К. А. Бурлака, Д. О. Исаков. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 3 (293). — С. 364-366.Савельев А.М. "Электронный документооборот" или "автоматизация делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2023. – № 1. – С.17 – 22.Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования.: Дис.кан. пед. Наук, Краснодар, - 2022. - 180 с.Сайт организации ООО «ТатарИнн»\ [Электронный ресурс]. -https://www.tatarinn.ru/contacts/ (дата обращения 22.05.2024).