Нормативно- правовая база кадрового делопроизводства в организации и ее совершенствование (на примере ПАО «Распадская», г. Новокузнецк)

Он присваивает уникальный код каждому юридическому лицу, что упрощает ведение государственного и корпоративного учета, а также облегчает взаимодействие с различными государственными структурами. ОКПО используется при заполнении различных форм отчетности и документов, обеспечивая единообразие и точность данных.2. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).ОКПДТР систематизирует информацию о профессиях и должностях, присваивая им уникальные коды. Это позволяет стандартизировать описание должностных обязанностей и квалификационных требований, а также упрощает процесс тарификации труда и расчета заработной платы. Классификатор используется при составлении штатного расписания, разработке должностных инструкций и в системе профессионального образования.3. Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).ОКСО классифицирует образовательные специальности и квалификации, присваивая им уникальные коды. Это способствует унификации образовательных программ и упрощает процесс признания квалификаций и дипломов на территории России. ОКСО используется в процессе подбора персонала, при оценке соответствия квалификации работников требованиям должности, а также в образовательной статистике и планировании.4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)ОКУД систематизирует и кодирует управленческую документацию, применяемую в государственных и коммерческих организациях. Он обеспечивает единообразие в оформлении и ведении делопроизводства, что облегчает процесс управления документами и обеспечивает их оперативный поиск и обработку. Классификатор используется при разработке и применении форм управленческой отчетности, а также в системе документооборота предприятия.Документирование кадровой деятельности в ПАО «Распадская» осуществляет отдел кадров, который является автономным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору. Организацию работы с кадровыми документами регулируют локальные нормативные акты, принятые внутри ПАО «Распадская»: 1. Правила внутреннего трудового распорядка.Правила внутреннего трудового распорядка ПАО «Распадская» определяют порядок и условия труда на предприятии. Они регулируют начало и окончание рабочего дня, время перерывов и отдыха, условия предоставления отпусков и выходных дней. Кроме того, документ содержит перечень прав и обязанностей сотрудников, меры поощрения и дисциплинарные взыскания, а также порядок разрешения трудовых споров. Эти правила помогают поддерживать порядок и дисциплину на рабочем месте, способствуя повышению эффективности и безопасности труда.2. Положение о работе с персональными данными работников.Положение о работе с персональными данными работников в ПАО «Распадская» устанавливает правила сбора, хранения, использования и передачи персональных данных сотрудников. Документ направлен на защиту конфиденциальности персональной информации, обеспечивая её безопасность от несанкционированного доступа. Положение включает процедуры получения согласия на обработку данных, а также обязанности работников по их защите. Это способствует соблюдению требований законодательства о персональных данных и защите прав сотрудников.3. Положение о стажировке водителей.Положение о стажировке водителей в ПАО «Распадская» регламентирует процесс подготовки водителей к самостоятельной работе. Документ определяет порядок прохождения стажировки, её продолжительность, требования к стажирующимся и наставникам. Также в положении описываются обязанности и права обеих сторон, а также процедуры оценки результатов стажировки. Это позволяет обеспечить высокое качество подготовки водителей и безопасность транспортных операций на предприятии.4. Должностные инструкции работников.Должностные инструкции работников ПАО «Распадская» являются ключевым документом, описывающим обязанности, права и ответственность сотрудников на каждой конкретной должности. Инструкции включают основные задачи и функции, требования к квалификации и опыту, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями. Должностные инструкции способствуют чёткому распределению обязанностей, повышению ответственности сотрудников и эффективности выполнения рабочих задач.Анализ состава действующей нормативной базы, регламентирующей процессы делопроизводства в отделе кадров ПАО «Распадская», показал, что она представлена множеством документов разной юридической силы – федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, региональными законами, а также инструкциями и правилами, исходящими из Минтруда, Росстата России и т.д. В дополнение к этим нормативным актам, внутренние документы компании, такие как Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о работе с персональными данными работников, Положение о стажировке водителей и должностные инструкции, играют важную роль в регламентации кадровой деятельности. Эти локальные акты обеспечивают адаптацию общих правовых норм к специфике работы предприятия, способствуют поддержанию высокого уровня организации трудовых процессов, обеспечивают защиту прав сотрудников и повышают эффективность управления персоналом. В результате, комплексный подход к нормативному регулированию позволяет ПАО «Распадская» соответствовать требованиям законодательства и внутренним стандартам, создавая стабильную и справедливую рабочую среду.2.3Порядоксовершенствованиянормативно-методической базы кадрового делопроизводства ПАО «РАСПАДСКАЯ» Г. НОВОКУЗНЕЦСКДля обеспечения эффективного функционирования кадрового делопроизводства в ПАО «Распадская» необходимо постоянно совершенствовать нормативно-методическую базу, регулирующую данные процессы. В данном разделе рассматриваются основные этапы и подходы к модернизации действующих документов, с учётом специфики предприятия и актуальных требований законодательства Российской Федерации.Первоначально необходимо провести всесторонний анализ существующей нормативной базы, которая регулирует кадровую деятельность в ПАО «Распадская». Этот процесс начинается с комплексного изучения федеральных законов, указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ и региональных законов. Важно также учитывать ведомственные инструкции и правила, исходящие из Минтруда и Росстата. Основная цель этого этапа — обеспечить полное соответствие внутренней нормативной документации требованиям действующего законодательства и выявить любые потенциальные несоответствия.Далее проводится оценка актуальности действующих нормативных актов, используемых в кадровом делопроизводстве. Это включает проверку сроков их действия, изменений и дополнений, внесённых в законодательство. Особое внимание уделяется документам, которые могут содержать устаревшие нормы или положения, не соответствующие текущим требованиям и практикам. Актуализация нормативной базы позволяет избежать юридических рисков и повысить эффективность кадровых процессов.Следующим шагом является выявление дублирующихся или устаревших документов. Анализ позволяет обнаружить документы, содержащие идентичные или схожие положения, что приводит к избыточности и усложнению делопроизводства. Также необходимо идентифицировать документы, утратившие свою актуальность в связи с изменениями законодательства или внутренних процессов компании. Удаление таких документов из оборота способствует упрощению и ускорению работы отдела кадров.Завершающим этапом анализа является определение пробелов в регулировании процессов кадрового делопроизводства. Это включает выявление областей, где отсутствуют чёткие регламенты или инструкции, что может приводить к неопределённости и неэффективности в работе. Определение таких пробелов позволяет разработать и внедрить необходимые локальные акты, направленные на устранение недочётов и улучшение управления персоналом. Комплексный подход к анализу нормативной базы обеспечивает создание полной и актуальной системы внутренней документации, соответствующей как внешним, так и внутренним требованиям.Затем необходимо провести сравнение с передовой практикой.На данном этапе проводится исследование передовых практик в области кадрового делопроизводства других крупных предприятий, как в России, так и за рубежом. Сравнительный анализ поможет выявить наиболее эффективные подходы и методики, которые могут быть адаптированы для условий ПАО «Распадская».На основе проведённого анализа разрабатываются предложения по изменению и дополнению действующей нормативной базы ПАО «Распадская». Этот процесс направлен на совершенствование кадрового делопроизводства и приведение внутренней документации в соответствие с актуальными требованиями законодательства и потребностями предприятия.Первый этап этого процесса включает составление проекта новых нормативных документов и внесение изменений в существующие. Специалисты отдела кадров, совместно с юридическим отделом, разрабатывают проекты документов, учитывая выявленные пробелы, дублирующие и устаревшие положения. Этот этап включает создание черновых версий новых инструкций, правил и положений, а также предложений по корректировке действующих нормативных актов. Важно, чтобы новые документы были чёткими, понятными и соответствовали современным требованиям управления персоналом.После разработки проектов документов, необходимо провести внутренние согласования и консультации с соответствующими подразделениями предприятия. Это включает обсуждение предложений с руководителями подразделений, юридическим отделом и другими заинтересованными сторонами. Цель этого этапа — получить обратную связь и внести необходимые коррективы, чтобы нормативные акты максимально соответствовали реальным потребностям и специфике работы различных подразделений. Совместная работа позволяет учесть все важные аспекты и избежать потенциальных проблем в будущем.Заключительным этапом является утверждение изменений руководством ПАО «Распадская». После проведения всех согласований и внесения корректив, подготовленные проекты нормативных актов представляются на рассмотрение генеральному директору и другим ответственным лицам. Утверждённые документы становятся официальными и вводятся в действие. Это обеспечивает завершённость процесса обновления нормативной базы и позволяет начать их практическое применение в повседневной работе предприятия, что способствует улучшению управления кадровыми процессами и повышению общей эффективности работы ПАО «Распадская».Для успешного внедрения новых или обновленных нормативных актов необходимо организовать систематическое обучение и информирование сотрудников отдела кадров. Это включает:1. Проведение семинаров и тренингов по новым правилам и процедурам.2. Создание информационных материалов и методических пособий.3. Регулярное обновление базы знаний отдела кадров.Для поддержания высокого уровня организации и эффективности кадрового делопроизводства в ПАО «Распадская» важно проводить регулярные проверки и аудиты. Эти мероприятия включают в себя анализ соблюдения трудового законодательства, правильности ведения кадровой документации, исполнения трудовых договоров и соблюдения процедур при приеме на работу и увольнении. Результаты проверок и аудитов помогают выявить возможные нарушения и ошибки, а также определить области, требующие дополнительного внимания и улучшения.Важным шагом в управлении кадровым делопроизводством является анализ возникающих проблем и оперативное внесение корректировок. При выявлении каких-либо недочетов или проблемных ситуаций необходимо быстро реагировать и принимать меры по их устранению. Это может включать в себя обновление процедурных инструкций, проведение дополнительных тренингов для сотрудников отдела кадров, а также внедрение новых технологий и методов работы. Оперативные корректировки помогают минимизировать риски и обеспечивают бесперебойное функционирование кадрового делопроизводства.Для обеспечения прозрачности и информированности руководства ПАО «Распадская» необходимо подготавливать отчеты о состоянии кадрового делопроизводства и результатах внедрения внесенных изменений. Эти отчеты включают в себя анализ ключевых показателей эффективности кадрового управления, выявление достигнутых результатов и прогресса в реализации стратегических целей. Представление таких отчетов руководству позволяет иметь объективную картину ситуации, принимать информированные решения и оценивать эффективность принятых мер. Регулярное обновление и анализ отчетов является важным инструментом управления кадровым делопроизводством и обеспечивает постоянное улучшение процессов работы.На заключительном этапе проводится оценка эффективности внесённых изменений на основе ключевых показателей производительности и обратной связи от сотрудников. При необходимости, вносятся дополнительные корректировки для достижения оптимальной работы кадрового делопроизводства.Таким образом, процесс совершенствования нормативно-методической базы кадрового делопроизводства ПАО «Распадская» представляет собой комплексный подход, включающий анализ, разработку, обучение, мониторинг и оценку. Только систематический и планомерный подход позволит обеспечить соответствие нормативной базы современным требованиям и повысить эффективность работы отдела кадров.ЗАКЛЮЧЕНИЕНормативно-правовая база кадрового делопроизводства представляет собой совокупность законов, указов, постановлений и ведомственных инструкций, регулирующих процесс управления персоналом на предприятии. Она включает федеральные законы, такие как Трудовой кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, а также региональные нормативные акты и внутренние инструкции, разработанные Минтрудом и другими ведомствами.Эта база необходима для обеспечения законности и упорядоченности в вопросах трудовых отношений, включая найм, увольнение, аттестацию, оплату труда, и другие аспекты управления персоналом. Она помогает стандартизировать процессы, минимизировать юридические риски и обеспечить защиту прав, как работодателей, так и сотрудников.Использование нормативно-правовой базы позволяет предприятиям эффективно организовывать и вести кадровое делопроизводство, соблюдая все законодательные требования. Это способствует созданию прозрачной и справедливой системы управления персоналом, повышению трудовой дисциплины и общей эффективности работы организации.Исследование процессов кадрового делопроизводства в ПАО «Распадская» выявило необходимость систематического совершенствования нормативно-методической базы. Актуальная и адаптированная нормативная база является фундаментом для эффективной работы отдела кадров, обеспечивая соблюдение законодательных требований и оптимизацию внутренних процессов. Проводимый анализ текущих документов и сопоставление с передовыми практиками показал, что значительная часть действующих нормативных актов нуждается в обновлении и адаптации под современные реалии.Процесс совершенствования нормативно-методической базы включает несколько ключевых этапов: анализ существующих документов, сравнение с лучшими практиками, разработка и внедрение изменений, обучение сотрудников, мониторинг исполнения и оценка эффективности. Внедрение систематического подхода к обновлению нормативной базы позволит не только улучшить качество кадрового делопроизводства, но и повысить общую эффективность управления персоналом в ПАО «Распадская». Особое внимание уделяется обучению и информированию сотрудников, что является важным аспектом успешного внедрения изменений.На основании проведенного исследования можно сделать вывод, что постоянное совершенствование нормативно-методической базы является необходимым условием для поддержания высокого уровня кадрового делопроизводства. Регулярный мониторинг и оперативное реагирование на возникающие проблемы позволят своевременно корректировать процессы и поддерживать их актуальность. В итоге, такой подход способствует укреплению кадрового потенциала предприятия, повышению уровня удовлетворенности сотрудников и улучшению общей производительности компании.СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХИСТОЧНИКОВКонституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020)Трудовой кодекс Российской Федерации"от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 06.04.2024)Федеральный закон от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями от 23 июля 2013 года)Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 02 июля 2013 года №187-ФЗ).Федеральным законом от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».Федеральный закон от 17 июля 1999 года №181-ФЗ (ред. от 09 мая 2005 года, с изменениями от 26 декабря 2005 года) «Об основах охраны труда в Российской Федерации»Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Вышегородская Е. Д. Документы в истории российского делопроизводства / Е. Д. Вышегородская, Я. В. Фесюн. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 22.1 (156.1). — С. 30-32. — URL: https://moluch.ru/archive/156/44313/ (дата обращения: 28.05.2024).Кириллова Е. А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации / Е. А. Кириллова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 38 (276). — С. 112-114. — URL: https://moluch.ru/archive/276/62537/ (дата обращения: 28.05.2024).Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ Инфра-М, 2012. - 312 c.Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c.Милантьева В. С. Цифровизация кадрового делопроизводства в компании / В. С. Милантьева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2022. — № 22 (417). — С. 195-196. — URL: https://moluch.ru/archive/417/92502/ (дата обращения: 28.05.2024). Михеева Е.В. Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии. Учебник / Е.В. Михеева. - М.: Academia, 2019. - 96 c.Тюкавина А. В. Законодательная и нормативно-методическая регламентация документирования управленческой деятельности / А. В. Тюкавина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 6 (110). — С. 570-573. — URL: https://moluch.ru/archive/110/26802/ (дата обращения: 28.05.2024).Шелягина О. А. Законодательные акты Российской Федерации, касающиеся вопросов кадрового делопроизводства / О. А. Шелягина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 11 (115). — С. 1383-1387. — URL: https://moluch.ru/archive/115/31184/ (дата обращения: 28.05.2024).ПРИЛОЖЕНИЕ А