Разработка автоматизированного рабочего места менеджера отдела продаж организации (ООО Полина Ателье)

Таблица – Протокол тестирования режима учета данных по поступлению продукцииОперацияРабота системыУчет поступления продукции- вызов режима ввода данных поступления продукции- заполнение выпадающих списковЗаполнение данных:- выбор подразделения предприятия- Дата поступления- Тип продукции- Количество продукцииДанные о поступлении продукции готовы для сохраненияЗапись данных о поступлении продукцииДанные о поступлении продукции сохраненыВ таблице 18 показан протокол тестирования системы в части учета данных по отгрузке продукции.Таблица – Протокол тестирования режима учета данных по отгрузке продукцииОперацияРабота системыУчет отгрузки продукции- вызов режима ввода данных по отгрузке продукции- заполнение выпадающих списковЗаполнение данных:- выбор контрагента- Дата отгрузки- Тип продукции- Количество продукцииДанные по отгрузке продукции готовы для сохраненияЗапись данных о поступлении продукцииДанные по отгрузке продукции сохраненыВ таблице 19 показан протокол тестирования системы в части формирования отчётности по спросу на продукцию.Таблица – Протокол тестирования системы в части формирования данных попотребительским предпочтениям№МодульВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Печать выходных документов по потребительским предпочтениямАнализ показателей, выведенных в отчёт по потребительским предпочтениямВведена информация по реализации мебельной продукцииНа экран выведен документ по потребительским предпочтениямСохранена информация по потребительским предпочтениямПо результатам проведенного тестирования было показано, что реализованный функционал соответствует требованиям.3.3. Оценка экономической эффективности системыВ рамках планирования проекта информационной системы проведено обоснование выбора модели жизненного цикла, планирование организации работ по проекту, порядка выполнения задач. Проведен анализ специфики и выбор модели жизненного цикла из следующих методологий [8]:каскадная, которая включает организацию проекта как последовательности стадий (подпроектов), для которых формулируются требования к завершенности. Приемка осуществляется по окончании каждой из стадий и проект не продолжается, пока не будут устранены все выявленные проблемы. Для подобной организации ИТ-проекта характерны простои рабочих мест специалистов, которые не участвуют в исправлении выявленных неточностей, что приводит к неэффективному использованию рабочего времени и затратам по оплате труда, росту стоимости проекта; спиральная модель (методология RUP), в рамках которой проект постепенно вводится в эксплуатацию по мере сдачи модулей. Проектная команда постепенно передает в эксплуатацию на рабочие места специалистов подсистемы, в процессе эксплуатации выявляются ошибки, которые исправляются. Преимущества данного метода в сокращении периода внедрения, но переходный период связан с вероятными перебоями в дести специалистов, невозможностью выполнения части функционала;итерационная модель предполагает разделение проектной команды на группы, которые выполняют реализацию проекта на своих участках работы, что предполагает минимальную зависимость от работы других подгрупп и рациональному использованию рабочего времени проектной команды. Недостаток связан с дополнительными временными затратами на сборку итогового продукта и длительностью этапа внедрения. В данном проекте планируется использование спиральной модели.Также в рамках планирования ИТ-проекта проводится планирование внедрения разрабатываемой системы из вариантов, описанных в таблице 20.Таблица – Описание способов внедрения разрабатываемой ИС в деятельность компанииСпособОписание ПреимуществаНедостаткиОдномоментный переходПереход к новой технологии в указанную датуСокращается время перехода к новой технологии, стимулирует разработчиков оперативно устранять недостаткиПростои рабочих мест при выявлении ошибок, кратковременное снижение производительности из-за изменения технологии, увеличение количества пользовательских ошибок Параллельный режимРабота в двух системах до исправления ошибокОтсутствие простоев на период перехода, постепенное устранение ошибок, ошибки пользователей не имеют негативных последствийДлительность периода внедрения, отсутствует стимул разработчиков оперативно устранять ошибки, двойная нагрузка на специалистовОпытная эксплуатацияРабота проектной группы в новой системе до исправления ошибок, полного изучения технологии специалистамиОтсутствие простоев на период перехода, постепенное устранение ошибок, ошибки пользователей не имеют негативных последствий, программа доводится до работоспособного состояния перед внедрениемКратковременное увеличение нагрузки на сотрудниковПо итогам проведённого анализа была выбрана модель внедрения «опытная эксплуатация».При разработке проекта автоматизации технологии работы специалистов компании был составлен календарный план внедрения автоматизированной информационной системы, представленный в таблице 21.Таблица – Календарный плат ИТ-проекта по созданию и внедрению программного продуктаЭтапДлительностьСтартОкончаниеЗадействованные специалисты Изучение бизнес-процессов производственной деятельности5 дн.Чт 10.04.2024Ср 16.04.2024ПрограммистИзучение структуры информационных потоков2 дн.Чт 10.04.2024Пт 11.04.2024Программист; Менеджер проектаВыявление бизнес-процессов, предполагающих внедрение информационных систем2 дн.Пн 14.04.2024Вт 15.04.2024Финансист; ПрограммистОпределение потребностей сотрудников в автоматизации бизнес-процессов1 дн.Ср 16.04.2024Ср 16.04.2024Финансист; ПрограммистИздание приказа на разработку ИС3 дн.Чт 17.04.2024Пн 21.04.2024ИТ-менеджер; Директор; ПрограммистПроектирование системы21 дн.Вт 22.04.2024Вт 19.05.2024ПрограммистНастройка системы безопасности3 дн.Вт 22.04.2024Чт 24.04.2024Программист, специалист по защите информацииТестирование приложения7 дн.Пт 25.04.2024Пн 04.05.2024Программист, тестировщикПроверка функционала системы5 дн.Вт 05.05.2024Пн 11.05.2024Программист; ИТ-менеджерУстановка СУБД6 дн.Вт 12.05.2024Вт 19.05.2024ПрограммистЗаполнение справочника пользователей5 дн.Ср 20.05.2024Вт 26.05.2024Программист; АдминистраторУстановка системы на рабочие станции8 дн.Ср 27.05.2024Пт 08.06.2024ПрограммистИздание пользовательской документации 4 дн.Ср 27.05.2024Пн 04.06.2024Программист; Менеджер проектаПроведение технических учёб2 дн.Вт 05.06.2024Ср 06.06.2024Программист Оформление акта ввода в эксплуатацию2 дн.Чт 07.06.2024Пт 08.06.2024ИТ-менеджер; ДиректорСтадии разработки программного продукта включают [17]:построение схемы данных;создание объектов базы данных на уровне СУБД;разработка алгоритма обработки данных;написание программного кода.В таблице 22 приведено описание ролей участников проекта и порядка их взаимодействия.Таблица – Система взаимодействия специалистов, задействованных в проекте автоматизацииДолжностьВыполняемые работыУровень полномочийФункцииИнтерес к ИТ-проекту РуководительКоординация работ по созданию системы Управление Утверждение планов, прием предложений, управленческие решения по реализации проекта Значительный РазработчикОпределение функциональных и нефункциональных требований, программная реализацияИсполнение технической частиНаписание программного кода, развертывание системы, техническая поддержка Значительный Специалист экономического отдела Финансирование проекта, расчет стоимости работ Управление выделением средствПроведение оплат, связанных с реализацией проекта ПосредственныйСотрудник, курирующий вопросы работы по учёт продажОпределение функциональных требований, анализ качества программной реализации Исполнение в части тестированияПроверка реализованных функций, предложения по функционалуЗначительный Администратор безопасности Определение требований к защищенностиЭкспертизаПроверка настроек системы защиты, настройки ролей пользователейЗначительный Таким образом, в рамках проектирования информационной системы необходимо учитывать вероятность возникновения рисков срыва сроков, возникновения ошибок или удорожания проекта через ввод резервов времени и финансирования.Планирование проекта автоматизации предполагает необходимость учета факторов риска, которые могут приводить к отклонениям реализации проекта от плановых показателей по времени, стоимости и качеству. В таблице 23 проведен анализ факторов риска реализации проекта на каждой из стадий, определён порядок минимизации негативных факторов. Планирование проекта необходимо производить с учетом вероятности возникновения рисков, проводить мероприятия, позволяющие минимизировать их негативное влияние.Таблица – Оценка влияния рисков реализации проекта автоматизации № этапаЭтап проекта Факторы рискаМероприятия по оптимизации организации работы над проектом 1Анализ технологии работы специалистов Ошибки в определении приоритетности задач, неверное понимание пользовательских требованийВключение в команду проекта консультанта, проводящего экспертизу формулировок и взаимодействующего с ИТ-специалистами2Ошибки при проектировании моделей данных Верификация построенных моделейЭкспертиза корректности БД на этапе логического моделирования3Реализация алгоритмов информационной системы Программные ошибки, замедление работы модулей, ошибки совместимости, неверные результаты расчетовРазделение проекта на этапы, проведение экспертизы корректности работы на каждом из этапов, оперативное исправление ошибок4Установка программного продуктаПрограммные ошибки, аппаратная несовместимостьИспользование виртуальных машин, тестирование совместимости на этапе создания программных модулей, приобретение дополнительных аппаратных компонентов (при необходимости)5Эксплуатация приложенияОшибки работы пользователейНастройка системы защиты от ошибочных действий пользователей, их проверка на этапе тестирования, соглашение по поддержке созданной системыАвтоматизация планирования проекта предполагает необходимость использования систем, функционал которых предполагает ведение учёта задействованных специалистов, планирование этапов разработки, а также расчет стоимости участия специалистов, учета данных о материалах и лицензиях. В рамках реализации проекта использованы следующие системы:MSProject (средство планирования выполнения работ, управление ресурсами, установка расписаний);MSExcel (расчет показателей ожидаемого экономического эффекта)Система MSProject позволяет осуществлять планирование этапов разработки, рассчитывать параметры критического пути, проводить оптимизацию загрузки ресурсов.Разработка программных продуктов предполагает необходимость оценки вложений в его реализацию, стоимости сопровождения, на основании которой делается заключение о целесообразности внедрения программного продукта в работу компании. Внедрение программных продуктов, как правило, предполагает необходимость вложений, связанных с работой проектной команды, приобретением дополнительного компьютерного оборудования. Сопровождение внедряемых систем предполагает необходимость дополнительных затрат, связанных с работой ИТ-специалистов в части выполнения работ по обслуживанию базы данных, управления учетными записями, установкой обновлений, резервному копированию и др.При оценке показателей ожидаемого экономического эффекта проводится расчет сокращения трудозатрат на операции, связанные с учетом продаж и формированием сопроводительных документов. Вычисляется сокращение времени выполнения операций в годовом выражении с переводом в денежные единицы и далее рассматриваются возможности перераспределения нагрузки на специалистов, либо оптимизации штатной численности.Принятие решения о внедрении проводится в случае, когда эксплуатационные затраты на сопровождение системы ниже, чем сумма получаемого эффекта в денежном выражении, а также показатели срока окупаемости проекта составляют приемлемую для компании величину.В таблице 24показаны расчеты величины фонда оплаты труда привлеченных к ИТ-проекту специалистов. Учтена длительность работы специалистов в проектной команде, тариф заработной платы, вычислены общие затраты, связанные с оплатой труда участников.Таблица –Расчеты величины фонда оплаты труда привлеченных к ИТ-проекту специалистовУчастник проекта по созданию системы Часовая ставка, руб.Трудоемкость, час.Величина ФОТ, руб.Программист45018081000Менеджер проекта7004028000Администратор системы7204528800Бухгалтер56052800Итог140600Таким образом, затраты на заработную платы оцениваются в 140,6 тыс.руб. Далее указанная величина должна быть увеличена на тариф страховых взносов: 140600 * 1,302 = 182780 рублей.Далее проведен расчет затрат, связанных с использованием компьютерной техники в части ее амортизации. Для расчета используется показатель длительности проекта, норматив использования техники и стоимость ее приобретения.Величина издержек, связанная с оплатой электроэнергии, учитывает действующую стоимость 1кВт*ч, потребляемую мощность техники и длительность е использования в часах.S_E = 6 * 180 * 0,7 = 756 рублей.В смету затрат включены также расходы, связанные с покупкой необходимых материалов, размер которых заложен в сумме 7,8 тыс.руб.Величина сметы на реализацию проекта по автоматизации предприятия: S = 182780 + 2000 + 756 + 7800 = 193336руб.Далее проведено вычисление параметров эффективности, которые обусловлены снижением времени выполнения операций по обработке данных. Рассчитана годовая потребность в выполнении операций, измерено время работы до и после внедрения системы, получена разность трудозатрат на одну операцию. Далее с учетом годового объема операций получено общее годовое значение экономии рабочего времени. Далее с учетом известной ставки оплаты труда в единицу времени значение годовой экономии трудозатрат переведено в денежное выражение (таблица 25).Таблица – Расчет показателей ожидаемого экономического эффекта от внедрения системыОперацияГодовая периодичность операций Длительность операции по базовой технологии, мин.Длительность операции при использовании ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Снижение трудоемкости операций, мин.Снижение трудоемкости операций, руб.Ведение номенклатуры реализуемой продукции 200010281600080000Ведение учета наличия продукции30015114420021000Ведение журнала заказов25007161500075000Заключение соглашений на реализацию мебели50003121000050000Ведение аналитической работы 50201193801900Ведение учета складских операций50020218900045000Расчет налогов6010194502250Итого275150Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Таким образом, внедрение программного продукта для автоматизации промышленного предприятия является экономически обоснованным.Выводы по главе 3Описаны требования к архитектуре программного продукта, пользовательские сценарии его использования. Далее проведено описание пользовательского и административного режимов работ системы. В экономической части работы проведено планирование проекта по созданию и внедрению созданного программного решения в работу производственной компании. Составлен календарный план по участию специалистов в работе по программной реализации, определены длительность выполнения работ по стадиям. Далее проведены расчеты экономической эффективности проекта, затраты на создание проекта, оценен срок возврата средств, вложенных в создание системы. Проведено планирование проекта по внедрению разработанного программного средства, описаны этапы создания системы, перечень задействованных сотрудников и содержание работ.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ настоящее время с развитием информационных технологий появляется множество возможностей по внедрению систем автоматизации бизнес-процессов различной направленности. Использование программных продуктов в деятельности специалистов позволяет получить оперативный доступ к информации, используемой в деятельности компании, возможностям формирования отчетности, сократить время оформления документов, а также на обмен данными в рамках выполнения должностных обязанностей.В данной работе проведено изучение вопросов, связанных с внедрением информационных систем в деятельность компании. Актуальность вопросов разработки информационных систем для организаций обусловлена необходимостью снижения себестоимости продукции за счет сокращения управленческих издержек. Автоматизируемые бизнес-процессы предприятий могут включать: учет данных о производстве и сбыте продукции, ведение платежных операций, работу с поставщиками, оформление накладных и счет-фактур, ведение кадрового и складского учета и другие процессы.Проведено решение задач: изучение деятельности предприятия, его организационной структуры и основных направлений деятельности;построение модели бизнес-процессов производственной деятельности ателье, выявление потребностей сотрудников во внедрении информационной системы;разработка структуры данных проектируемой системы;реализация программного обеспечения в выбранной среде, тестирование функционала;расчет показателей ожидаемого экономического эффекта от внедрения системы в работу компании.На этапе анализа предметной области изучена специфика деятельности ателье, описана организационная структура, должностные обязанности специалистов. В рамках проведённого анализа технологии работы сотрудников компании были выявлены недостатки существующей технологии работы, включающие невозможность ведения картотек по компаниям, с которыми взаимодействует предприятие, учет данных по документации, используемой в производственной деятельности, невозможность формирования отчётности. Далее проведено определениеперечня задач автоматизации, функциональные и нефункциональные требования к системе, проанализирована ИТ-инфраструктура организации. По результатам анализа существующих программных систем принято решение об отказе от приобретения готовых решений и самостоятельной разработке программного продукта под специфику предприятия.В проектной части работы проведено создание информационной модели производственной деятельности, описан реквизитный состав для атрибутов информационной системы. Далее определены требования к пользовательским сценариям, архитектуре проектируемой информационной системы. Описаны требования к архитектуре программного продукта, пользовательские сценарии его использования. Далее проведено описание пользовательского и административного режимов работ системы. В экономической части работы проведено планирование проекта по созданию и внедрению созданного программного решения в работу производственной компании. Составлен календарный план по участию специалистов в работе по программной реализации, определены длительность выполнения работ по стадиям. Далее проведены расчеты экономической эффективности проекта, затраты на создание проекта, оценен срок возврата средств, вложенных в создание системы. Проведено планирование проекта по внедрению разработанного программного средства, описаны этапы создания системы, перечень задействованных сотрудников и содержание работ.Список использованных источниковКонституция РФФедеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗФедеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗДешко И. П. Практики технического управления ITIL 4: учебное пособие / Дешко И. П. - Москва: МИРЭА - Российский технологический университет, 2022. – 256c.Нестеров С. А.  Базы данных: учебник / С. А. Нестеров. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 230 с.Гордеев С. И.  Организация баз данных в 2 ч.: учебник / С. И. Гордеев, В. Н. Волошина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 310 с.Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Автоматизация ИТ-сервисов на предприятиях. [Текст]: учебно-методическое пособие / Н. А. Бабиева, Л. И. Раскин. – М.: Инфра-М, 2018. – 208 с.Холмогоров, В.В., Баранюк, В.В. Выбор стандартов в соответствии с этапами жизненного цикла информационных систем // InternationalJournalofOpenInformationTechnologies. 2022. №3.Володченко,В.С., Ланцова,Д.С., Миронова Т.А. Понятие и классификация информационных технологий // Достижения науки и образования. 2020. №12 (66). Авласевич, Д.В., Дмитриев. Н.А., Шаврина. О.В., Чураев, В.В. Информационная безопасность и информационные технолгогии // Форум молодых ученых. 2020. №10 (50)Оразмухаммедова, А.В., Байрамова, Т.С.Информационные технологии в экономике // Вестник науки. 2023. №4 (61)Нобатгелдиева, Н.А., Ходжамбердиев Х.С.Информационные технологии и их роль в экономике // Вестник науки. 2023. №3 (60)Атдаева, О.Г. Развитие информационных технологий и их роль в экономике // Вестник науки. 2023. №4 (61)Каюмова, Н.А. Методика проектирования информационных систем // Экономика и социум. 2023. №1-2 (104)Иремадзе, Э.О. Информационные технологии в управлении // Скиф. 2022. №3 (67)Жолобова, А.И.Информационные технологии в цифровой экономике // Экономика и бизнес: теория и практика. 2021. №7Скородумов, П.В. Моделирование бизнес-процессов: подходы, методы, средства // Вопросы территориального развития. 2014. №5 (15).Лаврищева, Е. М. Программная инженерия. Парадигмы, технологии и CASE-средства / Е. М. Лаврищева. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 280 с. Левенец А. В. Информационные процессы и системы. Основы теории : учебное пособие / А. В. Левенец. - Хабаровск: Изд-во ТОГУ, 2018. - 127 с. Кузнецов В.В. Системный анализ: учебник и практикум для вузов / В. В. Кузнецов. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 270 с.Заграновская, А. В.  Системный анализ: учебное пособие для вузов / А. В. Заграновская, Ю. Н. Эйсснер. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 424 с. Советов Б. Я.  Базы данных: учебник для среднего профессионального образования / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 420 с.Долганова О. И.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова ; под редакцией О. И. Долгановой. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 289 с. Прокофьева Т. А.  Системный анализ в менеджменте: учебник для вузов / Т. А. Прокофьева, В. В. Челноков. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 313 с. Каменнова М. С.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / М. С. Каменнова, В. В. Крохин, И. В. Машков. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 282 с. Волкова В. Н.  Теория систем и системный анализ: учебник для вузов / В. Н. Волкова, А. А. Денисов. — 3-е изд. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 562 с.Громов А. И.  Управление бизнес-процессами: современные методы: монография / А. И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт; под редакцией А. И. Громова. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 367 с.Брежнев Р. В. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / – Красноярск: Сиб. федер. ун-т, 2021. –216 с.Ясенев В. Н. Информационные системы и технологии в экономике: Учебное пособие для студентов вузов / В. Н. Ясенев. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2018. – 560 c.Щеглов А. Ю. Защита информации: основы теории: учебник для вузов / А. Ю. Щеглов, К. А. Щеглов. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 309 с.30. Внуков А. А. Защита информации: учебное пособие для вузов / А. А. Внуков. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 161 с.