Правила оформления кадровых документов (личные карточки, трудовые договоры)

Если какие-либо документы отсутствуют или имеют недостаточное качество, их следует дополнить или восстановить.2. Проверка правильности заполнения документов. Особое внимание следует уделять правильности заполнения персональных данных, таких как ФИО, дата рождения, адрес и другие реквизиты. Неправильно заполненные данные могут привести к затруднениям в поиске и систематизации архивных материалов.3. Проверка наличия несоответствий и противоречий. Необходимо внимательно проверить документацию на наличие противоречий в данных или несоответствие сопутствующим документам. Если такие ошибки обнаружены, их следует исправить и привести все материалы в соответствие друг с другом.4. Проверка наличия оригиналов и копий. Важно убедиться, что все документы сопровождаются оригиналами или допускающими копиями. В случае отсутствия необходимо заботиться о восстановлении оригиналов или получении допустимых копий.5. Проверка наличия подписей и печатей. Убедитесь, что все документы содержат необходимые подписи и печати. Отсутствие подписей и печатей может негативно повлиять на юридическую значимость архивных материалов.6. Проверка качества документации. При необходимости следует провести проверку качества физического состояния материалов. Если документы повреждены или имеют низкое качество, примите меры для их восстановления или создания новых копий.По завершении проверки и исправления ошибок документация готова к архивированию. Помните, что точность и полнота документации являются ключевыми факторами для успешной сохранности и последующего использования архивных материалов. В случае обнаружения дополнительных ошибок или несоответствий рекомендуется провести дополнительные исправления перед отправкой документации в архив.Правильная подготовка документации по личному составу перед архивированием является важным этапом в сохранении информации о сотрудниках организации. Корректное и систематизированное хранение документов позволяет не только обеспечить доступ к необходимой информации, но и предотвратить потерю или уничтожение важных документов.Одной из основных целей архивации документации по личному составу является обеспечение сохранности и сохранение информации о сотрудниках в течение определенного периода времени. В соответствии с законодательством организация обязана хранить подобную документацию в течение определенного срока, а также предоставлять доступ к ней при необходимости.Правильная подготовка документов перед архивированием включает несколько этапов. Во-первых, необходимо провести анализ источников информации и определить, какие документы должны быть сохранены в архиве. Обычно это включает персональные данные сотрудников, такие как резюме, контракты, справки о занятости, отчеты о работе и другие документы, связанные с их трудовой деятельностью. В кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли во время проведения экспертизы ценности документов. Путем проведения полистного просмотра дел происходит отбор документов для дальнейшего хранения, при этом не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. Из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов. В рамках проведения экспертизы ценности документов также осуществляется оформление дел, составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).Для организации дел требуется упорядочение документов, привязка или переплет дела, пронумеровывание листов дела, составление листа-заверителя дела и, по необходимости, внутренней описи документов. Документы в делах с указаниями, распоряжениями по личному составу переупорядочиваются в хронологическом порядке: сначала в делах должны быть расположены указания (распоряжения) за январь, затем за февраль и так далее. Привязка сформированных дел осуществляется только после завершения экспертизы документов. Документы дела привязываются, переплетаются в четыре места прочной нитью.Для обеспечения легкости восприятия информации при работе с документами о личном составе по юридическим запросам, необходимо использовать картон высокого качества с повышенной плотностью при выполнении переплетных работ. Документы должны быть подшиты и переплетены таким образом, чтобы обеспечить удобное чтение текста. Личные документы, которые не требуются для дела (удостоверения, свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и прочее), следует поместить в конверт и вложить в дело вместе с остальными документами.В деле сначала вкладывается лист бумаги, а в конце – лист-заверитель по установленной форме. Лист-заверитель содержит информацию о количестве пронумерованных листов в деле, наличии пропущенных и литерных номеров, а также о количестве листов внутренней описи дела, выраженной цифрами и прописью. Нельзя размещать заверенную надпись на оборотной стороне последнего документа или на обложке дела. Внутренняя опись документов подшивается после чистого листа в начало дела и составляется в соответствии с установленной формой. Она предназначена для учета документов дела и содержит информацию о порядковых номерах, индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.После завершения составления внутренней описи, необходимо подписать ее итоговую запись, где указывается количество документов и листов. Составитель описи должен расшифровать свою подпись и указать свою должность. Любые изменения в документах личного дела должны быть отражены в разделе "Примечание" с ссылками на соответствующие документы. При значительных изменениях в составе дела, необходимо пересмотреть итоговую запись и заверенную надпись дела.Для передачи в архив подготовку личных дел осуществляет кадровая служба с поддержкой методологов архива. Процедура включает в себя следующие этапы:- переплет личного дела;- уточнение нумерации листов;- составление листа-заверителя;- разработка внутренней описи;- корректировка реквизитов лицевой обложки.Для сохранения целостности личных дел рекомендуется:- объединять индивидуальные дела бывших сотрудников в одну обложку с ограничением объема до 250 листов (путем сшивки материалов по годам).В алфавитном порядке, в пределах одного тома, располагаются материалы индивидуальных дел. Для разделения материалов, относящихся к разным индивидуальным делам, используется чистый лист бумаги, на котором указываются фамилии, имена и отчества соответствующего уволенного сотрудника. Каждое объединенное дело (том) снабжается внутренней описью, в которой перечисляются фамилии, имена и отчества, а также указываются номера страниц, где находятся соответствующие документы (сведения). Личные дела передаются в архив не позднее, чем через три года после их завершения в делопроизводстве, согласно установленному графику.Перед передачей личных дел представителем архива осуществляется проверка на полноту и правильность подготовки. Кадровый орган предприятия устраняет выявленные недостатки. Передача и прием осуществляются с описью и отметками о наличии личных дел.ЗаключениеОформление кадровых документов, таких как личные карточки и трудовые договоры, является важным аспектом управления персоналом в любой организации. Правильное оформление этих документов не только обеспечивает легальность и правовую защиту сотрудников, но и создает фундамент для эффективного управления персоналом и расчета заработной платы.Основными требованиями к оформлению личных карточек является наличие полной и достоверной информации о сотруднике. В личной карточке должны быть указаны ФИО сотрудника, его личные данные, такие как дата рождения, место рождения, гражданство, а также данные о паспорте и СНИЛС. Также в личной карточке должна быть указана информация о предыдущем месте работы сотрудника, его образовании и квалификации.Оформление трудовых договоров также требует соблюдения определенных правил. Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме, с указанием всех существенных условий труда, таких как должность сотрудника, обязанности, оклад, график работы и прочие условия. Важно также учесть, что в трудовом договоре должны быть указаны права и обязанности как сотрудника, так и работодателя, а также порядок расторжения договора.Для того чтобы обеспечить корректное оформление кадровых документов, необходимо следовать не только формальным правилам, но и учитывать действующее законодательство о труде. В Российской Федерации, правила оформления кадровых документов регламентируются Трудовым кодексом и другими нормативными актами.Правильное оформление кадровых документов имеет не только юридическое значение, но и важно для эффективного управления персоналом в организации. Корректно оформленные личные карточки и трудовые договоры позволяют работодателю легко доступиться к информации о сотрудниках, исключить возникновение конфликтов и споров, а также проводить расчет заработной платы и начисление налогов в соответствии с действующим законодательством.Кроме того, правильное оформление кадровых документов важно для обеспечения безопасности и защиты интересов сотрудников. В личных карточках должна быть указана информация о медицинском состоянии сотрудника, наличие медицинских противопоказаний к выполнению определенных видов работ и другие данные, необходимые для оценки рисков здоровья работника при выполнении своих должностных обязанностей.Таким образом, правила оформления кадровых документов играют важную роль в управлении персоналом организации. Правильное оформление личных карточек и трудовых договоров обеспечивает легальность и правовую защиту сотрудников, а также эффективное управление персоналом и расчет заработной платы. Соблюдение этих правил является необходимым условием успеха любой организации в области управления персоналом.Список литературы1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. - 2006.3. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. - 2006.4. Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО»Бизнес-школа, 2021.5. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление персоналом», 2022.6. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 2021.7. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2020.8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2020.9. Куприянова З. К.: Как меняется отношение к труду // М.: «Человек и труд» №2, 2022.10. Мескон М. Х.: Основы менеджмента // М.: «Дело ЛТД», 2021.11. Стенюков М. В.: Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. - М.: Изд-во «ПРИОР», 2020.12. Федосова В. Т.: Управление современной школой выпуск 4, (кадровое делопроизводство в образовательном учреждении) // М.: «Учитель», 2021.13. Щур Д. Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных инструкций // М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2022.14. Журнал «Кадровые решения» №9 2021.15. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. М., 2023.16. Борисова С.А. Словарь-справочник кадровика. М., 2022.