Организация и анализ деятельности аптек

Очень важным фактором является контроль за деятельностью аптечных сетей. Ошибки, допущенные в регистрации лицензий или хранении счетов могут привести к неприятностям при общении с контролирующими органами, которые при проверке клиента могут затребовать у фирмы копии счетов, договоров и протоколов согласования цен. Для уменьшения количества ошибок в структуре управления аптечной сетью непременно должна быть грамотно организованная система контроля.
Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный (20). Предварительный контроль включает разработку четких должностных инструкций для сотрудников, а также подбор квалифицированных кадров. Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе деятельности компании, как, например, регулярная проверка выполнения подчиненными предписаний и инструкций. Заключительный контроль представляет из себя сравнение плановых и полученных результатов с целью последующего анализа допущенных ошибок и их дальнейшего недопускания.
Для бесперебойного функционирования сбытовой сети особое внимание, по мнению автора должно быть уделено комплексу маркетинговых мероприятий. Для этого на предприятии обязательно должна существовать маркетинговая служба, выполняющая следующие задачи:
Обеспечение центрального офиса достоверной и оперативной информацией о :
- потребностях каждой аптеки данной аптечной сети;
- ценах и ассортименте конкурентов;
- особенностях спроса на данном рынке сбыта;
- финансово-экономическом положении и социальном составе клиентов какой – либо аптеки в каком – либо территориальном округе.2. Анализ существующего ассортимента и варианты его расширения.3. Анализ поставок, анализ продаж, прогнозирование товарного запаса.4. Анализ факторов, влияющих на сбыт.
В специальные же задачи маркетинговой службы аптечной сети должны быть включены:
1. Анализ предложений одних поставщиков для сравнительной оценки с аналогичными препаратами и условиями поставок других поставщиков;
2. Анализ отпускных цен конкурентов;
3. Анализ ассортимента конкурентов;
4. Анализ работы сети в свете ее положения на рынке по:- ассортименту; ценам; сервису; работе с клиентами; рекламе и т.п.
5. Анализ причин плохой продаваемости тех или иных препаратов. И, наконец, для облегчения управления и анализа деятельности аптечной сети необходимо создание единого информационного пространства, что учитывало бы интересы как центрального офиса, так и каждой из розничных точек. Технически это заключается в обеспечении системы обратной связи, позволяющей фирме обмениваться всей необходимой оперативной информацией с каждой из своих аптек. Это позволяет избежать множество ошибок, поскольку анализ деятельности, который ведется в режиме on line, выявляет возможные нежелательные эффекты еще до того, как они приобретут необратимый характер и станут видны уже в итоговых месячных результатах.
3.2 Автоматизация управления аптечной сетью
Проблема автоматизации и повышения эффективности работы российских аптек достаточно актуальна в настоящее время. Не вызывает сомнения и необходимость использования компьютерных технологий в аптечных предприятиях.
В настоящее время на рынке программного обеспечения для аптек представлено несколько видов продуктов. Прежде всего, это разработки софтверных (производящих программное обеспечение) компаний, специализирующихся на автоматизации розничной торговли. В качестве примеров можно выделить следующее специализированное программное обеспечение: «Аптека-2000» (2002) (производитель – «Регард-Софт»), «Аналит-аптека», «ФармаНет» (26).
Деятельность аптек очень строго регламентирована законодательством, ведомственными и нормативными документами, поэтому даже небольшие нарушения (в частности, в размере наценки) могут привести к существенным штрафным санкциям. Такая ситуация делает автоматизацию учета в аптеках даже более актуальной, чем в обычной (к примеру, продуктовой) рознице. А потому соответствующие программные и аппаратные средства должны отбираться особо тщательно: здесь требуются интеллектуальные кассовые аппараты (POS-терминалы), позволяющие вести и суммовой, и количественный учет проданного товара, обеспечивать возможность применения разнообразных скидок и льготных продаж и т.д.
Автор данной курсовой работы выделяет одну из новейших информационных систем «Фармацевтической ИС Аптечные товары» (ФИСАТ), которая включает в себя:
классификатор АТ (построен с использованием образовательных стандартов, нормативных документов Минздрава РФ и сложившейся практики работы на фармацевтическом рынке);
номенклатуру АТ (включает в себя, на принципах максимальной полноты, действующие реестры и товары аптечных предприятий);
описания АТ (официальная информация о них от фирм-производителей, доступная в интерактивном производственном процессе и как самостоятельная информационно-поисковая система);
правовой блок (включает в себя те правовые акты, которые реально применяются при формировании ФИСАТ);
дидактический блок (предполагает возможность использования учебно-методических и дополнительных информационных материалов для проведения постоянного последипломного усовершенствования специалистов аптечных предприятий по актуальным вопросам фармации с элементами дистанционного образования и самотестирования).  
  Согласно мнению независимых консультантов, применение данной системы позволяет заметно оптимизировать бизнес аптеки. Аптека получает повышение эффективности бизнеса и улучшение качества обслуживания покупателей за счет:
получения оперативной и достоверной информации о текущем состоянии бизнеса для принятия адекватных управленческих решений;
снижения издержек на ведение учета;
оптимизации ассортимента и ценообразования за счет использования информации об ассортиментной и ценовой структурах рынка;
оптимизации сервиса, предоставляемого покупателям - обеспечение потребительского комфорта. 
Программа позволяет формировать разнообразные аналитические отчеты, которые дают полную информацию по оптимизации складских запасов, она позволяет учитывать индивидуальные потребности аптеки и, исходя из них, формировать ассортимент. Становятся возможными взаимодействие с поставщиками через электронный документооборот, автоматическое определение потребности в пополнении складских запасов, использование гибкого механизма ценообразования и технологии штрих-кодирования.
Затраты аптеки на внедрение ФИСАТ условно можно разделить на 2 составляющие:
1. время, необходимое для технического обследования аптеки, организационной и финансовой подготовки, поставки оборудования и монтажа вычислительной техники, обучения персонала работе с системой, запуска системы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию, сопровождение системы - около 3 недель;
2. приблизительная сумма денежных средств составляет от 5 до 8 тыс. долл. США в зависимости от типов закупаемого оборудования (контрольно-кассовых машин, сканеров штрих-кодов, принтеров этикеток др.).
Основной проблемой является нехватка оборотных средств, которая тормозит процесс автоматизации. Однако разработчики ФИСАТ предоставляют целевой займ аптеке- такой подход помогает сразу внедрить полноценное решение.
Другой сложностью является строго партионный учет лекарственных средств, обязывающий аптечную сеть не только применять штриховое кодирование по кодам производителя, но и дополнительно использовать собственные внутренние коды, что несколько усложняет и процедуру оприходования, и учет в целом. Кроме того, здесь имеется такая особенность, как учет льготных рецептов, объем которых трудно спрогнозировать. Льготные рецепты, кстати, в немалой степени усложняют и ведение бухгалтерского учета.
Еще одну проблему составляет квалификация персонала аптек, затрудняющая автоматизацию, а порой и препятствующая ей, сюда же можно отнести инерционность сотрудников, зачастую не желающих обучаться новым технологиям.    
Однако, возможно решение и этих проблем путем специальных программ обучения персонала. Можно разделить пользователей на три группы по характеру решаемых ими задач: операторы (выполняют повторяющиеся операции), управляющие (с помощью ИС имеют возможность влиять на деятельность компании) и ИТ-специалисты (способны самостоятельно настраивать новые бизнес-процедуры). Если для первых достаточно тренинга в течение нескольких дней или даже часов, то вторым приходится уделять больше внимания как во время обучения, так и при дальнейшем консультировании; третьи же во имя успеха проекта должны с самого начала участвовать во всех стадиях внедрения ИС.
Опыт разработки данного программного продукта оказался более чем удачным. Только за 2007 г. система была установлена в 45 аптеках Красноярска и начала внедряться по всей стране, она уже успешно эксплуатируется в 170 аптеках Москвы и более чем 460 аптеках 30 регионов России (26).






Заключение
В ходе выполнения курсового проекта автором были проведены следующие действия:
Рассмотрены теоретические аспекты организации аптечной деятельности в целом, даны понятия аптечных учреждений, рассмотрена их классификация и функции, которые выполняет каждое из них;
Изучены основные нормативные документы, при помощи которых государство регулирует деятельность всех аптечных организаций, действующих на территории РФ;
Рассмотрены особенности организации деятельности аптечных сетей, выявлены их достоинства и недостатки;
Проведен анализ деятельности муниципальных аптечных сетей г. Ярославля и сделаны выводы о целесообразности такого объединения, которое произошло в 2006 г.
Предложены мероприятия по возможному совершенствованию в управлении аптечными сетями, которые, возможно, могли бы быть полезны в дальнейшем для менеджеров и высших управляющих.
И, в заключении, автору курсовой работы представляется целесообразным схематично обрисовать ряд положений, без которых успешное функционирование аптечной сети будет более чем проблематичным:
1. Способность розничной сети совершать тщательно продуманные закупки - важнейшая составляющая ее успешной деятельности.
2. Выбор места расположения торговой точки - один из решающих конкурентных факторов с точки зрения возможностей привлечения покупателей.
3. Своевременность оплат поставщикам - единственное условие поддержания оптимального розничного аптечного ассортимента и залог гарантированного получения скидок, поскольку при задержках в оплатах фирма теряет не только лицо, но и деньги, причем нередко большие, и не всегда из-за недополучения положенных ей бонусов, а, главным образом, из-за снижения объема продаж.
И хотя многие руководители понимают, что игнорировать хотя бы один из этих факторов недопустимо, тем не менее, по целому ряду причин объективного и субъективного характера они зачастую пренебрегают этими значимыми для розничных компаний факторами. Так вот, хотелось бы еще раз особо подчеркнуть, что несоблюдение этих очевидных положений в конечном итоге приведет к убыточной деятельности всей сети.
Избежать же этого помогут тщательно проводимые расчеты целесообразности открытия каждой аптечной точки, маркетинговый анализ ситуации на розничном сегменте фармрынка по конъюнктурным параметрам и показателям спроса, а также скрупулезное следование расставленным стратегическим и тактическим приоритетам в области финансовой политики, поставок товара и корпоративной этики.
Список литературных источников
Федеральный Закон РФ от 22.06.98 г. № 86-ФЗ "О лекарственных средствах" (ред. от 18.12.2006 г.)
Федеральный закон РФ от 8.08.2001 г. N 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» (в ред. от 30.12.2008 г.)
Постановление Правительства РФ от 06.07.2006 N 416 «Об утверждении положения о лицензировании фармацевтической деятельности»
Постановление Правительства РФ от 19.01.98 № 55 "Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации" (ред. от 27.03.2007 г.).
Приказ Минздрава РФ от 04.03.2003 № 80 "Об утверждении отраслевого стандарта "Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения. ОСТ 91500.05.0007-2003" (ред. от 18.04.2007 г.). 
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2005 № 785 "О порядке отпуска лекарственных средств" (ред. от 06.08.2007 г.).
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 03.05.2005 № 319 "Об утверждении видов аптечных учреждений".
Приказ Минздрава РФ от 13.11.96 N 377 "Об утверждении требований к организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения"
Постановление Правительства РФ от 07.03.95 № 239 "О мерах по упорядочению государственного регулирования цен (тарифов)" (ред. от 28.12.2007 г.)
Постановление Правительства РФ от 09.11.2001 № 782 "О государственном регулировании цен на лекарственные средства" (ред. от 17.10.2005 г.)
Приказ Минздравсоцразвития РФ «О внесении изменений в Перечень изделий медицинского назначения и специализированных продуктов лечебного питания для детей-инвалидов, отпускаемых по рецептам врача (фельдшера) при оказании дополнительной бесплатной медицинской помощи отдельным категориям граждан, имеющим право на получение государственной социальной помощи», утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 09.01.07 N 1от 22.02.2008 N 91н.
Письмо Росздравнадзора «О приоритетном рассмотрении документов и данных при государственной регистрации лекарственных средств» от 18.02.2008 N 01И-54/08.
Письмо Росздравнадзора «О внесении изменений в регистрационную документацию на лекарственные средства в связи с истечением срока действия регистрационных удостоверений» от 04.02.2008 N 290-Пр/08.
Письмо Минздравсоцразвития «По вопросу лицензирования медицинской деятельности» от 18.02.2008 N 24.
Постановление главного Государственного санитарного врача РФ «Об утверждении санитарно-эпидемиологических правил СП 3.3.2.2329-08» от 18.02.2008 N 10.
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М., 2003-256 с.
Лобутева Л.А., Лагуткина Т.П. Информационное обеспечение фармацевтического бизнеса: Учеб. пособие для студ. фармацевтического факультета. М., 2007-341 с.
Лоскутова Е.Е., Савельева З.А., Зайцева З.И. Финансово-экономический анализ деятельности аптечного предприятия. М., 2007- 212 с.
Максимкина Е.А., Лоскутова Е.Е., Дорофеева В.В. Конкурентоспособность фармацевтической организации в условиях рынка. М., 2005-154 с.
Организация и экономика фармации / Под ред. И.В. Косовой. М., 2007- 356 с.
Павлов Е.Х. Охрана труда в аптечных организациях. М., 2004 -272 с.
Умаров С.З. и др. Медицинское и фармацевтическое товароведение: Учебник. М., 2007- 223 с.
Фатхутдинов Р. А. Конкурентоспособность: экономика, стратегия, управление.— М.: ИНФРА-М, 2000- 254 с.
Алексеев А.А. «Маркетинговые принципы оптимизации глубины ассортимента продукции» //«Маркетинг и маркетинговые исследования в России», №6 (36) - 2006.-С.19-23
Василенко А.Б. «Боремся с конкурентами: розничный анализ в аптеке»// Фармацевтический вестник №7 (496) от 26 февраля 2008 г.
Волкова Ю.В. « Автоматизация учета в аптеке»// отраслевой журнал «Учет в медицине» № 3, 2008 г.
Дорофеева В.В. «Влияние потребительского поведения на эффективность деятельности аптечной организации» // Аптечная сеть России: Тезисы докладов. М., 2005. С. 46-47
Дорофеева В.В. «Организация торгового зала аптеки» // Аптечная сеть России: Сб. докладов. М., 2000. С. 100-106
Комиссинская И.Г.«Современная концепция менеджмента качества аптечной организации».// «Московские аптеки» фармацевтическая газета № 10. 2007 г.
Лопатин П.В. « Социальная ответственность фармрынка» // Российские аптеки № 7, 2008 г.
Люлина С. « Основные принципы формирования аптечного ассортимента»// Российский аптеки, №20, 2008 г.
Пархоменко Д.В. Проблемы стандартизации в практике работы аптек //Ремедиум. — сентябрь 2008-с.23-45.
Шарафанович А. « Формула качества» // Российский аптеки № 23, 2007г.
Шарахова Е.Ф. «Управление персоналом и экономическая эффективность»// Российские аптеки» №17, 2007г.
Шишкоедова Н.Н. «Лицензирование деятельности аптечных учреждений»//Советник бухгалтера в здравоохранении, №8, 2006 г.
Шолина Н.В., Лаврентьева Л.И. Муниципальные аптеки г. Ярославля в условиях жесткой конкуренции // Новая Аптека. 2007.№ 11. С.49-73
IX Всероссийская конференция “Аптечная сеть России” // Новая Аптека. 2007.№ 4. С. 16-25
Шеремет, А.Д. Экономический анализ / А.Д. Шеремет, М.Я. Баканов – М.: Финансы и статистика, 2001. - 688с.
Шеремет, А.Д. Методика финансового анализа / А.Д. Шеремет, Е.В. Негашев – М.: Инфра – М, 2000. - 207с.
http://www.rosapteki.ru

















34