Делопроизводство в древнерусском государстве. Накопление традиций в области документоведения

Екатерина II отменила большинство коллегий, оставив только коллегию Иностранных дел, Военную и Морскую, ее Губернская реформа обеспечила четкое разграничение административных, судебных, финансовых дел, внесла единообразие в устройство губерний. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.
Важное значение в системе развития российского делопроизводства играет выработанная иерархия властей и мест, обеспечившая правила взаимоотношений и порядок подчиненности между собой властей разных уровней. Например, губернатор передавал доношения и рапорты верховной власти, а Сенат и коллегии давали указы губернатору. Губернатор давал предложения на рассмотрения присутственным учреждениям. К присутственным учреждениям относят палаты гражданского и уголовного суда, Губернское правление. Между собой все учреждения также обменивались сообщениями и указами. Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.
Развитие делопроизводства с XVIII века характеризуется усилением законодательного контроля деятельности канцелярии и учреждения в целом, организацией и развитием административных положений деятельности учреждений и бюрократического начала.
Следующая система управления - министерская, которая зародилась в XIX веке, была основана на принципе единоначалия. Первые министерства были созданы манифестом от 8 сентября 1802 года. Государственное казначейство также существовало на правах министерства. Министерское управление окончательно установилось с изданием Общего учреждения министерств от 28 января 1811 года. Этот законодательный акт определил систему взаимоотношений учреждений и лиц, ведение делопроизводства, целостность системы министерского устройства.
Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств. Министры назначались императором, директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента, имели более простое внутреннее устройство. Возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов.
Само понятие делопроизводства обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку любое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».
Различалось два аспекта делопроизводственной деятельности: ведение самих форм документов и их движение. Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. Правитель дел канцелярии докладывал о поступивших делах директору департамента, который, в свою очередь, директору министерской канцелярии. Эта стадия определяла дальнейшее движение документа внутри министерства, это этап предварительного рассмотрения дела, в результате которого не принималось решение.
Правила документооборота в министерствах строго регламентировались. Первоначально в министерском делопроизводстве рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. Примерно к середине XIX века сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. В результате всех вышеперечисленных операций документооборот учреждений стал сложным многоступенчатым процессом, долгий по времени, требующий больших человеческих ресурсов. Вся система делопроизводства усложнялась низкой скоростью написания и обработки документов, так как основными инструментами работы канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная.
Отдельные этапы делопроизводства – отправка дел, состояла из регистрации отправляемых документов в специальных журналах и непосредственно отправку и ревизия дел. В журнал регистрации специально вносились сведения для контроля исполнения документов. Дело можно было считать завершенным только при получении рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам, именно посредством журнала регистрации осуществляли этот контроль. Во время ревизии дел начальники отделений проверяли степень исполнения документов по столам, а все сведения сообщались директору департамента. Проверка проводилась каждый месяц для контроля статуса исполненных и неисполненных документов в соответствии с регистрационным журналом и реестрам. На основании этих помесячных ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ревизионная ведомость.
Последним этапом делопроизводства являются отчеты, установленные законом: финансовые отчеты, отчеты о результатах деятельности, отчеты о планах работы на следующий отчетный период. Каждое отделение готовило свои отчеты по направлениям, затем их обобщали в департаментах, а на основе отчетов департаментов составлялись итоговые отчеты по министерству, то есть сводные отчеты, эту функцию выполнял директор канцелярии.
Дальнейшие изменения в системе управления, развитие научно-технического прогресса, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В том числе, для учреждений, в делопроизводство министерств вводятся бланки с угловым расположением реквизитов. Появляется ссылка на поступивший документ, которая не имела пока унифицированного вида. Образуются определенные правила утверждения и удостоверения документа подписью лица скрепившего документ, с указанием его должности.
На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели сборники образцов документов для широкого круга чиновников и частных лиц, назывались они письмовники.
Несмотря на существенные изменения и преобразования, которые происходили в системе делопроизводства в начальный период его становления, к концу XIX века требовались все новые более гибкие формы делопроизводства и ускорения документооборота, особенно с учетом появления пишущих машинок, которые ускорили всю работу канцелярии с документами. Следующий шаг - появление телеграфа и нового вида переписки – телеграммы, изобретение телефона привело к появлению телефонограмм. В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Работа по совершенствованию делопроизводства ведется постоянно и по сегодняшний день.
Заключение

В становлении делопроизводства России можно выделить несколько этапов.
1. Делопроизводство в Древнерусском государстве. На этом этапе появились первые письменные скрепления правовых отношений между государствами, были созданы первые документы. На первом этапе зарождаются первые традиции и особенности делопроизводства России.
2. Приказное делопроизводство. Этот период относят примерно к XV – XVII векам. Впервые документооборот государственных учреждений принимал системность и выраженность, появились служащие для ведения, хранения документов. Название этапа развития характеризуется названием первых государственных учреждений – приказов.
3. Система коллежского делопроизводства. От названия центральных учреждений – коллегий. Введено коллежское делопроизводство было при Петре I, стало более организованным, имеющим сложную структуру должностей, учреждений, форм ведения и регистрации документов.
4. Этап министерского делопроизводства. Относят этот период к XIX - началу XX века с заменой коллегий на министерства и с введением единоначалия. Сложилось исполнительное делопроизводство, появились бланки служебных документов, начиналось внедрение механизации конторского труда.
5. Развитие делопроизводства в 1917 – 1941 годах.
6. История управления и делопроизводства в 1945 – 1990 годах.

Список литературы

Илюшенко М.П. История делопроизводства в России до 1917 года. Учебное пособие / М. П. Илюшенко. – М.: РГПУ, 2007. – 133с.
История развития Российского делопроизводства [Электронный ресурс]: Лаборатория учебных коммуникаций / ИПС РАН. – Электронный журнал. – М., 2002. – Режим доступа: http://uchcom.botik.ru/educ/clerk/Office-work/History/content.ru, свободный.
Организация работы с документами. Учебник для ВУЗов. / В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло, В.А. Машурцев, А.В. Пшенко. - М.:ИНФРА-М, 2003. - 591с.
Русакова С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII века. / С. Русаков // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - с.81- 87.
Сидоренко Е.С. Складывание порядка работы с документами в X – XVI вв. /Е. Сидоренко // Делопроизводство. – 2006. - № 4. - с.92 - 96.



 

Сидоренко Е.С. Складывание порядка работы с документами в X – XVI вв. /Е. Сидоренко // Делопроизводство. – 2006. - № 4. - с.92 - 96.

Организация работы с документами. Учебник для ВУЗов. / В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло, В.А. Машурцев, А.В. Пшенко. - М.:ИНФРА-М, 2003г. – с.3 – 44.
Русакова С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII века. / С. Русаков // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - с.81- 87.

Организация работы с документами. Учебник для ВУЗов. / В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло, В.А. Машурцев, А.В. Пшенко. - М.:ИНФРА-М, 2003г. – с.3 – 44.
Русакова С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII века. / С. Русаков // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - с.81- 87.

Русакова С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII века. / С. Русаков // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - с.81- 87.
История развития Российского делопроизводства [Электронный ресурс]: Лаборатория учебных коммуникаций / ИПС РАН. – Электронный журнал. – М., 2002. – Режим доступа: http://uchcom.botik.ru/educ/clerk/Office-work/History/content.ru, свободный.













5