Информационное обеспечение процесса принятия решений в организации (на примере организации)

Кроме того, руководство ООО «Корпус 2» уделяет мало внимания обеспечению безопасности компьютерной сети и всей информационной системы, что также негативно сказывается на результатах его деятельности. Все это предопределяет необходимость разработки мероприятий, направленных на совершенствование информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений в организации.
3. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ООО «КОРПУС 2»

3.1. Обоснование методов совершенствования информационного обеспечения в ООО «Корпус 2»

Для совершенствования информационного обеспечения в ООО «Корпус 2» предлагаем установить систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ», которая предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
Система «ЕВФРАТ» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:
- автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
- электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Также предлагаем мероприятия по обеспечению информационной безопасности организации. Руководству организации необходимо с помощью технического персонала и сетевого администратора разработать руководящий документ, определяющий основные направления политики безопасности организации, обязанности и формы ответственности сотрудников организации, определяемые политикой, порядок и регламент работы с компьютерной техникой. В качестве предложений для разработки данного документа следует сформулировать следующие положения:
- назначить сотрудника, ответственного за контроль мер информационной защиты организации;
- закрепить ПК за конкретными пользователями, исключив возможность их работы за другими ПК;
- определить задачу сетевому администратору на запрет доступа пользователей друг к другу и организацию обмена файлами через общие папки сервера;
- предусмотреть меры административной и материальной ответственности за нарушение требований политики безопасности организации;
- в области кадровой политики определить приоритетность использования на должностях технического персонала и сетевого администратора штатных сотрудников, практикуя при приеме на работу установление испытательного срока;
- в целях исключения несанкционированного доступа к информации организации посетителей предусмотреть приобретения системы наблюдения за офисом;
- определить сотрудникам организации регламент и технологию дублирования и хранения информации своих ПК;
- ввести тщательный учет и форму проверки информации, выдаваемой заказчикам;
- предусмотреть в обязанностях сотрудников обязательную защиту разрабатываемых документов с помощью паролей на открытие и изменение содержания документа;
- определить в политике порядок размещения рабочих мест пользователей, исключающий просмотр содержания мониторов посетителями;
- предусмотреть порядок уничтожения бракованной и черновой документации, выводимой на принтер;
- для большей безопасности организации необходимо приобретение охранной сигнализации.
Таким образом, основными мероприятиями по улучшению информационного обеспечения процесса принятия решений в организации ООО «Корпус 2» являются: установка системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ»; введение мер по защите информационной системы в компании.

3.2. Методические рекомендации по реализации процесса принятия управленческих решений

Реализация процесса принятия решения в современных кризисных условиях имеет свои характерные особенности. Она отличается от принятия и реализации управленческих решений в условиях определенности тем, что руководитель, принимая решение, очень часто не владеет полной информацией о решаемой проблеме.
Дадим определенные методические рекомендации по реализации процесса принятия стратегических решений в кризисных условиях. Необходимо помнить, что среда принятия решения изменяется в зависимости от степени риска. В условиях риска вероятность результата определенного управленческого решения может быть определена с определенной достоверностью. В условиях риска и неопределенности именно руководитель определяет степень и вероятность возможных последствий решений, основываясь на собственном мнении.
При принятии управленческих решений лицо, принимающее управленческое решение, должно обязательно соблюдать правила и методы по разработке и реализации данных решений.
Отметим, что при разработке управленческого решения необходимо руководствоваться функцией полезности. Полезность и выгода от принятия того или иного управленческого решения в условиях неопределенности и риска может быть выражена несколькими функциями полезности. Функция полезности может содержать как один, так и несколько аргументов (например, прибыль или доход от управленческого решения).
Функция полезности – это оценка последствий принятого решения (положительных или отрицательных), которая учитывает все существенные факторы. Функция полезности показывает, что руководитель, принимая решение, руководствуется собственным индивидуальным восприятием риска. То, какое решение примет руководитель, во многом зависит от его психологии, опыта, компетентности.
Неопределенность и риск при принятии решения также могут быть уменьшены путем повышения достоверности и актуализации информации.
Решения в условиях неопределенности всегда содержат риск в той мере, в которой существует опасность принять ошибочное или неоптимальное решение. Без предположений о характере предпочтений в области риска лица, принимающего решения, никакие решения в условиях неопределенности приниматься не могут.
При принятии управленческого решения необходимо принимать во внимание, что разработка управленческого решения – это процесс, состоящий из следующих этапов:
- диагностика проблемы;
- поиск ограничений и критериев для решения;
- описание альтернатив;
- оценка альтернатив;
- окончательный выбор.
При принятии управленческого решения руководитель должен учитывать алгоритм принятия управленческого решения. При этом он всегда имеет несколько вариантов принятия решения. Руководитель может использовать две основные возможности. Во-первых, получить дополнительную информацию и еще раз проанализировать проблему. Этим часто удается уменьшить новизну и сложность проблемы. Руководитель сочетает эту информацию и анализ с накопленным опытом, чтобы придать ряду альтернатив определенную вероятность. Вторая возможность – действие в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией для того, чтобы сделать предположение о вероятности событий. Это необходимо когда нет времени на сбор дополнительной информации или затраты на нее очень высокие.
Таким образом, можно сделать вывод, что процесс принятия решения в кризисных условиях требует особого подхода для выбора оптимального решения, которое будет наиболее эффективно в конкретной ситуации и для определенной организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, после всех проведенных исследовательских мероприятий, можно подвести итог проделанной работы.
Во-первых, были описаны теоретические основы процесса разработки и реализации управленческих решений.
Был сделан вывод о том, что принятие решения – это очень сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и предполагающий выбор определенной альтернативы. Руководитель, принимая решение в условиях неопределенности, будет руководствоваться тем или иным критерием, исходя из полученного опыта, личностных качеств и собственной компетентности. Для того чтобы принять правильное решение, результат реализации которого будет наилучшим для всей организации, необходимо тщательно проанализировать всю имеющуюся информацию о каждой альтернативе и выбрать наиболее оптимальную альтернативу. Процесс разработки управленческого решения – это процесс, включающий в себя множество факторов, таких как анализ внешней и внутренней среды, изучение маркетинга, системы финансов, кадровой политики, организационной структуры организации. Определено, что с помощью управленческих решений в настоящее время решаются и реализуются многие задачи, стоящие как перед руководителями отдельных предприятий и организаций, так и перед обществом в целом. Руководитель при принятии управленческого решения, может не только выбирать из альтернативных вариантов решения, но и его решение может представлять собой результат выбора из нескольких видов.
Выявлено, что информация – это совокупность данных, которые сопровождаются смысловой нагрузкой, и помещены в определенный контекст. Информация может быть оценена субъектом, которым может являться как человек, так и организация в целом. Отметим, что эффективная деятельность организации в настоящее время во многом зависит от процесса управления информацией, так как система знаний нуждается в развитой системе управления. Процесс управления информацией обеспечивает стратегическое управление развитием информационной системы организации. Информационная система – это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации.
Во-вторых, был проведен анализ принятия управленческих решений в ООО «Корпус 2» с применением информационных систем. Объектом исследования являлось ООО «Корпус 2» – коммерческое предприятие, ведущее свою деятельность на рынке коммерческой недвижимости. Предприятие занимается управлением коммерческой недвижимостью, эксплуатацией, строительством. Основной целью деятельности предприятия является извлечение прибыли за счет сдачи в аренду коммерческих площадей и управления недвижимостью (эксплуатация, ремонт, реконструкция). SWOT-анализ информационной системы ООО «Корпус 2» выявил ряд острых проблем, которые требуют своего решения, в особенности в условиях риска и неопределенности. Во-первых, на предприятии необходимо обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа. Во-вторых, необходимо усовершенствовать программное обеспечение предприятия. Кроме того, руководство ООО «Корпус 2» уделяет мало внимания обеспечению безопасности компьютерной сети и всей информационной системы, что также негативно сказывается на результатах его деятельности. Все это предопределяет необходимость разработки мероприятий, направленных на совершенствование информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений в организации.
В-третьих, были даны методические рекомендации по разработке управленческих решений с использованием информационных систем. Определено, что основными мероприятиями по улучшению информационного обеспечения процесса принятия решений в организации ООО «Корпус 2» являются: установка системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ»; введение мер по защите информационной системы в компании. Также отмечено, что при принятии управленческих решений обязательно нужно соблюдать правила по реализации данных решений. Необходимо принимать во внимание все методы, которые существуют в действительности для правильного выбора управленческого решения.
Следовательно, можно утверждать, что цель данной курсовой работы, которая заключалась в анализе особенностей процесса принятия управленческих решений в ООО «Корпус 2» с использованием информационных систем, была достигнута.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Ансофф И. Новая корпоративная стратегия / И. Ансофф. – СПб.: «Питер», 1999. – 416 с.
Боев В.Д. Информационные системы и технологии в экономике и управлении / В.Д. Боев. – СПб.: филиал МУ, 2008. – 256 с.
Веснин В.Р. Менеджмент: учебник / В.Р. Веснин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 504 с.
Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М.: Экономистъ, 2006. – 670 с.
Власов М.В., Попов Е.В. Оптимизация процессов управления новыми знаниями / М.В. Власов, Е.В. Попов // Менеджмент в России и за рубежом. – 2007. – № 4. – С. 3-7.
Воробьев С.Н. Управленческие решения: учебник для вузов / С.Н. Воробьев, В.Б. Уткин, К.В. Балдин. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 317 с.
Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник / И.Н. Герчикова. – М.: Юнити, 2001. – 498 с.
Иванов В.В. Подходы к формированию систем эффективного менеджмента / В.В. Иванов, О.К. Хан, П.В. Богаченко, А.Н. Коробова // Менеджмент в России и за рубежом. – 2007. – № 5. – С. 20-30.
Карданская Н.Л. Управленческие решения: учебник для вузов / Н.Л. Карданская. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2003. – 416 с.
Левина С.Ш. Управленческие решения / С.Ш. Левина, С.Ю. Турчаева. – М.: Феникс, 2007. – 223 с.
Литвак Б.Г. Разработка управленческих решений: учебник / Б.Г. Литвак. – М.: Дело, 2002. – 392 с.
Мескон М. Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М.: Дело, 2006. – 720 с.
Мильнер Б. Управление интеллектуальными ресурсами / Б. Мильнер // Вопросы экономики. – 2008. – № 7. – С. 129-141.
Мясоедова Т.Г., Шевченко Р.О. Управление знаниями как функция деятельности организации / Т.Г. Мясоедова, Р.О. Шевченко // Менеджмент в России и за рубежом. – 2007. – № 5. – С. 110-117.
Овчинникова Т.И. Решение управленческих проблем с учетом креативного стиля работников предприятия / Т.И. Овчинникова, О.А. Козлова, О.П. Королев // Управление персоналом. – 2007. – № 4. – С. 24-27.
Поршнев А.Г. Менеджмент: теория и практика в России: учебник / А.Г. Поршнев. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003. – 456 с.
Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: учебник / Э.А. Смирнов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 407 с.
Управление организацией: учебник / под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, И.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 736 с.
Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения: учебник / Р.А. Фатхутдинов. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 344 с.
Чудновская С.Н. Управленческие решения: учебник / С.Н. Чудновская. – М.: Эксмо, 2007. – 368 с.
Ширенбек Х. Экономика предприятия: учебник для вузов / пер. с нем. под общ. ред. И.П. Бойко, С.В. Валдайцева, К. Рихтера. – СПб.: Питер, 2005. – 848 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ Финансово-экономические показатели ООО «Корпус 2»

Таблица
Динамика основных показателей ООО «Корпус 2», тысяч рублей
Наименование показателя Динамика показателя по годам 2007 2008 2009 Внеоборотные активы, в том числе: Основные средства 23840 60100 115270 Долгосрочные финансовые вложения 1880 12750 10270 Оборотные активы, в том числе: Запасы 5977 7071 8367 Расходы будущих периодов 991 1030 880 Дебиторская задолженность 2738 9321 4644 Краткосрочные финансовые вложения 3566 404 656 Денежные средства 6647 59870 85540 Выручка 435900 521300 610100 Чистая прибыль 96017 102788 104874
Виханский О.С. Менеджмент. – М.: Экономистъ, 2006. – С. 391.
Литвак Б.Г. Разработка управленческих решений. – М.: Дело, 2002. – С. 45.
Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С. 17.
Ширенбек Х. Экономика предприятия. – СПб.: Питер, 2005. – С. 109.
Мескон М. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2006. – С. 195.
Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С. 137.
Балдин К.В. Управленческое решение. – М.: Проект, 2004. – С. 41.
Мескон М. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2006. – С. 197.
Мескон М. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2006. – С. 200.
Мясоедова Т.Г., Шевченко, Р.О. Управление знаниями как функция деятельности организации // Менеджмент в России и за рубежом. – 2007. – № 5. – С. 110.
Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2003. – С. 132.
Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – С. 440.
Управление организацией / под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С. 290.
Власов М.В., Попов Е.В. Оптимизация процессов управления новыми знаниями // Менеджмент в России и за рубежом. – 2007. – № 4. – С. 6.
Мескон М.Х. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2006. – С. 685.
Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2003. – С. 132.
Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – С. 441.
Мильнер Б. Управление интеллектуальными ресурсами // Вопросы экономики. – 2008. – № 7. – С. 129.
Боев В.Д. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. – СПб.: филиал МУ, 2008. – С. 19.












39