Правила делового совещания

1. Предназначение делового совещания
2. Состав участников делового совещания
3. Содержание процесса совещания
4. Порядок проведения делового совещания

Предназначение делового совещания

Совещание является одной из наиболее распространенных форм делового общения, применяемых во всех организациях. Задача проведения такого мероприятия заключается в установлении дополнительного канала коммуникации и налаживании обратной связи в рамках компании, что дает возможность увидеть картину рабочего процесса, оценить его качество, уровень эффективности и проблемы. Деловое совещание способно мотивировать работников как в положительном, так и в отрицательном плане. Степень эффективности его воздействия на участников может уменьшаться, если общение приобретает более эмоциональный оттенок.

Участник совещательного процесса, не имеющий правильной мотивации и достаточной подготовки, становится невнимательным к ходу проведения совещания, не воспринимает и не понимает получаемой информации. В результате, это может послужить причиной неверного понимания целей и задач, а, следовательно, общего негативного результата.

Состав участников делового совещания

Совещательный процесс в организации необходим для того, чтобы выстроить эффективный канал связи между ее составными частями, элементами и участниками производства, поставщиками, клиентами. В результате, должно быть выработано общее, коллективное решение по конкретному вопросу. В деловом совещании обычно участвуют:

Его руководитель. Это, как правило, глава организации, который играет ведущую роль в коммуникативном, совещательном процессе. Он непосредственно реализует данный процесс и осуществляет его контроль для достижения требуемого результата.

Элементы совещания, к которым относятся работники компании, деловые партнеры, заказчики, представители посреднических звеньев, а также финансовых учреждений и конкурирующих организаций.

Содержание процесса совещания

Для делового совещание характерно наличие порядка и регламента, определенного строгим образом. Данное мероприятие проводится в назначенное время. Его продолжительность – не более 45 минут. Превышение этого временного лимита означает перерастание совещания в деловые переговоры. Участникам совещания объявляют его главную цель, после чего начинается информационный обмен. В случае участия в мероприятии сотрудников предприятия руководитель доводит конкретные задачи каждому из них. В определенных случаях участниками совещательного процесса становятся клиенты либо представители кредитных организаций. Обычно им приходится уделять более повышенное внимание, что затруднительно сделать в формате делового совещания.

Порядок проведения делового совещания

Он выглядит, как правило, таким образом:

• Определяется тема совещания и частота проведения (регулярное, экстренное, спонтанное).
• Предварительно оповещаются планируемые участники. Руководитель ставит в известность сотрудников, просит их подготовиться и готовится сам.
• Оповещение обычно касается тех работников, которые состоят в контактной группе по выработке решения.
• Каждый сотрудник, участвующий в мероприятии, обязан высказаться по обсуждаемому вопросу, внести свою лепту в совещательный процесс.
• Задача руководителя – управлять совещанием, вести его в нужном русле. Его поведение должно быть корректным, а участникам требуется проявить внимание и активность.
• Завершающим этапом делового совещания служит подведение руководителем итогов, определение целей и задач для каждого участвующего сотрудника, формирование общего плана исполнения, а также выражение благодарности всем собравшимся.

Таким образом, деловое совещание представляет собой весьма сложный процесс деловой коммуникации, осуществляемый на основе психологических и мотивирующих аспектов рабочего процесса и повседневной деятельности организации. Дискуссия между руководителем и подчиненным, являющаяся важным элементом совещательного мероприятия, делает его эффективным коммуникационным инструментом.

Для нормального руководителя, стремящегося осуществлять результативную деятельность, важно знать позицию своих сотрудников по тем или иным вопросам. Это является непременным условием эффективного управления организацией. Случается и так, что процесс делового совещания в какой-то момент может протекать в негативном ключе. Причиной этого служит неправильно установленный порядок совещания, его неполноценное содержание. Если же соблюдать принятые в деловом сообществе нормы проведения совещания, то оно всегда приведет к положительным результатам.