Принципы делового совещания
Понятие делового совещания
Деловым совещанием называют процесс общения руководителей организации и подчинённых.
В процессе общения руководства и их подчинённых решаются организационные, производственные вопросы, проводятся воспитательные и разъяснительные беседы, составляются планы на будущее.
Деловое совещание имеет определённую структуру и заранее спланированный ход проведения. Оно имеет свои формы и правила ведения разговора. Совещание может проводиться планово, но в основном его проводят, когда возникают вопросы, которые нельзя решить на уровне одного подразделения, когда требуется коллективные рассуждения и предложения с участием руководства.
На совещании обязательно присутствует его организатор, тот человек, которые задаёт цели и задачи собрания, он же направляет всё обсуждение в правильном направлении, чтобы его члены не отклонялись от решаемых вопросов.
Суть деловых совещаний
Такие собрания могут проходить с положительным исходом и результатом, а могут быть совершенно неэффективными. Важно понимать, для чего совещание собирается, и какие вопросы нужно обсудить, какие проблемы предстоит решить. От того, насколько грамотно и ответственно подойдут к решению задач собранные члены совещания, зависит решаемость возникших вопросов и проблем. Целью делового совещания является результат деятельность всех членов группы. Он оценивается после проведения собрания.
Принципы делового совещания
Все деловые совещания проводятся по определенным принципам:
- Принцип синергии. Это психологический принцип. Издавна люди считали, что любая проблемы быстрее разрешиться, если над ней думает не один человек, а несколько. Коллективный разум может придумать намного больше эффективных решений и обсудить большее количество исходов предпринятых действий для решения того или иного вопроса. Если проблему решает один человек, он может упустить много факторов, не заметить чего-то очень важного. Эти ошибки сводятся к минимуму, если в обсуждении принимают участия несколько человек. К тому же, один руководитель не может знать всех сторон проблемы, поэтому каждый специалист может пополнить его знания и рассмотреть проблему с точки зрения своих функций.
- Принцип сплочённости. Этот принцип заключается в единстве команды, в её сплочённости и силе, в её общем желании достигнуть положительных результатов. Сплочённая команда появляется со временем, когда все её члены начинают думать, как единый организм, поддерживая любую идеи, а не отвергая её. Руководитель должен объяснить важность общих собраний и замотивировать своих подчинённых тем, что результативное собрание приведёт к успеху всю организацию. Поэтому так важна правильная организация делового совещания. Итак, результативность собрания напрямую зависит от качества его организации и мотивации всех сотрудников.
- Принцип понятности. Перед руководителем и организатором делового собрания стоит важная задача – разъяснить и разложить по полочкам все накопившиеся вопросы и задачи. Если сотрудники правильно всё поймут, тогда они смогут предложить действительно хорошие и результативные идеи. Если руководитель поставит задачи, а члены собрания не будут понимать, что конкретно он хочет от них, сотрудники начнут сопротивляться и отвергать все идеи и сами задачи. При качественном и доходчивом объяснении, сотрудники смогут быстро выдать нужные предложения.
Высокую результативность делового совещания сможет обеспечить его качественная организация. Перед руководителями компании и подразделений стоит важные задачи: правильно задать тон совещания, определить цели и задачи, сплотить коллектив для получения качественных предложений.