Проблемное деловое совещание

1. Цели

Проблемное деловое совещание является наиболее сложной разновидностью совещаний. Первая трудность связана с тем, что менеджеру приходится затрачивать большое количество ресурсов для его успешного проведения. Еще одной трудностью является то, что возникающие на совещании проблемы могут способствовать появлению различных рисков.

Проводящий совещание руководить должен обладать лидерскими навыками, необходимым эмоциональным потенциалом для выбора результативного управленческого решения и формирования работоспособной и творческой атмосферы в коллективе. Стоит рассмотреть практический пример

Перед проведением праздников руководство небольшой компании решает провести деловое совещание. Некоторые из сотрудников организации являются эмоциональными людьми, которым свойственно спонтанно выплескивать накопившиеся эмоции. Учитывая этот и имея представление о характере каждого сотрудника, руководство делает краткосрочные перерывы, которых было бы достаточно для того, чтобы они могли немного отдохнуть. Воспользовавшись этим элементарным приемом, менеджер способен повысить эффективность не только коллектива, но и проведенного совещания.

Цели

Цель совещания такого типа заключается в постановке и обсуждении проблемы, поиске альтернативных и принятии необходимых управленческих решений. Попадая в такую ситуацию, менеджер может прибегнуть к деловому совещанию, используя его как инструмент для принятия подходящего выбора.

Представим, что менеджер, который сталкивается с той или иной проблемой, берется за организацию посвященного ей делового совещания. Такое поведение обусловлено тем, что он не очень уверен в своих силах и не способен в полной мере оценить сложившуюся ситуацию. Обычно возникшие проблемы могут быть разрешены благодаря распоряжениям и передаче полномочий опытным сотрудникам.

Как правило, проблемное деловое совещание является актуальным в том случае, если до этого на предприятии не возникали подобные трудности. Следовательно, руководитель не обладает опытом в их решении, а потому возрастает значение компетентных консультантов и специалистов. Совещание инициируется и организуется руководством предприятия организации или конкретного отдела, в котором возникли непредвиденные обстоятельства.

Подготавливая совещание руководству необходимо:

• Выявить проблематику совещания
• Сформулировать проблемы, цели и задачи
• Оценить степени риска проблемы для организации
• Классифицировать проблему
• Определить консультационную группу
• Определиться с числом задействованных консультантов
• Определить время и формат события
• Оповестить каждого участника совещания
• Если есть необходимость, заняться подготовкой раздаточного материала

Представим, что перед руководством поставлена задача - отремонтировать помещение. Если руководитель и его подчиненные не обладают нужными знаниями о современных материалах, рациональным решением будет приглашение специалиста для составления сметы. При этом подписание сметы подразумевает участие главного бухгалтера, кладовщика и закупщика. Также немаловажно назначить ответственных исполнителей и лиц. Самая трудная задача – собрать их всех в одном месте и в одно время, чтобы определить их роли и функции. Если руководство сможет это сделать с максимальной эффективностью и без промедления, тогда трудности можно будет разрешить в кратчайшие сроки.

Совещание является достаточно результативным механизмом принятия довольно нестандартных, но одновременно с этим результативных решений. Прибегнув к нему, менеджер может рассчитывать на получение желаемого результата. По этой причине деловые совещания с той или иной проблематикой актуально для холдингов и крупных кампаний. В РФ совещания только набирают популярность и уже в обозримом месте займут почетное место в инструментарии менеджера.